So verwenden Sie den Seriendruck in Word zum Erstellen von Briefen, Etiketten und Umschlägen

Seriendruck ist eine Funktion von Microsoft Word, mit der Sie die Erstellung personalisierter Briefe, Etiketten, Umschläge, E-Mails und eines Verzeichnisses optimieren können. Da der Seriendruck nicht zu den am häufigsten verwendeten Funktionen von MS Word gehört, wissen einige Benutzer möglicherweise nicht, wie man einen Seriendruck in Word durchführt, um Briefe, Etiketten und Umschläge zu erstellen.

Wenn Sie versuchen, Zeit für die manuelle Personalisierung jedes Briefs, Etiketts oder anderer Dokumente zu sparen, kann sich der Seriendruck als nützlich erweisen. Auch wenn Sie noch nie versucht haben, einen Serienbrief zu erstellen, ist der Prozess ziemlich einfach, und wir führen Sie unten durch jeden Schritt.

So erstellen Sie Serienbriefe

Microsoft Word hat einen Assistenten, der Sie durch Serienbriefe erstellen führt. Der Assistent fragt unterwegs nach dem Brief, den Sie verwenden möchten, und nach den Empfängern des Briefs. Stellen Sie also sicher, dass Sie eine Empfängerliste zum Einfügen bereit haben. Wenn nicht, kein Problem, Sie können jederzeit manuell eine Liste von Empfängern hinzufügen.

  1. Öffnen Sie ein Word-Dokument und geben Sie Ihre Nachricht ein. Lassen Sie die personalisierten Elemente (z. B. Titel, Name, Stadt usw.) weg. Im Moment könnten Sie einfach ein Leerzeichen für die Stelle lassen, an der Sie diese Elemente einfügen möchten, etwa so:
    1. When Ihre Vorlage fertig ist, wählen Sie im oberen Menüband Mailings>Seriendruck starten>Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent.
      1. Am rechten Rand Ihres MS Word-Fensters erscheint ein neues Fenster. Dies ist der Assistent, der Sie durch den Vorgang führt. Als ersten Schritt müssen Sie den Dokumenttyp auswählen, an dem Sie arbeiten. Wählen Sie Buchstabenund dann Weiter: Dokument starten.
        1. Im nächsten Schritt müssen Sie das Dokument auswählen, das Sie für den Seriendruck verwenden möchten.
          Wenn Sie bereits einige Inhalte für Ihren Brief eingegeben haben, wählen Sie Aktuelles Dokument verwenden.
          Wenn Sie eine gebrauchsfertige Vorlage verwenden möchten, wählen Sie Mit einer Vorlage beginnen.Wenn Sie ein Ausgangsdokument ausgewählt haben, klicken Sie auf Empfänger auswählen.
          1. Im nächsten Schritt wählen Sie die Empfänger aus. Angenommen, Sie haben eine Excel-Tabelle mit den Empfängerdaten gefüllt, können Sie die Daten importieren, indem Sie die Option Vorhandene Datei verwendenauswählen und im folgenden Abschnitt Durchsuchenauswählen.

            2. Navigieren Sie mit dem Explorer zu dem Blatt mit der Empfängerliste, wählen Sie das Blatt aus und wählen Sie Öffnen.

            Wenn Sie das Blatt auswählen, sehen Sie das Fenster Tabelle auswählen. Wählen Sie die entsprechende(n) Tabelle(n) aus. Achten Sie darauf, das Kästchen neben dem Text Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriftenzu aktivieren, wenn dies auf Ihre Daten zutrifft, und wählen Sie OK.

            Als Nächstes sehen Sie die Liste der Empfänger, die Word in Ihrer Zusammenführung verwendet. Wenn alles gut aussieht, wählen Sie OK.

            Wenn Sie die Excel-Tabelle hinzugefügt haben, wählen Sie Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief.

            1. Jetzt können Sie Ihrem Brief Platzhalter hinzufügen. Bewegen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Platzhalter hinzufügen möchten, und wählen Sie im Seriendruckbereich Weitere Elementeaus.

              2. Die Briefvorlagenfeld einfügenwird geöffnet, in dem Sie den entsprechenden Platzhalter auswählen und Einfügenauswählen können, um ihn Ihrem Brief hinzuzufügen.

              1. Wenn Sie alle Briefvorlagenfelder eingefügt haben, wählen Sie Weiter: Vorschau Ihrer Briefe.

                2. Hier sehen Sie eine Vorschau aller per Seriendruck erstellten Briefe. Sie können die Pfeilschaltflächen im Seriendruckbereich verwenden, um die Vorschau der Briefe umzuschalten.

                1. Wählen Sie Weiter: Seriendruck abschließen. Wählen Sie im nächsten Schritt entweder Drucken(wenn Sie alle Briefe drucken möchten) oder Einzelne Briefe bearbeiten>Alle(wenn Sie möchten um die Briefe in einem einzigen Dokument zusammenzuführen).

                  2. So erstellen Sie Seriendrucketiketten

                  Es ist immer eine gute Idee, Ihre zu erstellen Mailingliste ordentlich in einer Excel-Tabelle, damit Ihnen nicht schwindelig wird, wenn Sie die Mailing-Details von jemandem brauchen. Wenn Sie die Etiketten jedoch drucken möchten, schneidet Ihre Excel-Tabellenzusammenstellung nicht ab. Stattdessen müssen Sie in MS Word Serienbriefetiketten erstellen eingeben.

                  1. Wenn Sie bereits eine Excel-Tabelle mit Versanddetails haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn nicht, organisieren Sie Ihre Mailingliste in einer Excel-Tabelle. Fügen Sie einige Überschriften hinzu (Vorname, Nachname, Adresse usw.) und sortieren Sie Ihre Liste.
                  2. Wechseln Sie zu MS Word. Verwenden Sie den Assistenten zum Erstellen von Etiketten. Öffnen Sie ein leeres Dokument und wählen Sie Sendungen>Seriendruck auswählen>Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent.
                    1. Wählen Sie Labelsund dann Weiter: Dokument starten.
                      1. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm Dokumentlayout ändernaus. Wählen Sie als Nächstes Etikettenoptionenaus, um Ihre Produktnummer und die Etikettenmarke festzulegen.

                        2. Sobald Sie OKsehen Sie die Beschriftungen in Ihrem Dokument umrissen. Wenn nicht, gehen Sie zu Tabellendesign>Ränderund wählen Sie Rasterlinien anzeigen

                        aus
                        1. Kehren Sie zur Registerkarte Mailingsin MS Word zurück und wählen Sie Empfänger auswählen>Vorhandene Liste verwenden.

                          2. Navigieren Sie zu der Excel-Datei mit der Mailliste. Wählen Sie die Datei aus und wählen Sie Öffnen.

                          1. Sie sehen die Tabelle auswählenFenster. Wenn Sie mehrere Blätter in Ihrer Arbeitsmappe haben, sehen Sie hier mehr als ein Element. Wählen Sie die aus, die Ihre Mailingliste enthält. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Text Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriftenund wählen Sie OK.
                            1. MS Word importiert die Mailingliste. Wählen Sie Adressblockaus. Sehen Sie sich die Vorschau rechts an.

                              2. Wenn es nicht wie gewünscht aussieht, wählen Sie Match Fields.Stellen Sie sicher, dass alle Details einer entsprechenden Überschrift aus Ihrem Arbeitsblatt entsprechen, und wählen Sie OK.

                              Schauen Sie sich die Vorschau noch einmal an. Wenn es gut aussieht, wählen Sie OK.

                              1. Sie sehen jetzt <>in der Bezeichnung . Gehen Sie zu Mailings>Labels aktualisieren, um <>zu allen Labels hinzuzufügen.
                                1. Die Labels können jetzt zusammengeführt werden. Gehen Sie zu Mailings>Fertig stellen und zusammenführen>Einzelne Dokumente bearbeiten.

                                  2. Ein kleines Fenster erscheint. Wählen Sie Alleund dann OK.

                                  1. Sie sehen jetzt alle Ihre zusammengeführten Labels.

                                    2. So erstellen Sie Serienbriefumschläge

                                    Das Erstellen von Serienbriefumschlägen ist im Wesentlichen das Gleiche wie das für Etiketten, jedoch mit einigen Anpassungen.

                                    Klicken Sie erneut auf Mailings>Seriendruck starten>Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent, aber diesmal , wählen Sie Umschlägeund dann unten Weiter: Dokument startenaus.

                                    1. Sie werden es sein aufgefordert, ein Startdokument auszuwählen. Wählen Sie Umschlagoptionen, um Umschlaggröße und Position der Liefer-/Rücksendeadresse auszuwählen (siehe nächster Schritt), und wählen Sie Weiter: Empfänger auswählen.
                                      1. Wenn Sie Umschlagoptionenauswählen, erscheint ein kleines Fenster. Wählen Sie Ihre bevorzugte Umschlaggröße und wählen Sie die Schriftart und die Platzierung für Liefer- und Absenderadresse aus.
                                        1. Der nächste Schritt in der Assistent ist, Empfänger auszuwählen. Wählen Sie Vorhandene Liste verwenden(vorausgesetzt, Sie haben bereits eine Excel-Tabelle mit den Empfängerdaten) und wählen Sie Durchsuchen, um nach der Datei zu suchen.Wählen Sie die entsprechende Datei aus und klicken Sie auf Weiter: Umschlag anordnen.
                                          1. Wählen Sie auf Ihrem nächsten Bildschirm Adressblockund sehen Sie sich die Vorschau an, um dies sicherzustellen wie gewünscht aussieht, und wählen Sie OK.

                                            2. Sie sehen jetzt <>erscheinen auf dem Umschlag.

                                            1. Wählen Sie Weiter: Vorschau Ihrer Umschläge. Sie sehen dieselbe Vorschau wie im vorherigen Schritt, jedoch in Ihrem Dokument. Sie können die Pfeilschaltflächen im Assistentenbereich verwenden, um zwischen Umschlägen zu wechseln.

                                              2. Ihre Umschläge können jetzt zusammengeführt werden. Wählen Sie Weiter: Schließen Sie die Zusammenführung ab.

                                              1. Auf dem folgenden Bildschirm sehen Sie eine Option zum Bearbeiten einzelner Umschläge. Wählen Sie es aus, wählen Sie Alle, um alle Datensätze zusammenzuführen, und wählen Sie OK.

                                                2. Sie sehen jetzt alle Umschläge in einem einzigen Dokument zusammengeführt.

                                                Massendruck und E-Mails leicht gemacht

                                                Die Verwendung des Seriendrucks kann Ihnen eine Menge Zeit sparen, die Sie andernfalls mit dem Anpassen Ihrer Briefe, Etiketten oder Umschläge verbringen würden. Das ist jedoch nicht alles, was Sie mit MS Word tun können. Sie können auch Grußkarten, Hefte und Karteikarten erstellen.

                                                Seriendruck gibt es schon eine Weile, aber wenn Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten möchten, Microsoft Office 2019 hat einige nette Funktionen eingeführt sollten Sie sich ansehen.

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                                                6.10.2021