In Ihrem Berufsleben ist E-Mail wahrscheinlich eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Du machst es täglich und wenn du etwas wie ich bist, ertrinkst du darin.
Natürlich können Sie eine oder zwei Stunden pro Tag speziell für die Verwaltung Ihrer E-Mails verwenden. Wenn Sie jedoch mindestens 10 Minuten mit jeder Antwort verbringen, wird die E-Mail bald den ganzen Tag in Anspruch nehmen - und das Deaktivieren von Google Mail-Benachrichtigungen wird Sie nicht retten.
Aus diesem Grund lernen Sie, professionelle E-Mails zu schreiben, die Antworten erhalten UND die nicht länger als ein paar Minuten dauern Schreiben ist wichtig. Glücklicherweise muss man heute kein großartiger Schriftsteller oder Produktivitätsguru sein, um dies zu erreichen. Es geht darum, die richtige Strategie und die dazugehörigen Tools zu finden.
Einrichten von E-Mail-Vorlagen (gespeicherte Antworten)
Durch das Erstellen von E-Mail-Vorlagen sparen Sie Zeit, wenn Sie häufig dieselben Fragen oder Kommentare erhalten Email. Nehmen Sie sich einen Tag Zeit, um vordefinierte Antworten einzurichten, und Sie müssen nicht mehr zehnmal am Tag dieselben Antworten verfassen. Sowohl Google Mail als auch Outlook verfügen über diese Funktion, mit der Sie Zeit sparen und Ihre E-Mails kostenlos automatisieren können.
So richten Sie mit wenigen Klicks professionelle E-Mail-Vorlagen in Google Mail ein:
Sie Sie können Vorlagen für Antworten erstellen, die lange Absätze sowie kurze Antworten zu 2-3 Sätzen enthalten. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Ihnen diese in Zukunft ersparen werden.
E-Mails vernetzen
Wenn Ihr Problem die E-Mail-Vorlagen nicht verwendet, sondern erstellt, geben Sie Networking Emails eine Chance. Es ist ein Web-Tool mit Dutzenden von E-Mail-Vorlagen, mit denen Sie Ihr professionelles Netzwerk erweitern können.
Erstellt von Resume Worded, ist Networking Emails eine großartige Ressource für die Optimierung Ihrer Kommunikation. Einige Beispiele für die von ihnen angebotenen Vorlagen umfassen Kalt- / Warm-Einführungen, das Follow-up mit einem Non-Responder und sogar das Schreiben von Dankesnotizen.
Jede Vorlage enthält außerdem nützliche Tipps und Vorschläge, mit denen Sie Ihre Kommunikation mit dem Empfänger weiter verbessern können.
Sie können die Suchschaltfläche verwenden oder die Liste durchsuchen, um die richtige E-Mail zu finden. Sie müssen es dann nur noch kopieren, in Ihr Nachrichtenfenster einfügen und einige Details ändern.
Wortzähler Plus
Wenn Sie mehr als 10 E-Mails pro Tag schreiben, ist es wichtig, einige davon kurz und bündig zu halten. Wenn Sie also häufig viel zu lange E-Mails erhalten, sollten Sie in Erwägung ziehen, ein Wortzähler-Tool zu verwenden, um sich selbst zu stoppen. Eine Chrome-Erweiterung Word Counter Plus erledigt die Aufgabe für Sie.
Markieren Sie den Text in Ihrer E-Mail und ermitteln Sie die Anzahl der Wörter und Zeichen, die Sie mit einem Klick verwendet haben. Anschließend können Sie entweder mit dem Schreiben Ihrer E-Mail fortfahren oder diese zusammenfassen, bevor sie zu einem Zweiteiler wird.
DraftMap
Hier finden Sie viele großartige Tools, mit denen Sie besser schreiben und so die Zeit für das Korrekturlesen und das erneute Schreiben Ihrer E-Mails verkürzen können. DraftMap ist einer von ihnen. Denken Sie an Grammatik oder Hemingway. Außerdem wird überprüft, ob unnötige Wortwiederholungen vorliegen, und Sie können sich an einen Schreibstil halten.
Mit dieser Chrome-Erweiterung erhalten Sie farbcodierte Vorschläge zu Ihren Texten in Echtzeit. So vermeiden Sie die Verwendung von Passiv, Tippfehlern, Klischees und Hinweisen zur Lesbarkeit Ihrer E-Mails. Alle Vorschläge basieren auf Ernest Hemingways Schreibregeln. DraftMap ist besonders praktisch, da alle Vorgänge direkt in Ihrem E-Mail-Kompositionsfeld ablaufen.
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nach Abschluss der Bearbeitung Ihrer E-Mail noch Wörter hervorgehoben haben. Der Empfänger sieht die Farben nicht, die Vorschläge sind nur für Sie sichtbar.
Ihre E-Mail könnte besser sein
Ihre E-Mail-Adresse könnte besser sein. Dies ist ein Online-Tool, mit dem Sie die Zeit für die Verwaltung von E-Mails verkürzen und alle über die besten E-Mail-Methoden informieren können.
Beim Verfassen einer professionellen E-Mail befolgen Sie bestimmte Regeln. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht einen klaren Betreff hat, oder lassen Sie unnötige Anhänge weg. Sie werden überrascht sein, wie oft Leute gegen diese Regeln verstoßen, was letztendlich dazu führt, dass beide Parteien mehr Zeit und Mühe investieren.
Ihre E-Mail-Adresse könnte besser sein. Sie enthält eine Liste mit 10 häufig auftretenden Fehlern. Zu jedem Punkt finden Sie eine Erklärung und Beispiele, wie Sie Ihre E-Mail verbessern können. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Ihren Kollegen diese Regeln mitteilen möchten, aber nicht wissen, wie Sie dies tun sollen. Sie können entweder Ihre eigenen Wörter verwenden oder einen Link an Ihre E-Mail-Adresse senden, um Ihren Standpunkt zu veranschaulichen.
Wir alle wünschen, dass unsere E-Mail vollständig automatisiert wird und überhaupt keine Aufmerksamkeit erfordert. Das ist heute zwar nicht genau möglich, aber jedes bisschen hilft. Egal, ob Sie Ihre E-Mail-Länge verkürzen oder den Zeitpunkt für das Schreiben selbst festlegen, sobald Sie einige Regeln festgelegt haben, werden Sie die ersten Verbesserungen bemerken.
Wenn Sie nicht aufhören können, lange, zeitraubende E-Mails zu schreiben, ist es möglicherweise an der Zeit, die E-Mail vollständig aufzugeben. Versuchen Sie es mit Ihrem Customer Relationship Manager (CRM) oder Entspannen Sie sich stattdessen, um Nachrichten mit Ihren Kollegen auszutauschen. Wenn nichts anderes hilft es Ihnen, weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen.