So planen Sie ein Meeting in Microsoft Outlook

Ganz gleich, ob Sie neu in Microsoft Outlook oder in der Meeting-Szene sind, Sie können Meetings in nur wenigen Minuten planen. Wählen Sie Ihre Teilnehmer aus oder fügen Sie sie hinzu, behalten Sie den Überblick darüber, wer teilnimmt, und nehmen Sie Änderungen vor dem Besprechungstermin vor.

Für Ihre nächste Konferenz, Kick-off oder Aktualisierung erfahren Sie hier, wie Sie ein Meeting in Outlook planen.

Anleitung Planen Sie ein Meeting in Outlook

Wenn Sie Microsoft Outlook ein Treffen planen verwenden möchten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, das neue Ereignisfenster anzuzeigen. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu einer Stelle unten.

Aus Ihrem Outlook-Posteingang

Gehen Sie beim Anzeigen Ihres Posteingangs zur Registerkarte Startseite, öffnen Sie das Dropdown-Menü Neue Elementeund wählen Sie Besprechung. Sie können auch die Tastenkombination Strg+ Umschalt+ Q.

verwenden

Möchten Sie ein Meeting aus einer bestimmten E-Mail in Outlook erstellen? Klicken Sie in der Nachricht auf die Schaltfläche Andere Aktionen(drei Punkte) und wählen Sie Besprechung.

Alternativ können Sie die E-Mail auswählen, zur Registerkarte Startseitegehen und im Menüband Mit Besprechung antwortenauswählen oder Strg+ Alt+ R.

Aus Ihrem Outlook-Kalender

Wenn Sie Ihren Outlook-Kalender anzeigen, gehen Sie zur Registerkarte Startseiteund wählen Sie im Menüband Neue Besprechungaus. Sie können auch die Tastenkombination Strg+ Umschalt+ Q.

verwenden

Alternativ wählen Sie das Datum aus, das Sie verwenden möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Uhrzeit. Wählen Sie je nach Wunsch Neue Besprechungsanfrageoder Neue wiederkehrende Besprechungaus.

Hinweis: Wenn Sie in einer Kalenderansicht auf die Uhrzeit doppelklicken, wird standardmäßig ein Termin und kein Meeting erstellt.

Geben Sie die Besprechungsdetails ein

Sobald das neue Besprechungsfenster mit einer der oben genannten Methoden geöffnet wird, können Sie die Details in beliebiger Reihenfolge hinzufügen.

Geben Sie den Titel ein, wählen Sie die Start- und Endzeiten der Besprechung aus und wählen Sie optional die Zeitzone aus, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen für eine ganztägige Besprechung. Sie können auch einen Standort oder einen Link zu einem Online-Meeting eingeben oder die Schaltflächen für Standortoder Raumfinderverwenden, wenn Sie diese Art von Elementen gespeichert haben.

Sie können die Besprechung auch wiederholen lassen, was bei Besprechungen, die Sie regelmäßig planen, praktisch ist. Wählen Sie Wiederkehrend erstellen(es sei denn, Sie haben oben „Neue wiederkehrende Besprechung“ ausgewählt)..

Wählen Sie dann die Start- und Endzeiten, das Wiederholungsmuster und den Bereich der Wiederholung aus. Wählen Sie OK, wenn Sie fertig sind, um diese Informationen im Besprechungsfenster anzuzeigen.

Wenn Sie eine Datei anhängen ein Bild einfügen möchten, Planen Sie ein Microsoft Teams-Meeting oder eine Illustration zeichnen möchten, verwenden Sie die zusätzlichen Registerkarten und Menübandoptionen oben.

So fügen Sie Teilnehmer hinzu

Ähnlich wie beim Erstellen des Meetings in Outlook haben Sie mehr als eine Möglichkeit, Teilnehmer hinzuzufügen. Sie können die Teilnehmer jederzeit während des Meeting-Aufbaus einbeziehen. Um Teilnehmer einzuladen, nachdem Sie das Meeting geplant haben, gehen Sie zum folgenden Abschnitt.

Besprechungsteilnehmer eingeben

Sie können Ihrer Besprechung schnell Teilnehmer hinzufügen, indem Sie deren Namen oder E-Mail-Adressen neben Erforderlich(Teilnehmer) oder Optional(Teilnehmer) eingeben oben im Fenster.

Um Teilnehmer aus Ihrem Outlook-Adressbuch hinzuzufügen, wählen Sie die Schaltfläche Erforderlichoder Optional.

Wählen Sie im Popup-Fenster oben ein Adressbuchaus, wenn Sie mehr als eines haben. Wählen Sie dann einen Kontakt aus und verwenden Sie unten die Schaltfläche Erforderlichoder Optional, um ihn zur Besprechung hinzuzufügen.

Wählen Sie OKund Sie sehen die Kontakte, die Ihrer Besprechungsanfrage hinzugefügt wurden.

Verwenden Sie den Planungsassistenten

Eine weitere Möglichkeit, Besprechungsteilnehmer hinzuzufügen, ist die Verwendung des Terminplanungsassistenten. Diese Funktion steht Benutzern von Microsoft 365 - und Exchange-Konten zur Verfügung.

Gehen Sie zur Registerkarte Terminplanungsassistentund führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Geben Sie links unter Alle Teilnehmerdie Namen oder E-Mail-Adressen ein. Sie werden Abschnitte für Erforderlicher Teilnehmerund Optionaler Teilnehmersehen. Achten Sie daher darauf, den/die Namen in den richtigen Bereich(en) einzugeben.

Wählen Sie im Menüband Teilnehmer hinzufügenaus, um Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch auszuwählen.

Wenn Sie mit der Verwendung des Planungsassistenten fertig sind, wählen Sie die Registerkarte Besprechungaus, um zu Ihrer Besprechungseinrichtung zurückzukehren.

So verfolgen Sie Teilnehmer

Um zu sehen, wer Ihre Besprechungsanfrage angenommen hat, abgelehnt hat, möglicherweise beitritt (vorläufig) oder nicht darauf geantwortet hat, rufen Sie den Kalender in Outlook auf..

Doppelklicken Sie auf das Meeting, um es zu öffnen und gehen Sie zur Registerkarte Tracking. Sie sehen jeden eingeladenen Teilnehmer, ob er erforderlich oder optional ist, und ihre Antwort auf Ihre Besprechungseinladung auf der rechten Seite.

So bearbeiten Sie bestehende Meetings

Ständig passieren Dinge, die es erforderlich machen, ein geplantes Meeting zu ändern. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Teilnehmer hinzufügen oder entfernen, das Datum oder die Uhrzeit ändern oder eine Datei hinzufügen.

Wählen Sie das Symbol Kalenderin der linken Navigation aus und doppelklicken Sie auf die Besprechung in Ihrem Kalender, um sie zu öffnen.

Sie können Teilnehmer wie oben beschrieben hinzufügen, indem Sie deren Namen oder E-Mail-Adresse eingeben, die Schaltfläche „Erforderlich“ oder „Optional“ verwenden oder den Terminplanungsassistenten verwenden. Sie können einen Teilnehmer auch entfernen, indem Sie seinen Namen neben dem Feld Erforderlichoder Optionallöschen.

Nehmen Sie nach Bedarf weitere Änderungen am Ereignis vor und wählen Sie abschließend Update sendenaus.

Abhängig von den Änderungen, die Sie vornehmen, werden Sie möglicherweise gefragt, ob Sie Aktualisierungen an hinzugefügte, gelöschte oder alle Teilnehmer senden möchten. Wählen Sie eine Option zum Senden Ihres Updates.

Änderungen für Nicht-Meeting-Organisatoren

Wenn Sie nicht der Besprechungseigentümer sind, die Veranstaltung aber durch das Hinzufügen weiterer Teilnehmer aktualisieren möchten, ist dies eine Option.

Um einen Teilnehmer hinzuzufügen, öffnen Sie die Besprechung in Ihrem Kalender und gehen Sie zur Registerkarte Besprechung. Wählen Sie entweder das Dropdown-Menü Weiterleitenim Abschnitt „Aktionen“ und eine Weiterleitungsoption aus oder wählen Sie das Dropdown-Menü Antwortenund wählen Sie Weiterleiten.

Wählen Sie den Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch aus oder geben Sie seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse in das Feld Erforderlichoder Optionalein und klicken Sie auf Senden.

Der Organisator der Besprechung erhält eine Benachrichtigung, dass Sie die Besprechung an eine andere Person weitergeleitet haben, und sollte alle weiteren von Ihnen vorgenommenen Änderungen sehen.

Hinweis: Wenn der Besprechungsorganisator die Weiterleitung deaktiviert hat, können Sie die Besprechungsanfrage nicht an einen anderen Teilnehmer senden.

So starten Sie spät oder Frühzeitig enden

Outlook für Microsoft 365 bietet eine praktische Funktion, um Besprechungen automatisch zu spät zu beginnen oder vorzeitig zu beenden. Dies ist hilfreich, um allen zwischen den Besprechungen ein paar zusätzliche Minuten zu geben..

Wählen Sie die Registerkarte Dateiund wählen Sie Optionen. Wählen Sie dann links im Fenster „Kalenderoptionen“ Kalenderaus.

Gehen Sie rechts zum Abschnitt „Kalenderoptionen“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Termine und Besprechungen verkürzen. Wählen Sie im Dropdown-Menü Früh beendenoder Spät beginnenaus.

Wählen Sie dann die Anzahl der Minuten für Besprechungen, die weniger als eine Stunde dauern, und für Besprechungen, die eine Stunde oder länger dauern.

Wählen Sie OK, wenn Sie fertig sind. Sie werden dann sehen, dass die Start- oder Endzeit automatisch aktualisiert wird, um dem ausgewählten Zeitpunkt zu entsprechen, wenn Sie ein neues Meeting erstellen.

Mach dich bereit für ein Treffen

Das Einrichten eines Meetings in Outlook ist einfach. Sie können vor der Besprechung mehrere Teilnehmer hinzufügen, Elemente anhängen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

Da Sie nun wissen, wie Sie ein Meeting in Outlook planen, schauen Sie sich So fügen Sie Zoom zu Microsoft Outlook hinzu für Videoanrufe an.

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