Wenn Sie ein Office 365-Abonnement haben, können Sie unter anderem auf Access zugreifen. Es ist ein Tool zum Erstellen verschiedener Arten von Datenbanken und Berichten auf Ihrem Computer. Wenn Sie nach einer Methode zum Erstellen einer Datenbank suchen, ist MS Access der beste Weg, um eine einfache oder eine komplexe Datenbank zu erstellen.
Sie können das Tool zum Erstellen verwenden Erstellen Sie eine Datenbank, erstellen Sie Formulare für Dateneingaben, filtern Sie Ihre Daten mithilfe benutzerdefinierter Abfragen und generieren Sie Berichte aus Ihren Daten. Es gibt Schritt-für-Schritt-Assistenten, mit denen Sie diese Elemente erstellen können, damit ihre Verwendung nicht zu schwierig wird.
So erstellen Sie eine leere Datenbank mit MS Access
Als erstes müssen Sie eine Datenbank erstellen. Starten Sie dazu eine neue Datenbank in Access. Ihre Datentabellen, Formulare, Abfragen und Berichte werden darin gespeichert. Dazu können Sie entweder eine der vielen von Access bereitgestellten Vorlagen verwenden oder eine von Grund auf neu erstellen.
Hier erstellen wir eine Datenbank, in der Schülerinformationen gespeichert sind, und verwenden eine leere Datenbankvorlage
Starten Sie die App Access strong> auf Ihrem Computer.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Neu, um eine neue Datenbank zu erstellen.
Wählen Sie im rechten Bereich die Option Leere Datenbankaus, um eine neue leere Datenbank zu erstellen.
Klicken Sie auf das kleine Ordnersymbol und wählen Sie einen Pfad zum Speichern Ihrer Datenbank. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erstellen.
So erstellen Sie eine Datenbank mit Access. Ihre Datenbank sollte unter dem angegebenen Pfad verfügbar sein.
Erstellen einer Tabelle in Ihrer Datenbank
Die Basis jeder Datenbank sind Tabellen. In diesen Tabellen werden Ihre Daten in verschiedenen Spalten gespeichert. Auf diese Weise können Sie Abfragen ausführen und Berichte daraus erstellen.
Wenn Sie in Access eine neue Datenbank erstellen, wird der Bildschirm zum Erstellen neuer Tabellen geöffnet die Datenblattansicht. Diese Ansicht ist nicht so einfach zu bearbeiten. Sie müssen sie daher in die Entwurfsansicht ändern und dann Ihre Tabellenspalten erstellen.
In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360 ]->
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neu erstellte Tabelle und wählen Sie Entwurfsansicht.
Sie werden aufgefordert, zuerst Ihre Tabelle zu speichern. Geben Sie einen Namen für die Tabelle ein und klicken Sie auf OK.
Auf dem folgenden Bildschirm können Sie der Tabelle Spalten und deren Datentypen hinzufügen. Behalten Sie die erste Spalte unverändert bei, da sie für jedes Ihrer Elemente eine eindeutige ID generiert.
Setzen Sie beim Erstellen einer Schülerdatenbank den Cursor in das zweite Feld und geben Sie Schülername . Wählen Sie im Feld DatentypKurztextaus.
Geben Sie ein Alterals nächster Feldname und wählen Sie Nummeraus dem Dropdown-Menü Datentyp.
Fügen Sie die letzte Spalte mit dem Namen Landund Kurztextals Datentyp hinzu.
Drücken Sie Strg + S, um die Tabelle zu speichern.
Erstellen Sie ein Formular für die Dateneingabe in Ihrer Datenbank
Während Sie die Tabelle in der Datenblattansicht öffnen und die erforderlichen Daten hinzufügen können, wird ein Formular bereitgestellt Sie haben eine einfachere Möglichkeit, Ihre Daten einzugeben. Sie müssen sich auch nicht in andere Daten in der Tabelle einmischen, da Sie mit einem Formular jeweils nur einen Eintrag bearbeiten können.
Sie können den Formularassistenten Access verwenden, um Erstellen Sie ein Formular für die Dateneingabe mit den von Ihnen ausgewählten Feldern.
Während Access mit Ihrer Datenbank noch geöffnet ist, klicken Sie oben auf die Registerkarte Erstellenund wählen Sie die Option Formularassistent.
Sie werden aufgefordert, die Felder auszuwählen, die Sie in Ihrem Formular verwenden möchten. Wählen Sie alles aus, für das Sie einen Wert eingeben möchten, und klicken Sie auf das Rechtspfeilsymbol, um sie der Liste hinzuzufügen. Klicken Sie dann unten auf Weiter.
Der folgende Bildschirm bietet vier Formularlayouts zur Auswahl. Klicken Sie auf ein Layout und eine Vorschau wird auf der linken Seite angezeigt. Wenn Sie eine Auswahl getroffen haben, klicken Sie unten auf Weiter.
Geben Sie einen Namen für Ihre ein form und drücke Finish.
Das Formular sollte geöffnet werden, damit Sie Daten zu Ihrer Tabelle hinzufügen können.
Erstellen Sie eine Abfrage zum Filtern von Daten in Ihrer Datenbank
Mit einer Abfrage können Sie die in Ihren Tabellen gespeicherten Daten nach verschiedenen benutzerdefinierten Kriterien filtern. Wenn Sie beispielsweise die Daten von Schülern abrufen möchten, die 20 Jahre oder älter sind und in den USA leben, können Sie eine Abfrage erstellen und eine Tabelle erstellen, in der nur die Schüler enthalten sind, die Ihren Kriterien entsprechen.
Klicken Sie oben auf die Registerkarte Erstellenund wählen Sie Abfrage-Assistent.
Wählen Sie die erste Option mit der Aufschrift Assistent für einfache Abfragenund klicken Sie auf OK.
Wählen Sie die Tabelle und die Felder aus, die Sie in die Abfrage aufnehmen möchten, und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie das DetailOption auf dem folgenden Bildschirm und klicken Sie unten auf Weiter.
Geben Sie einen Namen für Ihre Abfrage ein und Klicken Sie unten auf Fertig stellen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre neu erstellte Abfrage und wählen Sie Design Anzeigen. In dieser Ansicht geben Sie die Kriterien für Ihre Abfrage ein.
Auf dem folgenden Bildschirm können Sie die Filter für Ihre Abfrage angeben. Erstellen wir eine Regel, die nur Schüler anzeigt, die 20 Jahre oder älter sind und aus den USA stammen.
Geben Sie >= 20in das Feld Kriterienfür ein Feld Alter.
Geben Sie USin die Zeile Kriterienfür das Feld Landein.
Drücken Sie Strg + S, um die Änderungen zu speichern.
Doppelklicken Sie auf Ihre Abfrage In der linken Seitenleiste sehen Sie die gefilterte Version Ihrer Daten.
So erstellen Sie einen Datenbankbericht in Access
Berichten werden normalerweise verwendet, um Daten aus Access zu entfernen und als eigenständige Dateien anzuzeigen. Mit Access können Sie Berichte für die von Ihnen ausgewählten Tabellen und Felder erstellen und verwenden denselben Assistentenstil wie Formulare und Abfragen, um Berichte zu erstellen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellenunter oben und wählen Sie Berichtsassistent.
Fügen Sie die Felder hinzu, die Sie in Ihrem Bericht haben möchten, und klicken Sie auf Weiter.
Wenn Sie Gruppierungsreihenfolgen angeben möchten, können Sie dies auf diesem Bildschirm tun. Drücken Sie dann Weiter.
Wenn Sie Ihre Datensätze nach einem Feld sortieren möchten, können Sie dies tun dieser Bildschirm. Klicken Sie dann auf Weiter.
Wählen Sie ein Berichtslayout aus und klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie einen Namen für den Bericht ein und klicken Sie auf Finish.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bericht und wählen Sie Seitenansicht.
Klicken Sie oben auf PDF oder XPS, um es in einem dieser Formate zu speichern.
Ihre vollständige Datenbank mit Tabellen, Formularen, Abfragen und Berichten ist fertig.
Wie geht es Ihnen? >2? Wenn Sie Access verwenden, verwenden Sie die oben genannten Funktionen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.
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