Todoist vs. Microsoft To Do: Welches ist das Richtige für Sie?

To-Do-Listen-Apps werden zu einem festen Bestandteil, da sich jeder an eine Remote-Arbeitsumgebung gewöhnt. Aufgaben-Apps sind beliebt, weil man beim Jonglieren mehrerer Projekte mit mehreren Kunden leicht Dinge vergisst.

Eine verpasste Aufgabe ist oft teuer und kostet Sie Zeit und Geld. Sie sind auch für alltägliche persönliche Aufgaben unverzichtbar. Wenn Sie beispielsweise Erinnerungen an die Erneuerung Ihrer Lizenz oder die Erledigung einer Aufgabe benötigen, können Aufgabenverwaltungs-Apps Ihnen dabei helfen, Sie zu benachrichtigen, wenn die Aufgabe fällig wird.

Das Problem ist jedoch, dass es viel zu viele To-Do-Listen-Apps auf dem Markt gibt. In diesem Artikel helfen wir Ihnen, zwischen zwei der beliebtesten zu unterscheiden: Todoist vs. Microsoft To Do.

Merkmale und Funktionalität

Jede App verfügt über ihre eigenen Funktionen.

Microsoft To Do konzentriert sich auf Einfachheit. Nach der Übernahme von Wunderlist im Jahr 2015 ersetzte Microsoft es durch Microsoft To Do. Der Plan bestand darin, eine robustere App mit mehr Funktionen zu entwickeln. Stattdessen erstellte Microsoft eine einfache App mit nur grundlegenden Funktionen.

Andererseits bietet Todoist eine breitere Palette an Funktionen, die sich ideal für den geschäftlichen Einsatz eignen.

Microsoft To Do und Todoist verfügen über ähnliche Oberflächen mit einer linken Seitenleiste zum Wechseln zwischen den Abschnitten der App und einem rechten Bereich mit einer Aufgabenliste.

Aufgabenlisten

Microsoft To Do bietet vier Arten von Filtern für Listen, mit denen Sie Ihre Aufgaben filtern können nach:

Mein Tag:Dies ist eine intelligente Liste, in der Sie manuell Aufgaben hinzufügen können, die Sie heute erledigen möchten. Wenn Sie eine Aufgabe in dieser Liste nicht am selben Tag erledigen, wird die Aufgabe nachts in Ihrer allgemeinen Aufgabenliste gespeichert, wenn die Liste automatisch zurückgesetzt wird. Die nicht erledigten Aufgaben werden am nächsten Tag als Vorschlag im Abschnitt „Meine Tagesaufgaben“ angezeigt.

Wichtig: Wichtige Aufgaben (klicken Sie auf den Stern neben dem Titel einer Aufgabe) erscheinen hier.

Geplant:Jede Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum oder einer Erinnerung wird in diesem Abschnitt angezeigt.

Mir zugewiesen:Bei Zusammenarbeit mit Teamkollegen an einem Projekt mit mehreren Aufgaben werden in diesem Abschnitt alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt.

Aufgaben:Hier werden alleIhre Aufgaben angezeigt..

Sie können der linken Seitenleiste auch neue Aufgabenlisten hinzufügen oder eine Gruppe von Aufgabenlisten erstellen, indem Sie auf das Symbol unten rechts in der Seitenleiste klicken. Wenn man es so betrachtet, handelt es sich um eine ziemlich einfache Benutzeroberfläche:

Vergleichen wir das nun mit der Funktionsweise bei Todoist.

Mit Todoist können Sie noch viel mehr tun.

Die Seitenleiste von Todoist ist nicht wie Microsoft To Do in Aufgabenfilter unterteilt. Folgendes siehst du in der Seitenleiste von Todoist:

Posteingang:Alle von Ihnen erstellten (nicht für ein bestimmtes Projekt) und Ihnen zugewiesenen Aufgaben werden hier angezeigt.

Heute:Aufgaben, die heute fällig sind, und überfällige Aufgaben werden hier angezeigt.

Anstehend:Hier sehen Sie eine datumsbezogene Liste der Aufgaben, und auch überfällige Aufgaben werden in diesem Abschnitt oben angezeigt.

Filter und Labels:Sie können Aufgaben nach Parametern wie Priorität oder nach Labels filtern. Im Gegensatz zu Microsoft To Do verfügt Todoist über einen eigenen Bereich zum Filtern, was sich in der Benutzerfreundlichkeit niederschlägt, da mehrere Funktionen direkt in der Seitenleiste zusammengefasst sind.

Projekte:Aufgaben werden unter ihren jeweiligen Projekten angezeigt. Sie können auch auf archivierte Projekte zugreifen. Microsoft erlaubt jedoch keine Archivierung von Projekten (oder Aufgabenlisten, wie es sie nennt). Alle Aufgabenlisten werden dauerhaft aus To Do gelöscht, wenn Sie sie löschen.

Todoist bietet einen umfassenderen Funktionsumfang für Aufgabenlisten, aber wenn Sie etwas Einfacheres benötigen, ist To Do sinnvoller.

Aufgabenerstellung

Beide Apps verfügen über einige Standardfunktionen zur Aufgabenerstellung. Beide ermöglichen beispielsweise das Erstellen von Unteraufgaben und bieten Optionen zum Hinzufügen einer Erinnerung, eines Fälligkeitsdatums und von Beauftragten.

Es gibt jedoch auch viele Unterschiede:

Unteraufgaben:Sie können in beiden Apps Unteraufgaben hinzufügen. „To Do“ bezeichnet Teilaufgaben als „Schritte“. Der Unterschied besteht darin, dass Todoist das Hinzufügen von Unteraufgaben innerhalb von Unteraufgaben zulässt, To Do hingegen nicht.

Abschnitte:Todoist ermöglicht das Erstellen von Abschnitten innerhalb desselben Projekts, was bedeutet, dass Sie Aufgaben auch innerhalb desselben Projekts nach bestimmten Kriterien gruppieren können. Auf Microsoft ToDo können Sie nur einzelne Aufgaben innerhalb eines Projekts hinzufügen..

Erinnerung:Erinnerungen sind in beiden Apps beim Erstellen einer Aufgabe verfügbar. Allerdings können nur Benutzer mit einem Pro- oder Business-Abonnement auf die Erinnerungsfunktion von Todoist zugreifen. Es gibt keine Möglichkeit, Erinnerungen einzurichten, wenn Sie diekostenlose Versionnutzen.

WiederkehrendeFälligkeitstermine:To Do vereinfacht die Arbeit, indem Sie „Wiederholungsaufgaben“ festlegen können. Todoist geht jedoch noch einen Schritt weiter und nutzt Natural Language Parsing, um wiederkehrende Fälligkeitstermine festzulegen. Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe erstellen, versuchen Sie, „Erinnere mich daran, jeden Montag bei Nate einzuchecken“ in das Namensfeld einzugeben, und Todoist legt automatisch die wiederkehrenden Fälligkeitstermine fest.

Zusätzlich zu diesen Unterschieden bietet Todoist auch einige zusätzliche Funktionen, die Sie in der To Do-App nicht finden:

Priorisierung:Die Todoist-App ermöglicht das Festlegen von Prioritäten für jede Aufgabe, während es bei To Do keine solche Option gibt.

Kommentare und Reaktionen:Todoist bietet verschiedene Funktionen für die Zusammenarbeit wie Kommentare und Reaktionen. Sie können Teamkollegen im Kommentarbereich markieren, um Informationen auszutauschen oder Updates zu teilen.

Aufgabenaktivität:Sie können ein Aktivitätsprotokoll für alle Aufgaben anzeigen, mit dem Sie den Arbeitsablauf effizient überwachen und prüfen können.

Aufgabenansichten

Aufgabenansichten sind eine der wesentlichen Funktionen, insbesondere für Benutzer, die einen komplexen Workflow verwalten möchten.

Während To-Do-Apps im Allgemeinen nicht so viele Aufgabenansichten bieten wie Projektmanagement-Apps, erwarten Benutzer von To-Do-Apps zumindest ein Kanban-Board.

Leider bietet Microsoft To Do keine weiteren Ansichten außer der Plain-Vanilla-Liste. Andererseits bietet Todoist sowohl eine Listenansicht als auch eine Boardansicht.

Sie können die Das Kanban-Board von Todoist -Ansicht genauso verwenden wie eine Kanban-Board-basierte Projektmanagement-App wie Trello -Ansicht, bei der Sie Spalten für jede Phase Ihres Arbeitsablaufs erstellen und die Karten dabei verschoben werden Schließe jede Stufe ab.

Verschiedene Funktionen

Wir haben fast alles abgedeckt, was Microsoft To Do zu bieten hat. Leider verfügt To Do über keine nennenswerten Zusatzfunktionen (außer Integrationen). Bei Todoist erhältst du allerdings noch ein paar zusätzliche Extras..

KarmaPunkte:Die App steigert die Produktivität ihrer Benutzer mit Karma. Wenn du auf Todoist zum Abschnitt „Produktivität“ gehst, siehst du die Option zum Erstellen von Zielen. Sie können Ziele für die Erstellung einer bestimmten Anzahl täglicher oder wöchentlicher Aufgaben festlegen.

Sie sammeln immer dann Karma-Punkte, wenn Sie eine Aufgabe erledigen und Ihr Ziel erreichen. Siehe wie Karma-Punkte auf der Website von Todoist funktionieren.

Integrationen:Integrationen sind eine der mächtigsten Funktionen von Todoist. Sie können Todoist mit fast jeder App integrieren, einschließlich Gmail, Chrome, Google Kalender, Outlook und Zapier. Mit Integrationen wie Apiway können Sie auch Apps integrieren, die nicht auf der Liste stehen.

Sogar Microsoft To Do bietet Integrationen für Apps wie Google Kalender und die Office 365 Suite. Allerdings sind die Optionen deutlich geringer als bei Todoist. Es ist auch erwähnenswert, dass Sie ein Tool wie Zapier verwenden können, um To Do oder Todoist in viele weitere Apps zu integrieren.

Benachrichtigungsstil:Sie können anpassen, wie Sie für jede Aktivitätüber Todoist-Benachrichtigungen benachrichtigt werden möchten. Wenn Sie beispielsweise der Manager sind, möchten Sie möglicherweise nicht jedes Mal E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Mitarbeiter einem Projekt beitritt oder es verlässt, möchten aber möglicherweise lieber benachrichtigt werden, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist.

Vorlagen:Sie können schnell Projekte erstellen, indem Sie eine gebrauchsfertige Vorlage aus Vorlagenbibliothek von Todoist importieren. Von persönlichen Projekten bis hin zum Mitarbeiter-Onboarding finden Sie in der Bibliothek eine Vorlage für fast jedes Projekt, das Ihnen einfällt.

Automatische Backups:Automatische Backups sind im kostenlosen Plan nicht verfügbar. Sie können alle Ihre Daten in der Cloud sichern, wenn Sie einen kostenpflichtigen Plan haben.

Keine der in diesem Abschnitt aufgeführten Funktionen ist auf Microsoft To Do verfügbar, wodurch Todoist besser für anspruchsvolle Benutzer wie Unternehmen geeignet ist.

Gerätekompatibilität

Microsoft To Do und Todoist sind plattformübergreifende Apps, aber Todoist läuft auf mehr Geräten als To Do.

Sie können To Do unter Windows, Mac, Android, iOS und im Internet verwenden. Todoist ist auf allen Plattformen verfügbar, einschließlich Linux, Wear OS und Apple Watch.

Zusätzlich zur mobilen App können Sie das Todoist-Widget auf Ihrem iPhone, iPad oder Android-Gerät hinzufügen..

Todoist ermöglicht über das Gmail-Add-on, die Gmail-Erweiterung und das Outlook-Plugin auch das direkte Erstellen von Aufgaben aus E-Mails. Sie können Todoist auch über Ihren Browser verwenden – es verfügt über Chrome-, Edge-, Firefox- und Safari-Erweiterungen.

Preise

Microsoft To Do ist völlig kostenlos. Todoist hat einen kostenlosen Plan, einige seiner Funktionen sind jedoch hinter den Pro- und Business-Plänen verborgen. Der kostenlose Plan erlaubt nur bis zu 5 aktive Projekte, 5 Mitarbeiter pro Projekt, Datei-Uploads von bis zu 5 MB, 3 Filter und einen einwöchigen Aktivitätsverlauf.

Die kostenlose Version eignet sich gut für den persönlichen Gebrauch, aber Geschäftsanwender werden mit ziemlicher Sicherheit einen der kostenpflichtigen Pläne wünschen.

Der Pro-Plan von Todoist kostet 4 $ pro Monat, während der Business-Plan 6 $ pro Monat kostet, vorausgesetzt, Sie zahlen für das ganze Jahr.

Welches ist das Richtige für Sie: Todoist vs. Microsoft To Do

Beide Apps haben ihre Anwendungsfälle.

Microsoft To Do ist ideal, wenn Sie einfach den GTD-Ansatz (Dinge erledigen ) für persönliche Aufgaben verwenden möchten. Du brauchst nicht die lange Palette an Funktionen von Todoist, um deine Einkaufsliste komplexer zu machen, als sie sein sollte.

Wenn Sie mehr als nur die Möglichkeit zum Erstellen und Erledigen von Aufgaben suchen, wie zum Beispiel die Zusammenarbeit an Aufgaben durch Markieren Ihrer Teamkollegen oder die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen, könnten Sie Todoist in Betracht ziehen.

Es ist die perfekte Wahl, wenn Sie keine vollwertige Projektmanagement-App wie Asana benötigen. Einfach etwas, das leistungsstark genug ist, um Geschäftsaufgaben und Zusammenarbeit zu bewältigen.

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