Als cloud- und webbasiertes Tool zum Verfolgen von Projekten, Aufgaben, Listen, Teammitgliedern und mehr bietet Smartsheet.com umfangreiche und flexible Funktionen.
Wenn Sie darüber nachdenken, es auszuprobieren, oder sich bereits für eine kostenlose Testversion angemeldet haben, müssen Sie wissen, was es für Sie und Ihr Team tun kann, um das Beste aus dem Tool herauszuholen. Sehen wir uns an, wie man Smartsheet für Anfänger nutzt, die gerade erst anfangen.
Was ist Smartsheet?
Wenn Sie jemals die Anwendungen wie Asana, Monday.com oder eine ähnliche Projektmanagementsoftware verwendet haben, ist Smartsheet hinsichtlich Zweck, Struktur und Funktionen vergleichbar. Sie können es alleine verwenden oder mit anderen zusammenarbeiten, Dashboards für den schnellen Zugriff auf Elemente erstellen und mehrere Ansichten wie Kanban, Kalender und Raster genießen.
Smartsheet bietet außerdem automatisierte Arbeitsabläufe, Vorlagen für den Schnellstart, hilfreiche Berichte, benutzerdefinierte Formulare und Integrationen mit anderen Anwendungen, um Ihre Prozesse zu optimieren.
Der beste Einstieg in die Verwendung von Smartsheet besteht darin, ein Projekt, ein Blatt oder eine Liste mit Aufgaben zu erstellen oder zu importieren, die Sie verfolgen möchten. Anschließend führen wir Sie durch die Funktionen der einzelnen Tools.
Erstellen, importieren oder verwenden Sie eine Vorlage
Wählen Sie das Solution Center -Symbol (Pluszeichen) in der linken Navigation aus. Sie sehen dann oben links auf dem Bildschirm Optionen zum Erstellen und Importieren.
Wählen Sie Erstellen und Sie haben acht Optionen für Raster, Projekt, Karten, Aufgabenliste, Formular, Bericht und Dashboard/Portal. Wählen Sie den Elementtyp aus, den Sie erstellen möchten, geben Sie ihm einen Namen und wählen Sie Erstellen .
Wählen Sie Importieren , wenn Sie an anderer Stelle einen Projektplan oder ein Aufgabenblatt haben, mit dem Sie beginnen möchten. Wählen Sie Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets oder Atlassian Trello. Befolgen Sie dann die Anweisungen, um das Element zu importieren.
Wenn Sie mit einer Vorlage oder einem Vorlagensatz beginnen möchten, wählen Sie Alle Lösungen durchsuchen , wählen Sie eine Branche aus oder verwenden Sie das Feld Suchen , um etwas Bestimmtes zu finden.
Wählen Sie eine Vorlage oder einen Satz aus, um zusätzliche Informationen anzuzeigen. Wählen Sie dann bei Verwenden Sie eine Vorlage die Schaltfläche Verwenden aus.
Wählen Sie für einen Vorlagensatz Weitere Informationen aus, um alle Details zum Lieferumfang zu erhalten und den Satz herunterzuladen..
Verwenden Sie den Projektassistenten
Wenn Sie mit einem neuen Projekt beginnen möchten, können Sie auch den Projektassistenten verwenden. Dies verschafft Ihnen einen Vorsprung beim Einrichten des Projekts.
Wählen Sie im Solution Center Projektassistent aus. Benennen Sie Ihr Projekt, geben Sie zwei Aufgaben ein, um zu beginnen, und fügen Sie zwei Unteraufgaben für Aufgabe Nr. 1 hinzu.
Sie sehen dann das Rasteransicht-Layout für Ihr neues Projekt mit den von Ihnen eingegebenen Aufgaben und Unteraufgaben.
Projektfunktionen
Das Verfolgen Ihres Projekts in Smartsheet ist mit direkt integrierten Projektmanagement-Tools wie der Gantt-Ansicht ganz einfach.
Auf der linken Seite haben Sie Stellen für die Aufgabe, Dauer, Start, Ende, Vorgänger, zugewiesen an, Fertigstellungsgrad, Status und Kommentare. Auf der rechten Seite befindet sich Ihr Gantt-Diagramm.
Mit den Symbolen oben rechts können Sie Baselines hinzufügen und den kritischen Pfad ein- oder ausblenden.
Wählen Sie das Zahnrad -Symbol aus, um die Projekteinstellungen zu öffnen. Passen Sie dann die Abhängigkeitseinstellungen, die Zeitleistenanzeige und die Ressourcenverwaltung an.
Aufgabenlistenfunktionen
Die Aufgabenliste enthält von Anfang bis Ende genau das, was Sie zum Verfolgen Sie Ihre Aufgaben benötigen.
Geben Sie den Aufgabennamen, das Fälligkeitsdatum, den Beauftragten und den Status ein. Verwenden Sie die Spalte „Erledigt“, um abgeschlossene Aufgaben zu markieren, und den Abschnitt „Kommentare“ für Notizen.
Kartenfunktionen
Wenn Ihnen die Kanban-Methode des Projektmanagements gefällt, können Sie das Kartenlayout verwenden, sei es für sich selbst oder für Ihr Team.
Sie beginnen mit den Spuren „Nicht kategorisiert“, „Rückstand“, „Planung“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“. Sie können diese Bezeichnungen jedoch je nach Projekt ändern.
Verwenden Sie die Pluszeichen, um Karten zu den Bahnen hinzuzufügen. Ihre Karten können eine Checkliste mit Unteraufgaben, Dateianhängen, Kommentaren, Korrekturen und Erinnerungen enthalten. Sie können die Unteraufgaben auf einer Karte auch in einer größeren Ansicht bearbeiten, indem Sie das Symbol Bearbeiten (Bleistift) auswählen.
Wählen Sie zwischen einer kompakten oder vollständigen Ansicht Ihrer Karten und passen Sie die Kartenansichtseinstellungen mit dem Zahnrad -Symbol oben rechts an.
Rasterfunktionen
Verwenden Sie Anwendungen wie Microsoft Excel oder Google Sheets zum Verfolgen von Artikeln? Wenn ja, dann ist das Raster-Layout genau das Richtige für Sie. Es sieht aus wie eine Tabelle mit Spalten, Zeilen und Zellen..
Formularfunktionen
Erstellen eines benutzerdefinierten Formulars ist eine nützliche Funktion für alle Arten von Projekten. Mit Smartsheet können Sie Ihr Formular ganz einfach entwerfen und seine Einstellungen anpassen.
Fügen Sie Formularelemente mit dem Abschnitt auf der linken Seite hinzu und entfernen Sie sie. Wählen Sie dann rechts ein Formularfeld aus, um seine jeweiligen Einstellungen anzupassen. Sie können beispielsweise ein Feld als Pflichtfeld festlegen, eine Beschriftung oder einen Hilfetext einfügen, eine Validierung verwenden und Logik hinzufügen.
Passen Sie die Formulareinstellungen für Thema und Marke, Sicherheit, Formularübermittlung und E-Mails für Übermittlungen an.
Berichtsfunktionen
Erstellen Sie einen Zeilenbericht, einen zusammenfassenden Bericht oder beides. Wählen Sie das Blatt oder Projekt aus und fügen Sie die Spalten hinzu. Sie können Filter hinzufügen, Spalten sortieren und gruppieren und oben eine Zusammenfassung einfügen.
Dashboard-Funktionen
Durch die Erstellung eines Smartsheet-Dashboards können Sie eine Momentaufnahme Ihres Projekts anzeigen, aktive Elemente überprüfen, ein praktisches Diagramm anzeigen oder Metriken anzeigen.
Geben Sie Ihrem Dashboard einen Namen und wählen Sie dann die Widgets aus, die Sie verwenden möchten. Auf der rechten Seite sehen Sie eine schöne Auswahl an Widgets. Wählen Sie einfach eines aus, um es hinzuzufügen.
Sobald Sie die Widgets in Ihrem Dashboard haben, können Sie deren Einstellungen anpassen. Abhängig vom Widget-Typ können Sie einen Titel hinzufügen und gestalten sowie eine Aktion auswählen, wenn jemand auf das Widget klickt.
Smartsheet-Navigation, Layout und Tools
Smartsheet bietet eine einfache Möglichkeit, in der Anwendung zu navigieren und die Tools zu verwenden.
Linksnavigation
Auf der linken Seite finden Sie die Hauptnavigation für Startseite, Benachrichtigungen, Durchsuchen, Letzte, Favoriten, ArbeitsApps und das Lösungscenter. Wenn Sie sich bei Smartsheet anmelden, wählen Sie aus, wo Sie beginnen möchten.
Wählen Sie unten das Symbol Hilfe (Fragezeichen) aus, um Hilfe zu erhalten, oder das Symbol Konto , um Ihr Profil und Ihre Einstellungen anzupassen.
Werkzeuge für die rechte Seite
Auf der rechten Seite befinden sich Werkzeuge. Sie sehen diese auf dem Bildschirm für jedes Element, das Sie verwenden, z. B. ein Projekt, eine Aufgabenliste oder Karten. Ausnahmen bilden das Dashboard und der Bericht.
Wenn Sie ein Werkzeug auswählen, wird eine Seitenleiste mit den entsprechenden Elementen angezeigt. Sie haben Konversationen, Anhänge, Korrekturen, Aktualisierungsanfragen, Veröffentlichungen, Aktivitätsprotokolle und Zusammenfassungen..
Die verfügbaren Aktionen in der Seitenleiste hängen vom Tool ab. Als Beispiele können Sie alle Konversationen, ungelesene Konversationen oder Kommentare pro Blatt oder Zeile anzeigen. Bei Anhängen können Sie eine Vorschau der Datei anzeigen, sie herunterladen, umbenennen oder eine Beschreibung hinzufügen.
Obere Symbolleiste
Oben auf jedem Element befinden sich zusätzliche Werkzeuge. Auf der linken Seite können Sie eine Aktion speichern, drucken, rückgängig machen oder wiederholen. Direkt daneben können Sie die Ansicht ändern, was sehr praktisch ist. Wechseln Sie zwischen den Ansichten „Raster“, „Gantt“, „Karte“ oder „Kalender“.
Sie sehen außerdem Schaltflächen für Schriftart und Formatierung, die denen ähneln, die Sie in in Microsoft Word sehen. Dadurch können Sie den Schriftstil, die Größe oder die Farbe ändern, die Ausrichtung ändern, als Währung formatieren und mehr.
Zusätzliche Smartsheet-Funktionen und -Optionen
Sobald Sie die Grundlagen der Verwendung von Smartsheet erlernt haben, werfen Sie einen Blick auf diese zusätzlichen Funktionen und Optionen.
Freigabe : Neben den Echtzeitgesprächen und Werkzeuge zur Zusammenarbeit können Sie auch die Freigabe- und Berechtigungseinstellungen für Ihr Team anpassen. Verwenden Sie die Schaltfläche Teilen oben rechts, um Ihre Optionen anzuzeigen.
Integrationen : Verbinden Sie Smartsheet mit Apps wie Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira und mehr. Um Ihre Optionen anzuzeigen, gehen Sie zum Lösungscenter , wählen Sie Alle Lösungen durchsuchen und dann im Abschnitt „Add-ons“ die Option Weitere Add-ons anzeigen .
Automatisierte Workflows : Automatisieren Sie Aufgaben für Ihr Projekt oder Blatt durch Auswahl eines Auslösers und einer Aktion. Sie können Dinge wie Benachrichtigungen, Genehmigungsanfragen, das Aufzeichnen eines Datums oder das Sperren von Zeilen automatisieren. Wählen Sie die Registerkarte Automatisierung über der oberen Symbolleiste aus.
Sie können auch einen Arbeitsbereich erstellen, bedingte Formatierung verwenden und Funktionen zum Erstellen einer Web- oder mobilen App für Ihr Unternehmen ausprobieren.
Smartsheet ist ein umfassendes, robustes Tool zur Verwaltung von Projekten jeder Größe. Schauen Sie sich unbedingt die Preise für Abonnementpläne an, um die beste Passform für Sie zu finden.
Ähnliche Tools finden Sie unter Anleitung Verwenden Sie das Todoist-Kanban-Tool oder Anleitung Seien Sie produktiv mit Trello.
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