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Seriendruck in Microsoft Word können Sie personalisierte Briefe und E-Mails senden, ohne jeden Brief anpassen zu müssen. Sie können Ihr Dokument nach Ihren Wünschen vorbereiten und Platzhalter für die verschiedenen Datenfelder hinzufügen, die Sie dynamisch aus einer Datenquelle ausfüllen möchten.
Sie können beispielsweise einen einzelnen Buchstaben für alle Ihre Freunde vorbereiten und fragen, wie Sie tun dies jedoch mit der Fähigkeit, die Namen und Städte im Buchstaben dynamisch zu ändern. Auf diese Weise werden in Ihrem allgemeinen Brief an John sein Name und seine Stadt erwähnt, und in demselben Brief an Mike werden Mikes Name und seine Stadt in seinem Brief enthalten sein.
Erstellen Sie Ihre Empfänger Liste in einer Excel-Tabelle
Sie müssen eine Liste der Empfänger und ihrer Daten in einer einzigen Datenquelle zusammenfassen. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Microsoft Excel-Tabelle zu erstellen und alle Daten Ihrer Empfänger hinzuzufügen. Sie können dann Rufen Sie diese Excel-Daten in den Seriendruckbrief ab in Microsoft Word.
Verwenden Sie das Startmenü, um nach Microsoft Excelzu suchen und es zu öffnen >.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Registerkarte Homeund wählen Sie Leere Arbeitsmappeaus dem rechten Bereich. Dadurch wird ein leeres Arbeitsblatt für Sie erstellt.
Geben Sie Daten für Ihre Seriendruckempfänger ein. Stellen Sie sicher, dass Sie die erste Zeile für die Überschriften Ihrer Daten verwenden. Wenn Sie den Namen einer Person eingeben möchten, verwenden Sie Nameals Überschrift in der ersten Zeile usw.
Im folgenden Beispiel haben wir eine Tabelle mit einigen Daten für vier Personen erstellt. In Microsoft Word erstellen wir für jede dieser Personen einen personalisierten Seriendruckbrief.
Klicken Sie auf die DateiWählen Sie oben im Menü>Speichernin der linken Seitenleiste und klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen.
Navigieren Sie zu Ihrem Desktop, geben Sie einen Namen für Ihre Excel-Tabelle ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Tabelle auf Ihrem Desktop zu speichern. Dies erleichtert das Auffinden Ihrer Tabelle, wenn Sie sie in Microsoft Word verwenden.
Sie können Microsoft Excelschließen >auf Ihrem Computer.
Bereiten Sie Ihr Dokument in Microsoft Word vor
Sie müssen einen allgemeinen Buchstaben schreiben, den Sie an jeden Ihrer Empfänger senden schreiben möchten. Dieser Brief sollte die Informationen enthalten, die allen Empfängern gemeinsam sind. Einige Beispiele umfassen das Schreiben der Begrüßungszeile, die Frage, wie es ihnen geht, das Teilen Ihrer Gedanken usw.
Lassen Sie die Felder leer, in denen die Informationen Ihrer Empfänger angezeigt werden sollen. Sie werden dies später hinzufügen, wenn Sie den Seriendruck in Microsoft Word starten.
Starten Sie Microsoft Wordüber das Startmenüauf Ihrem Computer .
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Homeund wählen Sie Leeres Dokumentaus rechte Seitenscheibe. Sie können auch eine Vorlage verwenden, wenn Sie möchten.
Ein leeres Dokument wird geöffnet. Schreiben Sie den Brief, den Sie an Ihre Empfänger senden möchten.
Sie können alle Farben, Formatierungen, Schriftstile und andere verwenden Artikel, die Sie wollen. Wir haben den folgenden einfachen Brief erstellt, den wir an unsere Empfänger senden können. Der Buchstabe enthält den Namen der Person oben und ihre Stadt unten.
Lassen Sie das Dokument während des Vorgangs geöffnet Seriendruck im folgenden Abschnitt.
Seriendruck in Microsoft Word erstellen
Mit Microsoft Word können Sie mithilfe des Schritts einen Seriendruck erstellen -by-step-Assistent. Auf diese Weise können Sie ganz einfach den gewünschten Buchstaben auswählen, die gewünschten Empfänger hinzufügen und den Inhalt des Briefes dynamisch ändern.
In_content_1 all: [300x250] / dfp : [640x360]->
Während Ihr Brief in Word noch geöffnet ist, klicken Sie oben auf die Registerkarte Mailings, wählen Sie die Option Seriendruck startenund wählen Sie Schritt für Schritt Seriendruck-Assistent.
Auf der rechten Seite wird ein neuer Bereich angezeigt Ihres Bildschirms. Wählen Sie im ersten Abschnitt Dokumenttyp auswählenBuchstabenaus. Sie können E-Mail-Nachrichtenauswählen, wenn Sie Ihren Brief per E-Mail senden möchten.
Klicken Sie anschließend unten auf Weiter: Dokument starten, um fortzufahren.
Auf dem folgenden Bildschirm fragt Word, welches Dokument Sie für den Seriendruck verwenden möchten. Klicken Sie auf die Option Aktuelles Dokument verwenden, um Ihren aktuellen Brief für die Aufgabe zu verwenden.
Wenn sich Ihr Brief in einer anderen Word-Datei befindet, klicken Sie auf Aus vorhandenem Dokument starten, um diese Datei zu öffnen.
Klicken Sie anschließend unten auf Weiter: Empfängerauswählen.
Wählen Sie im Abschnitt Empfänger auswählendie Option Vorhandene Liste verwendenaus. Dies liegt daran, dass Sie bereits eine Excel-Tabelle mit den Daten Ihrer Empfänger erstellt haben.
Sie können die Option Neue Liste eingebenauswählen, wenn Sie noch keine Daten Ihrer Empfänger haben gesammelt.
Klicken Sie anschließend auf Durchsuchen, um Ihre Excel-Tabelle zu importieren.
Navigieren Sie zu Ihrem Desktop und doppelklicken Sie auf die zuvor erstellte Excel-Tabelle. Dadurch wird die Tabelle in Microsoft Word geöffnet.
Word fragt Sie, welche Tabelle Sie in Ihrer Tabelle verwenden möchten. Wählen Sie das Blatt aus, das Ihre Daten enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriftenund klicken Sie auf OK.
Mit Word können Sie die Empfänger auswählen, die Sie für den Seriendruck verwenden möchten, wenn Sie nicht alle Personen in der Liste verwenden möchten. Kontrollkästchen für die Personen, die Sie in Ihre Briefe aufnehmen möchten.
Mit den Verfeinerungsoptionen unter der Liste können Sie Ihre Empfänger sortieren und filtern. Mit Sortierenkönnen Sie Ihre Datensätze in aufsteigender und absteigender Reihenfolge sortieren. Mit Filternkönnen Sie die Felder vergleichen und diejenigen herausfiltern, die Sie nicht benötigen.
Klicken Sie abschließend unten auf OK.
Klicken Sie auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Briefunten.
Auf dem folgenden Bildschirm können Sie Ihre Daten verwenden Felder in Ihrem Brief. Um dies zu verwenden, platzieren Sie Ihren Cursor an der Stelle, an der Sie ein Datenfeld in den Buchstaben einfügen möchten, und klicken Sie im rechten Bereich auf Weitere Elemente.
Wählen Sie das Datenfeld aus, das Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie unten auf Einfügen.
Sie möchten alle Ihre Datenfelder zum Buchstaben hinzufügen, damit Ihre Briefe alle erforderlichen Informationen enthalten. Klicken Sie dann auf Weiter: Vorschau Ihrer Briefe.
Sie können eine Vorschau der Buchstaben anzeigen, die als Ergebnis generiert werden Ihres Seriendrucks. Klicken Sie auf die Pfeilsymbole links und rechts, um die Buchstaben für jeden Ihrer Empfänger anzuzeigen.
Klicken Sie anschließend auf Weiter: Schließen Sie die Zusammenführungab.
Sie können jetzt auf Druckenklicken, um diese personalisierten Buchstaben zu drucken, oder Einzelne Buchstaben bearbeitenauswählen, um diese Buchstaben zu bearbeiten.
Seriendruck ist in der Tat eine große Zeitersparnis Funktion in Microsoft Word.
Wussten Sie, dass Sie Führen Sie mehrere Dokumente in Word zusammen können? Dies ist hilfreich, wenn Sie Ihre personalisierten Briefe bereits geschrieben haben und sie in einer einzigen Datei zusammenfassen möchten.
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