In diesem Beitrag werden wir uns ansehen, wie Sie Ihre Outlook-E-Mails besser verwalten können, indem Sie eingehende E-Mails automatisch verschieben in separate Ordner. Wenn Sie jeden Tag eine Menge E-Mails erhalten, kann dies viel Zeit sparen. Statt einmal pro Woche eine Stunde mit dem Verschieben von E-Mails aus dem Posteingang in Ihre kategorisierten Ordner zu verbringen, können E-Mail-Regeln die Organisation Ihres Posteingangs automatisieren. Dies ist der Verwendung von Labels und Filtern in Google Mail sehr ähnlich.
E-Mail-Regeln scheinen kompliziert zu sein, wenn Sie wirklich einige anspruchsvolle Sortierung, aber wenn Sie einfach geschäftliche E-Mails einfach automatisch in den Arbeitsordner verschieben möchten, dann ist das ein Kinderspiel.
Damit Regeln nützlich sind, sollten Sie zuerst Erstellen Sie einige Ordner unterhalb Ihres Posteingangs, um Ihre E-Mails zu kategorisieren, z. B. Projekte, Arbeit, Familie usw. Sie können Ordner erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf Posteingangoder einen beliebigen Ordner klicken und Neuer Ordner. Das folgende Verfahren funktioniert für Outlook 2010, 2013 und 2016.
Outlook-Regeln einrichten
Öffnen Sie jetzt Outlook, indem Sie auf die Registerkarte Dateiklicken und Sie sehen die Regeln verwalten & amp; WarnungenSchaltfläche nach unten.
Das Hauptfenster Regeln und Warnungen wird angezeigt und standardmäßig wird möglicherweise bereits eine Regel erstellt abhängig von Ihrer Outlook-Version.
Von hier aus klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel, um mit Ihrer erste Outlook-E-Mail-Regel Der Regelassistent wird angezeigt und es werden einige allgemeine Regelvorlagen angezeigt. Dies sind die häufigsten und wahrscheinlich alles, was Sie jemals brauchen werden. Die häufigste Regel ist die erste, die aufgeführt ist: "Nachrichten von jemandem in einen Ordner verschieben". Gehen Sie voran und wählen Sie es aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
Sie werden feststellen, dass das untere Listenfeld "Schritt 2:" bei bleibt die Unterseite mit etwas unterstrichenem Text. In Wirklichkeit müssen Sie die Regel nur einrichten, indem Sie auf die Hyperlinks für Personen oder öffentliche Gruppeund angegebenklicken, um die E-Mail-Adresse und die gewünschten E-Mail-Adressen auszuwählen gehen. Dann können Sie auf Fertigstellenklicken und fertig. Wenn Sie die Regel jedoch komplizierter gestalten möchten, können Sie durch Klicken auf Weiter eine ganze Reihe weiterer Optionen erhalten:
Beim Einchecken unterschiedlichen Bedingungen im oberen Listenfeld, wird die Regelbeschreibung am unteren Rand ebenfalls mit mehr Hyperlinks aufgefüllt. Sie können sogar Regeln erstellen, die nach bestimmten Wörtern im E-Mail-Text suchen und dann Aktionen für diese E-Mails ausführen. Ihre nächste Aufgabe besteht darin, auf jeden Hyperlink zu klicken und die zugehörigen Werte wie E-Mail-Adressen, Ordner usw. auszuwählen. In unserem obigen Beispiel möchten Sie auf Personen oder öffentliche Gruppeklicken und eine E-Mail-Adresse auswählen .
Klicken Sie dann auf das Wort angegebenund navigieren Sie zu dem Ordner, in den die E-Mail verschoben werden soll, oder klicken Sie auf Neuund ein neuer Ordner wird unter dem aktuellen Ordner erstellt hervorgehobener Ordner.
Jetzt sehen Sie, dass der untere Teil mit den tatsächlichen Werten Ihrer Regel aktualisiert wird.
Wenn Sie auf Weiter klicken, können Sie weitere Aktionen für die Regel festlegen. Sie können dies normalerweise in Ruhe lassen, wenn es eine einfache Regel ist, aber wenn Sie auch andere Aktionen wie Ton abspielen, E-Mail weiterleiten, eine Kopie davon erstellen, die E-Mail drucken, ein anderes Programm starten, ein Skript ausführen usw. dann können Sie das alles auf diesem Bildschirm tun.
Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie fertig sind und Sie werden >in das Dialogfeld" Ausnahmen "gebracht, in dem Sie auswählen können, unter welchen Bedingungen diese Regel nicht verarbeitet werden soll. Sofern Sie nicht einige besondere Fälle haben, können Sie das Feld leer lassen. Dies ist die Standardeinstellung.
Klicken Sie auf Weiter und wir haben das Ende erreicht des Regelassistenten! Gib der Regel einen Namen wie "Move Friends Email", damit du weißt, was es macht, wenn du es später ansiehst. Wenn Sie bereits E-Mails in Ihrem Posteingang haben, die Ihrer neuen Regel entsprechen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Diese Regel für Nachrichten bereits ausführen in Posteingang". Sie können alles andere als Standard belassen und auf Fertig stellen klicken!
Jetzt können Sie Regeln für Personen, Newsletter, Bank- / Kreditkartenabrechnungen und was auch immer erstellen Andernfalls können Sie Ihre Outlook-E-Mails effizienter verwalten!