Google Drive hat sich zu einer der besten und beliebtesten Möglichkeiten entwickelt, um Dateien zwischen Kunden, Kollegen und Freunden auszutauschen, ohne dass diese direkt heruntergeladen werden müssen.
Vor einem Jahrzehnt haben Sie diese Dateien als E-Mail-Anhang oder als Link von einer Website wie Megaupload oder MediaFire gesendet. Lasst uns alle froh sein, dass diese Tage hinter uns liegen.
Eine beliebte Funktion auf den alten Websites, die auf die heutigen Websites für die gemeinsame Nutzung von Inhalten übertragen wurden, wie beispielsweise Pastebin, ist die Möglichkeit, Ihren Link zu ungültig zu machen oder Ihre Datei nach einer festgelegten Zeit wieder freizugeben. Dies können wir nicht per E-Mail tun. Diese Funktion ist jedoch vielen Nutzern in Google Drive nicht bekannt.
Einige vertrauliche Dateien sollten nicht für immer im Internet gespeichert sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Ablaufdatum für den Zugriff auf freigegebene Dateien in Google Drive festlegen können.
Einschränkungen des Zugriffs auf freigegebene Dateien in Google Drive
Es ist wichtig zu wissen, dass dies zutrifft Diese Funktion steht nur für Konten unter einer bezahlten G Suite-Organisation zur Verfügung. Dies bedeutet, dass Standard-Google-Konten oder -Konten, die die kostenlose ältere Version von G Suite verwenden, keinen gemeinsamen Dateizugriffsablauf verwenden können.
Benutzer, die keiner bezahlten G Suite-Organisation angehören, können weiterhin Dateien mit einem Ablaufdatum für sie freigeben. Diese Voraussetzung muss jedoch erfüllt sein, um den Ablauf des Zugriffs auf gemeinsam genutzte Dateien in GoogleDrive festzulegen. Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das Ihnen über eine benutzerdefinierte Google Mail-Domain ein eigenes E-Mail-Konto zuweist, haben Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit über dieses Konto Zugriff auf diese Funktion.
In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640 x 360]->Einrichten des Zugriffs auf freigegebene Dateien in Google Drive
Der erste Schritt dieses Vorgangs besteht natürlich darin, eine Datei für eine andere Person freizugeben. Wenn Sie eine Ihrer Dateien in GoogleDrive freigeben möchten, greifen Sie am einfachsten auf die Datei zu, und suchen Sie in der oberen rechten Ecke nach der großen blauen Schaltfläche Freigeben. Sie können sie nicht übersehen.
Klicken Sie darauf und ein Leuchtkasten öffnet sich, in dem Sie eine Liste von E-Mail-Adressen eingeben können, mit denen Sie Ihre Datei teilen können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Einladung (en) zum Teilen Ihrer Datei zu versenden, wenn Sie Anschließend möchten Sie dieselbe Datei erneut öffnen und erneut auf die blaue Schaltfläche Freigebenklicken. Klicken Sie diesmal in der unteren rechten Ecke des Leuchtkastens auf Erweitert.
Wenn Sie hier mit der Maus über die Zeile eines der Benutzer fahren, für die Sie die Datei freigegeben haben, wird ein Timer-Symbol mit der Aufschrift "Ablauf festlegen" angezeigt“, wenn Sie mit der Maus darüber fahren. WennDieses Symbol wird nicht angezeigt. Dies bedeutet, dass Sie kein Konto unter einer kompatiblen G Suite-Organisation verwenden. Wenn Sie dies tun, klicken Sie darauf.
Dies sollte dazu führen, dass die Zugriffsablaufoptionen angezeigt werden. Wenn Sie auf das Dropdown-Menü klicken, werden die üblichen Daten von 7 Tagen und 30 Tagen angezeigt. Sie können auch auf Benutzerdefiniertes Datum…klicken, um Ihr eigenes Ablaufdatum festzulegen.
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Datum festlegen, können Sie dies zulassen um einen Tag aus einer Kalenderansicht auszuwählen. Der einzige Haken ist, dass Sie keine Zeit, sondern nur ein Datum auswählen können. Die Datei läuft an jedem von Ihnen ausgewählten Tag eine Minute vor Mitternacht ab.
Sobald Sie mit Ihrer Konfiguration zufrieden sind Klicken Sie nach Ablauf des Zugriffs auf freigegebene Dateien auf Änderungen speichernund dann auf Fertig. Das ist es!
Ein wichtiger Punkt, den Sie berücksichtigen sollten, ist, dass Benutzer Ihre Datei nach dem Ablaufdatum immer noch effektiv behalten können, indem Sie sie herunterladen. Um dies zu verhindern, sollten Sie festlegen, dass sie nur die Datei anzeigen (nicht bearbeiten) und die Option "Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Betrachter deaktivieren" aktivieren
Wenn Sie ein Konto in einer nicht älteren GSuite-Organisation haben, ist das Ablaufen des gemeinsam genutzten Dateizugriffs eines der vielen unterbenutzten Probleme, die Sie optimal nutzen können. Dies dauert nur eine Frage von Sekunden. Lassen Sie diese vertraulichen Dateien nicht für immer hängen!
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