Während Microsoft bereits über eine Kanban-Board-Stil -Anwendung (Microsoft Planner) verfügte, erfüllt das neu veröffentlichte Microsoft Lists den Bedarf an einem allgemeineren Tool für die Aufgabenzusammenarbeit. Schauen wir uns an, wie Sie Microsoft Lists selbst verwenden können.
Benutzer, die mit Microsoft Sharepoint vertraut sind, werden die Ähnlichkeiten mit der neuen Listen-App bemerken, da es sich im Wesentlichen um eine aktualisierte Version desselben Tools handelt. Während es bei SharePoint-Listen hauptsächlich um die Datenverwaltung ging und der Zugriff über Excel-Tabellen möglich war, konzentrieren sich Microsoft-Listen mehr auf die Zusammenarbeit und können auf verschiedene benutzerfreundliche Arten angezeigt werden.
Was sind Microsoft-Listen?
Microsoft Lists lässt sich mit seinem Namen schon ziemlich gut beschreiben, aber die Anzahl ähnlicher Produkte im Arsenal von Microsoft sorgt immer noch für etwas Verwirrung. Mit Microsoft To-Do können Sie bereits Aufgaben zu einer Liste hinzufügen, während etwas wie Microsoft Planner als echtes Tool für die agile Teamzusammenarbeit fungiert. Und dann gibt es noch Sharepoint, mit dem Sie auch gemeinsam nutzbare Listen erstellen können.
Microsoft Lists unterscheidet sich von diesen Anwendungen durch seine moderne Benutzeroberfläche, plattformübergreifende Unterstützung und unglaubliche Anpassungsmöglichkeiten. Es zielt nicht darauf ab, diese Tools zu ersetzen, sondern zu ergänzen, und bietet zu diesem Zweck eine native Integration mit Planner und Sharepoint.
Listen sind zum Erstellen vielseitiger Listen von allemgedacht, von Aufgaben über Kalenderereignisse bis hin zu einfachen Dateneinträgen. Dies ist gepaart mit der Möglichkeit, diese Listen mit Microsoft-Teams (ebenfalls nativ integriert) zu teilen, um jedes Listenelement zu besprechen und zusammenzuarbeiten.
Im Wesentlichen fungiert Microsoft Lists als leistungsstarke Alternative zu Projektmanagement-Tools wie Trello für Teams, die die Office 365-Suite verwenden, und schließt eine große Lücke in den Funktionen des Microsoft-Ökosystems.
Verwenden von Microsoft-Listen
Da Microsoft Lists als allgemeines Tool zur kollaborativen Listenerstellung gedacht ist, ist es plattformübergreifend konzipiert. Neben der Desktop-App können Sie die mobile Lists-App sowohl auf Android- als auch auf iOS-Telefonen herunterladen, mit Ausnahme der Webversion, auf die über jeden Browser zugegriffen werden kann.
Es ist Teil der Office 365-Suite, Sie können es aber vorerst auch als Vorschau mit jedem Microsoft-Konto verwenden, auch ohne Office-Abonnement.
Und das ist alles, was Sie brauchen, um loszulegen. Diese beherrschen Excel (oder Sharepoint) finden viele ähnliche Funktionen wie das Sortieren der Daten in einer Spalte oder die Verwendung von Filtern, um eine Auswahl der Liste anzuzeigen.
Mit der Schaltfläche „Exportieren“ oben können Sie sogar jede Liste als eine CSV-Datei oder als Microsoft Power BI-Datei exportieren.
Eine Liste teilen
Da es bei Microsoft Lists um die Zusammenarbeit mit anderen geht, werfen wir einen Blick darauf, wie Sie von Ihnen erstellte Listen teilen können.
Machen Sie sich keine Sorgen über Fehler, die in diesem Teil gemacht werden. Sie können jederzeit die Schaltfläche Zugriff verwaltenoben rechts verwenden, um Benutzerberechtigungen für eine bestimmte Liste zu ändern.
Ansichten in Microsoft-Listen erstellen
Die Standardliste ist nicht die einzige Möglichkeit, eine Microsoft-Liste anzuzeigen. Sie können aus vier verschiedenen Ansichten wählen: Liste, Kalender, Galerie und Board.
Diese Flexibilität bei der Visualisierung der Informationen ist ein weiterer Vorteil von Lists gegenüber Sharepoint. Es gibt keine perfekte Ansicht – je nach Inhalt der jeweiligen Liste sind einige Ansichten besser geeignet als andere.
Aufgaben durch Erstellen von Regeln automatisieren
Eine wesentliche Funktion einer App zur kollaborativen Listenerstellung ist die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben zu automatisieren. Glücklicherweise ist Microsoft Lists für Sie da.
Wir sagen Aufgaben, aber das Einzige, was Sie im Moment automatisieren können, sind Benachrichtigungen. Sie können eine Liste einrichten, die Sie benachrichtigt, wenn bestimmte Änderungen vorgenommen werden, sodass Sie den Überblick darüber behalten, wie die Liste von Ihrem Team verwendet wird.
Lohnt sich Microsoft Lists?
Für alle, die bereits mit dem Büro 365 -Ökosystem vertraut sind, ist die Microsoft Lists-App eine hervorragende Möglichkeit, alles organisiert zu halten, egal, ob Sie mit einem kleinen Team oder einer ganzen Unternehmensabteilung daran arbeiten.
Sie können Aufgaben erstellen, Kalenderereignisse auflisten und jedes Element mit Ihren Teamkollegen besprechen. Die Listen sind äußerst anpassbar und verfügen über mehrere Vorlagen, um die perfekte Liste für Ihren Anwendungsfall zu erstellen, sei es Mitarbeiter-Onboarding oder eine Spesenverfolgung.
Und das ist, bevor wir uns mit der nativen Integration mit anderen Office 365-Apps wie Teams oder Planner befassen, was es zum perfekten Organisationstool für jemanden macht, der mit den Anwendungen von Microsoft vertraut ist..