Todoist GTD-Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität

Egal, ob Sie ein erfahrener GTD-Experte sind oder gerade erst anfangen, sich mit dem GTD-Prozess vertraut zu machen, Todoist ist bei weitem die beste To-Do-Listen-App zur Unterstützung Ihrer GTD Workflow.

Warum ist das so? Es gibt viele Gründe, die mit den Funktionen, dem Layout und der Tatsache zu tun haben, dass die Standardfunktionalität natürlich die GTD-Struktur unterstützt, die Sie darin erstellen.

Auch wenn Sie noch nie von GTD gehört haben, enthält das Folgende grundlegende GTD-Tipps zu Erste Schritte und wie Sie Todoist dazu verwenden können.

Hinweis: Die genaue Version von GTD, die in diesem Artikel verwendet wird, basiert auf den Prinzipien von Carl Pullein und seine Ihre Digital Life 3.0 Online-Klasse (was ich sehr empfehlen kann). Dieser Artikel bietet nur Informationen zur Verwendung von Todoist als Teil dieses Systems. Es gibt viele Details, die wir in diesem Artikel nicht aufnehmen können.

Was ist das Erledigen von Aufgaben (GTD)?

Grundlegendes zum Erledigen von Aufgaben gibt es schon seit einiger Zeit. Es gibt keine festgelegten Tools oder Apps, die Sie verwenden müssen, aber die Grundprinzipien eines jeden Ansatzes sind im Wesentlichen dieselben.

GTD hilft Ihnen dabei, sich von allem zu befreien, was den ganzen Tag darin herumschwimmt. Dies gibt Ihrem Gehirn die Möglichkeit, sich wirklich auf die vor Ihnen liegende Aufgabe zu konzentrieren, anstatt ständig abgelenkt zu werden.

Sie erhalten eine Reihe von Schritten, die Sie jede Woche ausführen, um organisiert zu bleiben. Diese Schritte umfassen:

Erfassenaller Ideen, Aufgaben, Aktionselemente oder Termine. Sie könnten sich mitten in einer Besprechung befinden und Ihr Chef gibt Ihnen einen Aktionsgegenstand. Sie könnten im Park spazieren gehen und bekommen eine großartige Idee für ein Buch, das Sie schreiben möchten. Es spielt keine Rolle, wann, wo oder wie - wann immer Sie an etwas denken, das Sie tun müssen, erfassen Sie es in Ihrem „Posteingang“.

Klärendieser Ideen indem Sie sie in Aufgaben aufteilen, ihnen eine Priorität zuweisen und ihnen ein Fälligkeitsdatum geben, wenn Sie bereit sind, bald daran zu arbeiten.

Organisierender Aufgaben, indem Sie sie einfügen Ein Eimer, den Sie je nach Priorität erreichen werden. Wenn Sie planen, die Aufgabe bald zu bearbeiten, fügen Sie sie auch Ihrem Kalender hinzu (und Todoist kann Ihnen dabei helfen, dies zu automatisieren).

Überprüfenjedes „Buckets“ und all diese organisierten Ideen die Leiter hinauf zu bewegen, bis die dringendsten in Ihren Kalender und Ihre Fokuszeit gelangen.

Engagieren Sie sichmit Ihrer vollen Aufmerksamkeit für die Aufgaben, die es endlich geschafft haben zu den von Ihnen geplanten Zeiten vor Ihnen.

GTD hilft Ihnen nicht nur, produktiver und organisierter zu werden, sondern kann Ihnen auch dabei helfen, 4erreichen. s>(keine E-Mails mehr in Ihrem Posteingang), da Sie zögern Sie nie für Ihre eingehenden E-Mails verwenden. Sie werden alles sofort mit dem oben genannten GTD-System verarbeiten.

So erstellen Sie eine Todoist-GTD-Struktur

Nachdem Sie nun die Grundprinzipien von GTD kennen, schauen wir uns genauer an, wie Todoist helfen kann.

Das erste, was Sie tun. Sie möchten in Todoist eine neue übergeordnete Projektstruktur erstellen, die alle Buckets zum Organisieren Ihrer verschiedenen eingehenden Aufgaben enthält.

Diese Buckets (übergeordnete Ordner) umfassen:

Posteingang: Hier gehen all diese eingehenden Ideen ein. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, für die eine Aktion erforderlich ist, geben Sie die Aktion hier ein und archivieren die E-Mail sofort. Wenn Sie in einer Besprechung ein Aktionselement erhalten, fügen Sie dieses Aktionselement hier ein. Alles, worauf Sie reagieren müssen, wird direkt in Ihren Posteingang verschoben.

Hinweis: Todoist verfügt über einen Standardbereich für den Posteingang, sodass Sie diesen nicht erstellen müssen eine manuell.

Die In den nächsten Projektordnern, die Sie erstellen, werden Elemente während Ihrer täglichen Klärungs- und Organisationssitzungen am Ende des Tages verschoben. Dazu gehören:

Diese Woche: Elemente, an denen Sie in der aktuellen Woche sofort arbeiten möchten, werden in dieses Projekt aufgenommen. Wenn Sie sie hier einfügen, weisen Sie auch ein Fälligkeitsdatum zu. Wenn Sie Todoist in Ihren Kalender integrieren, fügt Todoist es automatisch Ihrem Kalender für Sie hinzu.

Nächste Woche: Elemente aus Ihrem Posteingang, die Sie möchten bald zu tun, aber nicht so dringend, dass Sie sie diese Woche erledigen müssen, wird in Ihr Projekt der nächsten Woche gehen. Kein Fälligkeitsdatum erforderlich.

Diesen Monat: Elemente, die Sie ziemlich bald ausführen möchten, aber ein oder zwei Wochen warten können, werden in dieses Projekt aufgenommen . Fügen Sie auch hier kein Fälligkeitsdatum hinzu.

Nächster Monat: Aufgaben, die Sie eventuell erledigen möchten, von denen Sie jedoch wissen, dass sie eine Weile warten können Wechseln Sie in den Ordner "Nächster Monat" ohne Fälligkeitsdatum.

Sie müssen zwei weitere Projekte für spezielle Aufgaben erstellen.

Wiederkehrende Schwerpunkte: Dies sind Dinge, die Sie regelmäßig im Zusammenhang mit für Sie wichtigen Zielen tun müssen, z. B. jeden Monat einen Online-Kurs besuchen.

Routinen: Dies sind Aufgaben, die möglicherweise nicht mit Ihren Zielen zusammenhängen, die Sie jedoch jede Woche ausführen müssen, z. B. Übungen oder Clubtreffen.

Erstellen wiederkehrender Aufgaben

Sie müssen auf jeden Fall eine Reihe von Dingen haben, die Sie jeden Tag oder jede Woche tun müssen. Nehmen Sie diese aus Ihrem Kopf, indem Sie sie in Ihr Projekt für wiederkehrende Schwerpunkteaufnehmen (wenn sie sich auf Ziele beziehen, die für Sie wichtig sind).

Es wird auch empfohlen, dass Sie dies tun Nehmen Sie wiederkehrende Schwerpunkte als Teilprojekt dieser Woche auf.

Alle wiederkehrenden Aufgaben, die nur ein Teil Ihres Lebens sind, aber die Ziele Ihres Lebens nicht wirklich bestimmen, fügen Sie sie dem Projekt Routinenhinzu.

Denken Sie daran, all diesen Fälligkeitsterminen hinzuzufügen und markieren Sie sie als wiederkehrend. Auf diese Weise werden sie automatisch in Ihren Abschnitten Heuteund KommendeTodoist angezeigt, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Verwenden Ihres Posteingangs

Wenn während der Woche neue Probleme auftauchen, mit denen Sie sich befassen müssen, werfen Sie sie einfach in Ihren Todoist-Posteingang.

Auf diese Weise vermeiden Sie, abgelenkt zu werden, und Sie werden nicht vergessen, diese Aufgaben später zu erledigen, wenn Sie Zeit haben.

Jede Woche zur gleichen Zeit nehmen Sie sich etwa 20 bis 30 Minuten Zeit, um Ihren Posteingang zu bearbeiten . Arbeiten Sie sich in dieser Zeit nacheinander durch und entscheiden Sie, wie wichtig es ist, diese Aufgabe zu erledigen und in welchem ​​Zeitraum.

Ich weiß zum Beispiel, dass ich das Deck irgendwann reparieren möchte, aber es ist immer noch so Winter. Daher verschiebe ich diese Aufgabe auf Langfristig / In der Warteschleife.

Als nächstes weiß ich Bescheid dass ich meine jährliche ärztliche Untersuchung machen muss, aber ich bin diesen Monat beschäftigt und es spielt keine Rolle, ob ich bis zum nächsten Monat warte, um sie zu planen. Also werde ich das in das Projekt Nächster Monatverschieben.

Endlich weiß ich, dass ich diese Woche einen Online-Tech-Tips.com-Artikel fertigstellen möchte. Daher weise ich während der Woche einen Tag und eine Uhrzeit zu, zu der ich es erledigen möchte.

Verschieben Sie diese Aufgabe dann in das Projekt Diese Woche.

Ich konnte diese drei Elemente, die ich tagsüber meinem Posteingang hinzugefügt habe, in etwa fünf Minuten verarbeiten.

Ich weiß, dass ich gewonnen habe Vergessen Sie sie nicht, denn sie befinden sich jetzt in meinem organisierten ToDoist GTD-System. Alles ist für die Woche zugewiesen und ich muss nicht wirklich über irgendetwas nachdenken, außer hart an jeder Aufgabe zu arbeiten, wenn es um auf meinem Kalender geht.

Diese Woche verwalten

Wenn Sie das Ende jeder Woche erreichen, werden Sie feststellen, dass Ihr Projekt Diese Woche möglicherweise keine aktiven Elemente mehr enthält.

Richten Sie jede Woche eine Zeit ein (normalerweise das Ende des Tages Freitag oder einige Zeit am Wochenende), um Aufgaben aus dem Projekt Nächste Wochein Ihr Projekt Diese Wochezu verschieben. Weisen Sie dabei Fälligkeitstermine zu.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für Elemente in den Ordnern Dieser Monat, Nächster Monat und Langfristig / In der Warteschleife.

Denken Sie daran: Sie müssen das Objekt nicht verschieben, wenn es sich immer noch nicht dringend anfühlt. Sie können auch Aufgaben löschen, von denen Sie entschieden haben, dass sie für Sie nicht mehr wichtig sind.

Denken Sie daran, konzentriert zu bleiben

Hier ist das wichtigste Prinzip, das dies alles zusammenbringt und das GTD-System zum Laufen bringt.

Weil Sie nur kleine Zeitblöcke für die Verarbeitung aufwenden Bei all den Ideen und Aufgaben, die in Ihren Posteingang geworfen werden, bleibt Ihnen der Rest der Zeit, die Sie in Ihrem Kalender zugewiesen haben, um die Arbeit tatsächlich zu erledigen.

Dies bedeutet, dass Sie nur Ihr Heute und das Kommende verwenden Bereiche in Todoist während Ihres Tages (zusammen mit Ihrem Kalender) und Durcharbeiten Ihres Tages, um diese Aufgaben zu erledigen und zu streichen.

Sie wissen, dass Sie nur Aufgaben zugewiesen haben, die Sie an einem Tag erledigen können, da Todoist sie automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt hat. Wenn Ihr Tag voll ist, können Sie nicht mehr zuweisen. Wenn Ihre Woche voll ist, können Sie nichts anderes in das Projekt "Diese Woche" verschieben.

GTD funktioniert, weil es das Chaos aus Ihrem Kopf in das "System" bringt. Es befreit Ihre Gedanken, sodass Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren und die Dinge erledigen können.

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