Die effektive Organisation von Dokumenten, insbesondere von langen Dokumenten, kann eine Herausforderung sein. Mit den integrierten Funktionen in Google Dokumente haben Sie mehrere Möglichkeiten, Berichte, Artikel, Aufsätze, Vorschläge, Teamdokumente und mehr auf effiziente Weise zu verfassen.
Sie müssen das Dokument so strukturieren, dass es einfach ist, Informationen anzuzeigen und nach Details zu durchsuchen. Schauen wir uns also einige wichtige Funktionen zum Organisieren Ihres nächsten Google-Dokuments an.
1. Scannen Sie das Dokument mit einer Zusammenfassung und Gliederung
Eine der einfachsten Möglichkeiten, einen Überblick über Ihre Dokumentdetails zu erstellen, sind die Zusammenfassungs- und Gliederungsfunktionen. Diese praktischen Tools befinden sich außerhalb des Inhalts, sodass sie nicht ablenken, und können mit einem Klick ein- oder ausgeblendet werden.
Mit diesen Organisationsfunktionen können Sie den Inhalt Ihres Dokuments zusammenfassen und mit der automatisch generierten Gliederung zu dem Abschnitt springen, den Sie benötigen.
Zusammenfassung und Gliederung anzeigen und schließen
Um die Zusammenfassung und Gliederung anzuzeigen, gehen Sie zur Registerkarte Ansichtund wählen Sie Gliederung anzeigen.
Sie sehen dann oben links im Dokumentbereich das Symbol Dokumentgliederung anzeigen. Wählen Sie es aus, um es zu erweitern.
Wenn Sie mit der Zusammenfassung und Gliederung fertig sind, verwenden Sie den Pfeil Dokumentgliederung schließen, um sie auszublenden und das Symbol Dokumentgliederung anzeigenwieder anzuzeigen.
Fügen Sie eine Zusammenfassung und Gliederung hinzu
Um eine Zusammenfassung hinzuzufügen, öffnen Sie das Feld mit dem Pluszeichenund geben Sie Ihren Text ein.
Um es später zu ändern, wählen Sie einfach das Symbol Bearbeiten(Bleistift) aus.
Um die Gliederung zu verwenden, fügen Sie Ihrem Dokument Überschriften hinzu (siehe unten). Diese werden dann automatisch in der Gliederung angezeigt. Anschließend können Sie eine Überschrift auswählen, um zu diesem Abschnitt des Dokuments zu springen.
Sie können bei Bedarf eine bestimmte Überschrift aus der Gliederung entfernen, indem Sie in der Gliederung rechts davon auf das Xklicken..
2. Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis hinzu und passen Sie es an
Wenn Sie möchten, dass der Inhalt Ihren Lesern die Navigation in Ihrem Dokument ermöglicht, können Sie in Google Docs ein Inhaltsverzeichnis einfügen. Diese Funktion war grundlegend, aber Google hat sie im Laufe der Zeit verbessert, um sie anpassbar und attraktiv zu machen.
Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis ein
Zu Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis strukturieren Sie Ihren Dokumentabschnitt mit Überschriften. Geben Sie Text für eine Überschrift ein, wählen Sie ihn aus und wählen Sie dann eine Überschriftenebene aus dem Dropdown-Feld Stilein der Symbolleiste aus. Diese Überschriften erscheinen automatisch in der Tabelle für Sie.
Wenn Sie bereit sind, die Tabelle einzufügen, platzieren Sie Ihren Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument. Öffnen Sie dann das Menü Einfügen, gehen Sie zu Inhaltsverzeichnisund wählen Sie einen Stil aus „Einfacher Text“, „Gepunktet“ und „Verknüpft“ aus.
Wählen Sie das Design aus, das Sie verwenden möchten, und die Tabelle wird angezeigt.
Anpassen eines Inhaltsverzeichnisses
Sie können das Aussehen und die Funktionsweise Ihres Inhaltsverzeichnisses in Google Docs anpassen, was eine nette Funktion ist.
Um die Bearbeitungswerkzeuge zu öffnen, wählen Sie die Tabelle aus, um die kleine Symbolleiste anzuzeigen. Verwenden Sie dann die drei Punktein der Symbolleiste, um Weitere Optionenauszuwählen.
Wenn die Seitenleiste geöffnet wird, sehen Sie zwei Abschnitte für Formatierung und Überschriftenebenen.
Sie sollten sehen, wie Ihre Anpassungen in Echtzeit aktualisiert werden.
3. Arbeiten Sie effizient mit zusammenklappbaren Überschriften
Google hat Google Docs Anfang 2023 eine äußerst hilfreiche Funktion hinzugefügt, mit der Sie Arbeiten Sie mit längeren Dokumenten etwas einfacher können. Sie können die Überschriften ein- und ausklappen. Dies eignet sich hervorragend, um sich auf Abschnitte des Dokuments zu konzentrieren, die Sie gerade verwenden, und gleichzeitig diejenigen auszublenden, die Sie nicht verwenden.
Zum jetzigen Zeitpunkt funktionieren die reduzierbaren Überschriften nur, wenn Sie das seitenlose Layout verwenden. Es ist unklar, ob die Funktion letztendlich auf das Seitenlayout übertragen wird.
Um das seitenlose Layout in einem neuen oder vorhandenen Dokument zu verwenden, gehen Sie zu Dateiund wählen Sie Seite einrichten. Wählen Sie dann oben Seitenlosund unten OK..
Sie sollten links neben den Überschriften in Ihrem Dokument Pfeile sehen. Verwenden Sie einfach diese Pfeileoder klicken Sie mit der rechten Maustaste, um die Überschriften zu minimieren und zu erweitern.
4. Verfolgen Sie Informationen einfach mit Bausteinen
Bausteine in Google Docs bieten Ihnen schnelle und bequeme Möglichkeiten, Informationen mithilfe von Tabellen, Texteinträgen und Dropdown-Listen anzuzeigen. Fügen Sie einfach einen dieser vorgefertigten Blöcke ein und geben Sie Ihre Daten an einer Stelle ein.
Sie können derzeit aus vier vorgefertigten Blöcken wählen, darunter eine Produkt-Roadmap, einen Review-Tracker, Projekt-Assets und einen Launch-Content-Tracker. Sie können den Baustein unverändert verwenden oder ihn an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Um einen Baustein einzufügen, wählen Sie eine Stelle in Ihrem Dokument aus und gehen Sie zu Einfügen>Bausteine. Wählen Sie im Popup-Menü den Typ aus, den Sie verwenden möchten.
Sie werden sehen, wie der Block in Ihr Dokument eingeblendet wird und einsatzbereit ist. Wenn Sie die Überschriften an Ihren Inhalt anpassen möchten, können Sie sie wie jeden anderen Text bearbeiten.
5. Benutzerdefinierte Blöcke erstellen und wiederverwenden
Wenn Sie über ein Unterstütztes Google-Konto am Arbeitsplatz oder in der Schule verfügen, können Sie benutzerdefinierte Bausteine in Docs einrichten. Auf diese Weise können Sie einen Block erstellen, speichern und wiederverwenden. Der Block wird als Google Docs-Dateityp auf Ihrem Google Drive gespeichert, sodass Sie ihn später auch in neuen Dokumenten verwenden können.
Um Ihren neuen Block zu verwenden, geben Sie das @-Symbol (At) gefolgt vom Namen des Blocks ein und wählen Sie ihn aus der angezeigten Liste aus.
6. Geben Sie Programmierschnipsel mit Codeblöcken ein
Wenn Ihr Dokument Programmiercode wie Java, JavaScript oder Python enthält, können Sie den Code Building Block nutzen. Dies ermöglicht Ihnen Strukturieren Sie Ihren Code sauber in Ihrem Dokument..
Gehen Sie zu Einfügen>Bausteine, gehen Sie zu Codeblockund wählen Sie die Sprache im Popup-Menü aus.
Wenn Ihr Block erscheint, geben Sie einfach Ihren Snippet ein. Wenn Sie die Programmiersprache ändern möchten, verwenden Sie das Dropdown-Feld oben links. Um die Farben zu aktualisieren, verwenden Sie das Symbol Aktualisierenoben rechts.
7. Arbeiten Sie gemeinsam an E-Mails, Kalendereinladungen und Besprechungsnotizen
Ein weiteres cooles Tool zum Organisieren von Elementen in Google Docs ist ein integrierter Vorlagenblock. Diese sind besonders nützlich, wenn Sie gemeinsam an E-Mails, Kalendereinladungen und Besprechungsnotizen arbeiten.
Für E-Mails können Sie die Empfänger, den Betreff und die Nachricht eingeben. Wählen Sie dann das Gmail-Symbol aus, um den Entwurf direkt in Gmail zu erstellen.
Geben Sie für Kalendereinladungen den Titel, die Gäste, die Start- und Endzeiten, den Ort und die Beschreibung ein. Verwenden Sie das Kalender-Symbol, um den Termin in Google Kalender zu öffnen.
Wählen Sie für Besprechungsnotizen ein Ereignis aus der Dropdown-Liste aus. Sie erhalten dann einen Block mit Titel, Datum und Teilnehmern sowie Aufzählungszeichen für Notizen und Kontrollkästchen für Aktionspunkte. Verwenden Sie das Symbol E-Mail, um einen Entwurf mit den Besprechungsnotizen in Gmail zu erstellen.
FEHLENDES BILD
Um eine dieser Vorlagen zu verwenden, gehen Sie zu Einfügen>Bausteineund wählen Sie eine Option aus dem Popup-Menü aus.
8. Geben Sie Details über eine Dropdown-Liste ein
Mit den oben genannten Bausteinen zur Nachverfolgung von Informationen können Sie die vorgefertigten Dropdown-Listen von Google Docs nutzen. Sie können jedoch nur wie in Google Sheets eine eigene Dropdown-Liste erstellen. Dies ist für Sie, Ihre Leser oder Ihre Mitarbeiter praktisch, um die benötigten Details einfach einzugeben.
Platzieren Sie Ihren Cursor an der Stelle, an der Sie die Liste haben möchten, öffnen Sie das Menü Einfügenund wählen Sie Dropdown.
Um eine vorgefertigte Dropdown-Liste zu verwenden, wählen Sie eine aus dem unteren Abschnitt aus.
Um Ihr eigenes zu erstellen, wählen Sie Neues Dropdown. Geben Sie dann den Namen und die Liste der Optionen ein. Sie können neben jedem Listenelement eine Farbe auswählen, weitere Elemente hinzufügen und die Reihenfolge per Drag-and-Drop ändern. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern..
Sie sehen dann Ihre neue Dropdown-Liste, die Sie immer wieder verwenden können. Wählen Sie es einfach aus dem Menü Einfügen>Dropdownaus.
Um später Änderungen vorzunehmen, öffnen Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie Optionen hinzufügen/bearbeiten.
9. Pop-In-Informationen mit Smart Chips
Um Kontakte, Ereignisse, Dateien, Orte und Daten übersichtlich aufzulisten und anzuzeigen, können Sie Smart Chips in Ihren Dokumenten einfügen. Diese praktischen Tools bleiben komprimiert, werden aber erweitert, um die Details anzuzeigen und Ihnen das Ausführen von Aktionen mit einem Klick zu ermöglichen.
Sie können einen Smart Chip einfügen, indem Sie das @-Symbol gefolgt vom Namen des Elements eingeben oder indem Sie zu Einfügen>Smart Chipsgehen und einen aus dem Popup-Menü auswählen .
Sobald Sie den Chip eingesetzt haben, bewegen Sie den Mauszeiger darüber oder wählen Sie ihn aus, um eine Vorschau anzuzeigen. Jeder Chip enthält je nach Chiptyp unterschiedliche Details und Aktionen. Mit einem File Smart Chip können Sie beispielsweise eine Vorschau der Datei anzeigen, einen Link dazu kopieren oder sie öffnen.
Wenn Sie einen unterstütztes Google Workspace-Konto haben, haben Sie Zugriff auf zusätzliche Smart Chips, einschließlich einer Stoppuhr, eines Timers und wiederverwendbarer Variablen.
Nutzen Sie diese Smart Chips, um die von Ihnen benötigten Informationen einzubinden und gleichzeitig Ihre Inhalte kurz und prägnant zu halten.
10. Gleichungen ganz einfach einfügen
Eine weitere gute Tool, das Google Docs bietet ist für Gleichungen. Ganz gleich, ob Sie Student oder Professor sind: Sie können aufhören, nach den richtigen Symbolen zu suchen, und diese dann so formatieren, dass sie in Ihr Dokument passen. Benutzen Sie einfach den Gleichungseditor.
Um den Editor zu öffnen, gehen Sie zu Ansicht>Gleichungssymbolleiste anzeigen. Sie können auch Einfügen>Gleichungauswählen. Die Bearbeitungssymbolleiste wird oben in Ihrem Dokument angezeigt.
Verwenden Sie die Dropdown-Felder in der Symbolleiste, um Ihre Symbole hinzuzufügen. Sie können griechische Buchstaben, mathematische Operatoren, Beziehungssymbole und Pfeile verwenden.
Dann wird Ihre Gleichung in einem schönen und übersichtlichen Textfeld in Ihrem Dokument angezeigt.
Von einer Zusammenfassung über eine Tracking-Tabelle und eine Dropdown-Liste bis hin zu einem detaillierten Chip können Sie Ihre Google-Dokumente auf vielfältige Weise organisieren, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden. Welche dieser Funktionen wird schnell zu Ihrem Favoriten?.
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