Die Suche nach einer besseren Organisation, um weniger Zeit zu verschwenden, ist ein ständiger Kampf, insbesondere für Menschen, die sehr beschäftigt sind.
Es gibt unzählige Bücher und Tausende von Artikeln zum Thema „Getting Things Done ”(GTD) Prinzipien. Aber für viele Menschen können sich die Ideen und Prinzipien von GTD wie so viel Arbeit anfühlen, dass Sie nach Abschluss der Organisation keine Zeit mehr haben, tatsächlich etwas zu erledigen.
Deshalb ist es so Es ist wichtig, Apps und Automatisierungen einzurichten, die viele der GTD-Prinzipien für Sie erfüllen. Zumindest sollte die Art und Weise, wie Sie diese Apps verwenden, das Organisieren und Bleiben mühelos organisieren und effizient gestalten.
Befreien Sie sich von Unordnung mit einem Posteingang
Wenn Sie Dinge erledigen möchten, ist ein „Posteingang“ von entscheidender Bedeutung. Kein E-Mail-Posteingang, sondern ein Aufgaben-Posteingang.
Der wichtigste Weg, um Ihren Geist fokussierter und organisierter zu halten, besteht darin, die Unordnung zu beseitigen. Unordnung bedeutet jene Ideen oder Momente, in denen Sie sich an Aufgaben erinnern, die Sie erledigen müssen. Indem Sie diese flüchtigen Ablenkungen in einen Posteingang werfen, können Sie sie aus Ihrem Kopf entfernen und Ablenkungen vermeiden.
Es spielt keine Rolle, welche Aufgaben-App Sie dafür verwenden, solange Es verfügt über einen Posteingang. Es ist am besten, wenn die App sowohl ein webbasiertes Tool als auch eine mobile App enthält, damit Sie diese Ideen sammeln können, unabhängig davon, wo Sie sich befinden oder was Sie tun.
In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360]->Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie Ihren Posteingang in Ihr E-Mail-Konto integrieren. Sie können beispielsweise eine ToDoist für Google Mail Chrome Plugin installieren, die ToDoist in Ihr Google Mail-Konto integriert.
Mit diesem Plugin können Sie das ToDoist-Symbol oben in einer geöffneten E-Mail auswählen und verwenden Sie die Funktion Schnell hinzufügen Aufgabe, um die E-Mail als neue Aufgabe zu Ihrem Posteingang hinzuzufügen.
So vermeiden Sie Zeitverschwendung bei der Ausführung kleiner Aufgaben, während Sie versuchen, diese zu erhalten Ihr E-Mail-Posteingang ist erledigt. Legen Sie einfach E-Mails beiseite, die Ihre Zeit als neue Aufgabe erfordern, und fahren Sie fort.
Bei den meisten Aufgaben-Apps gibt es normalerweise auch eine Chrome-Erweiterung für den Browser.
Auf diese Weise können Sie eine neue Aufgabe hinzufügen, die auf Informationen basiert, die Sie auf einer Webseite lesen. Die Idee ist, sich schnell und einfach Möglichkeiten zu bieten, um Ideen in Ihren Posteingang aufzunehmen, damit Sie nicht versuchen müssen, sie später zu speichern.
Eine der besten Möglichkeiten, um besser organisiert zu sein, besteht darin, Ihre zu behalten Geist klar und frei.
Halten Sie Ihren Kalender organisiert
Zu viele Personen versuchen, ihren Kalender und ihren Posteingang für dasselbe zu verwenden. Aufgaben zu verfolgen. Dafür ist ein Kalender nicht gedacht.
In Ihrem Kalender planen Sie nur zeitbezogene Ereignisse. Nicht alle Aufgaben. Ihr Kalender sollte nur die folgenden Elemente enthalten:
Diese "Fokuszeit" -Blöcke sollten nicht aufgabenspezifisch sein Kalender. Dafür ist Ihre Aufgabenliste gedacht, und in Ihrer Aufgabenliste entscheiden Sie, an welcher Aufgabe Sie während dieser Fokuszeitblöcke als Nächstes arbeiten.
Über wiederkehrende Ereignisse hinaus Termine und Fokuszeit, der Rest Ihres Kalenders sollte für Besprechungen oder andere unerwartete Aufgaben geöffnet bleiben.
Wenn Sie Zeit zur Verfügung haben, können Sie diese jederzeit mit mehr Fokuszeit für Ihre Aufgaben ausfüllen. Wenn Besprechungen über die Fokuszeit geplant werden, verschieben Sie sie nach Bedarf.
Sie werden feststellen, dass der obige Kalender jeden Morgen Aufgabenbereitstellungund Wöchentliche Aufgabenüberprüfung
Löschen Sie Ihre Aufgabenliste mit sich ändernden Prioritäten
Das Leben ändert sich schnell, und diese Änderungen können Ihre Prioritäten ändern.
Jede von Ihnen verwendete Aufgabenliste sollte mit Projekten der obersten Ebene organisiert werden, die diese Lebensprioritäten darstellen. Zu den wichtigsten Bereichen meines Lebens, auf die ich mich bei meinen Aufgaben konzentriere, gehören beispielsweise:
Während Ihrer wöchentlichen Aufgabenüberprüfung möchten Sie alle Ihre Aufgabenbereiche durchsuchen und stellen Sie sicher, dass die Aufgaben, die Sie in all diese Projekte aufgenommen haben, immer noch relevant und wichtig sind.
Sie tun dies, indem Sie entweder die Prioritätsstufe der Aufgaben ändern oder sie vollständig löschen.
Eines der wichtigsten Prinzipien bei GTD ist es, Dinge loszuwerden, die nicht mehr wichtig sind. Dies sind Aufgaben, die nur Platz beanspruchen und Unordnung schaffen. Die Beseitigung dieser Unordnung ist eine der besten Möglichkeiten, um besser organisiert zu sein.
Befolgen Sie bei der Betrachtung der einzelnen Aufgaben die folgenden drei Schritte.
Eine einfache Möglichkeit, dies wöchentlich zu tun, besteht darin, die mobile To-Do-App zu verwenden und Aufgaben und Prioritäten zu überprüfen während Sie zu Hause entspannen. Setzen Sie sich auf das Deck, trinken Sie einen Kaffee und scannen Sie Ihre Aufgaben und priorisieren Sie sie neu.
Projekte richtig planen und Zeit überschätzen
Verbringen Sie jeden Morgen Zeit damit, Ihren Aufgaben-Posteingang zu durchsuchen und zwei Hauptkomponenten jeder Aufgabe zu planen.
Die Zeitschätzung ist lediglich ein Urteil über den Aufwand. Wenn Sie eine ganze Sitzung erhalten würden, würde dies 5-15 Minuten, 15-30 Minuten, 30-60 Minuten oder mehr als eine Stunde dauern? Erstellen Sie farbige Beschriftungen für diese Zeiträume und wenden Sie sie auf jede neue Aufgabe an.
Wenn Sie die Zeit schätzen, die Aufgaben benötigen, überschätzen Sie diese immer leicht. Andernfalls wird Ihnen ständig die Zeit ausgehen, wenn Aufgaben nicht erledigt sind.
Die Kritikalität jeder Aufgabe ist, wie schnell Sie sie erledigen müssen. Hat Ihr Chef gesagt, dass bis Freitag ein Bericht erstellt werden soll? Dies ist eine "Priorität 1", die Sie rot hervorheben sollten. Ist es ein Kapitel eines Buches, das Sie eines Tages schreiben möchten? Dies ist eine "Priorität 3" und blau hervorgehoben.
Bestimmte Farben spielen keine Rolle, solange Sie verstehen, was die Farben bedeuten.
Kombinieren Sie Aufgaben mit Dingen, die Sie gerne tun
Nicht alles muss sich wie eine lästige Pflicht anfühlen. Je mehr Aufgaben Sie miteinander kombinieren können, desto mehr Zeit steht zur Verfügung.
Hier einige Beispiele.
Mit ein wenig Kreativität können Sie Kombinieren Sie viele der Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste und erledigen Sie mehrere Aufgaben während überlappender Stunden in Ihrem Zeitplan.
Diese Art des kreativen Zeitmanagements ist der Schlüssel zu einer überaus effizienten Verwendung der GTD-Prinzipien.
Priorisieren mit Zeit statt mit Bedeutung
Wenn Sie Aufgaben priorisieren, denken Sie nicht daran, wie wichtig sie sind sind zu Ihren langjährigen Zielen. Denken Sie dringend an sie.
Wie dringend müssen Sie diese Aufgabe erledigen? Was würde passieren, wenn Sie einen anderen Tag oder eine andere Woche benötigen würden, um dies zu erreichen?
Die einzigen Aufgaben, die eine „Priorität 1“ sein sollten, sind Aufgaben mit einer harten Frist innerhalb von 24 Stunden. Wenn Sie noch einige Tage (später) haben, machen Sie es zu einer "Priorität 2". Machen Sie es für alle Aufgaben, die Sie "eines Tages" erledigen möchten, wenn Sie Zeit haben, zu einer "Priorität 3".
Überprüfen Sie jeden Morgen Ihren Tagesplan, um sicherzustellen, dass er ausgewogen und realistisch ist.
Wenn viel Rot vorhanden ist, sehen Sie sich Ihre Zeitschätzungen für diese Aufgaben an und stellen Sie sicher, dass sie in Ihre Fokuszeitblöcke passen. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie sich an denjenigen wenden, der die Frist für Sie festgelegt hat, und entweder eine spätere Frist beantragen oder an jemanden in Ihrem Team delegieren, der die Zeit hat.
Sie sollten sich um alles kümmern in Bezug auf "Zeit". Wichtigkeit bedeutet: „Wie wenig Zeit habe ich noch, um diese Aufgabe zu erledigen?“
Wenn Ihre Fokuszeit tagsüber erreicht ist, schließen Sie alles andere (einschließlich E-Mail) und beginnen Sie mit der Bearbeitung dieser Aufgaben.
Erinnerungen effektiv nutzen
Erinnerungen können äußerst ärgerlich sein, wenn Sie sie nicht effektiv nutzen. Sie sollten Erinnerungen nur für zeitbezogene Aufgaben wie Termine oder Besprechungen festlegen.
Sie benötigen keine Erinnerungen für Arbeitsaufgaben, da Sie in Ihrem Kalender eine bestimmte Fokuszeit haben, um diese zu verarbeiten.
Sie sollten auch festlegen, dass die Erinnerungen auftreten auf den Geräten, die Sie verwenden, wenn dieses Ereignis auftritt. Beispiel:
Überlegen Sie immer, wo Sie sich gerade befinden, bevor Sie die Aufgabe erledigen müssen, und legen Sie sie fest Richten Sie die richtige Erinnerung auf dem richtigen Gerät und in der richtigen App entsprechend ein.
Fokussierte Arbeitssitzungen effektiv nutzen
Die Fokuszeit ist also gekommen. Was jetzt?
Stellen Sie sicher, dass Ihre Umgebung der Fokussierung und Produktivität förderlich ist. Schließen Sie die Bürotür. Spielen Sie Ihre Lieblings beruhigende Musik. Setzen Sie sich an Ihren Computer und konzentrieren Sie sich nur auf die jeweilige Aufgabe und nichts anderes.
Die Fokuszeit ist Ihre Zeit zum Leuchten. Dann erledigen Sie endlich die Dinge. Ihre ultimative Produktivität am Ende des Tages hängt weitgehend davon ab, wie gut Sie sich während Ihrer „Fokuszeit“ tatsächlich konzentrieren können.
Möchten Sie Ihre Produktivität steigern? Verwenden Sie eine Online-Pomodoro-App, um sicherzustellen, dass Sie in regelmäßigen Abständen kurze Pausen einlegen. Auf diese Weise bleiben Sie noch erfrischt und konzentriert.
Denken Sie daran, sich auf das Gesamtbild zu konzentrieren.
Mindestens einmal im Monat sollten Sie Ihre Daten überprüfen Big-Picture-Ziele, um sicherzustellen, dass alles, worauf Sie hinarbeiten, mit Ihren großen Lebenszielen übereinstimmt.
Sie sind sich nicht sicher, was diese Ziele sind oder wie Sie sie in kleinere Teile zerlegen können? Ich empfehle dringend, eine Zielplanungs-App wie Torlandschaft zu verwenden.
Dies ist eine kreative Möglichkeit, Ihre wichtigen Lebensziele innerhalb eines Kreises zu visualisieren. Um diesen Kreis herum zu verzweigen, sind die Dinge, die Sie erreichen müssen, um diese großen Ziele zu erreichen. Je weiter Sie nach außen gehen, desto kleiner sind die Ziele. Die äußeren Ringe bilden die Blöcke, die die Aufgaben enthalten, an denen Sie gerade arbeiten.
Wenn Sie Ihren Zielkreis jeden Monat überprüfen, während sich Ihr Leben ändert, können Sie Dinge entfernen, die für Sie nicht mehr wichtig sind, und neue Dinge hinzufügen
Verwenden Sie diese größeren Ziele, um festzulegen, wie Sie die Aufgaben, die Sie in Ihrer Aufgabenliste eingerichtet haben, auflösen und priorisieren.
Wenn Goalscape nicht funktioniert Für Sie stehen viele andere Zielplanungs-Apps zur Auswahl.
Nicht überplanen oder überorganisieren
Die meisten Lassen Sie die Werkzeuge vor allem ihre Arbeit erledigen. Sie sollten nur Ihre Überprüfungssitzungen für die Organisation und Planung aufwenden, sich aber nicht so sehr auf die Planung und Organisation von Aufgaben konzentrieren, dass Sie nie die eigentliche Arbeit erledigen.
Aus diesem Grund planen Sie täglich, wöchentlich, Durch monatliche Überprüfungssitzungen können Sie besser organisieren. Dies sind die Zeiten, in denen Sie Ihre GTD-Routine verwalten müssen. Abgesehen davon geht es darum,… Dinge zu erledigen.
Welche Tipps haben Sie, um Dinge zu erledigen? Was haben wir hier noch nicht behandelt? Lass es uns in den Kommentaren wissen.