Es ist immer eine schreckliche Tragödie, wenn jemand etwas Wichtiges verliert, an dem er gearbeitet hat, weil er sein Dokument nicht richtig gespeichert hat. Dies passiert häufiger als Sie es für Excel- und Word-Benutzer denken würden!
Glücklicherweise hat Microsoft in den letzten paar Versionen eine Menge Funktionen hinzugefügt, die dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit von Datenverlusten aufgrund von Abstürzen und Stromausfällen zu verringern , versehentliche Löschungen usw. Eine Funktion heißt AutoRecover und die zweite, weniger bekannte Funktion heißt AutoBackup.
In diesem Artikel werde ich über die Konfiguration beider Optionen für Ihre Daten sprechen ist so sicher wie möglich. Ich möchte auch erwähnen, dass die neuesten Versionen von Office es Ihnen ermöglichen, Dokumente direkt in OneDrive zu speichern, was eine gute Option ist, die Sie in Betracht ziehen sollten, da Sie auch dann auf Ihre Arbeit zugreifen können, wenn Ihre Festplatte ausfällt.
Excel AutoRecover
Die automatische Wiederherstellungsfunktion ist standardmäßig aktiviert und speichert Ihr Dokument grundsätzlich nach einem festgelegten Zeitintervall automatisch an einem temporären Speicherort. Um die AutoRecover-Einstellungen anzuzeigen, klicken Sie auf Dateiund dann auf Optionen.
Klicken Sie auf Im Speichernim linken Menü wird die Option "AutoWiederherstellen" unter Arbeitsmappen speichernangezeigt.
Standardmäßig werden AutoWiederherstellungsinformationen alle 10 Minuten gespeichert. Zusätzlich zu dem Intervall muss Excel 30 Sekunden inaktiv sein, bevor die Daten gespeichert werden. Außerdem werden die automatisch gespeicherten Informationen im hier angegebenen AutoWiederherstellen-Speicherortgespeichert. Wie funktioniert es? Nehmen wir an, Sie haben ein Arbeitsblatt wie das unten stehende und Sie haben es gespeichert.
Nehmen wir nun an, ich füge die folgenden Daten zum Excel-Tabelle und warten Sie etwa 10 Minuten, ohne mein Dokument zu speichern. Da das AutoWiederherstellungsintervall auf 10 Minuten eingestellt ist, müssen Sie mindestens so lange warten, bis die Daten gespeichert sind.
In meinem Fall Ich habe einen Excel-Absturz simuliert, indem ich den Task-Manager geöffnet und den Excel-Prozess beendet habe. Danach habe ich Excel wieder geöffnet und sofort eine Option namens Zeige wiederhergestellte Dateiengesehen.
Wenn Sie darauf klicken Es wird eine Liste von Excel-Dateien angezeigt, die wiederhergestellt werden können. In meinem Fall hatte es die Originaldatei, die Daten nur in A1 und A2 hatte, und es hatte auch die AutoRecovered-Datei, die die Daten enthielt, die ich nicht auf der Festplatte gespeichert hatte.
Wenn Sie auf eines der Elemente in der Liste klicken, wird eine weitere Instanz von Excel geöffnet, die die Daten in dieser bestimmten Datei anzeigt. Alles in allem ist dies eine sehr nützliche Funktion für die Zeiten, in denen Sie nicht Ihre gesamte Arbeit gespeichert haben, Excel jedoch unerwartet beendet wird.
Der Nachteil dieser Funktion besteht darin, dass die AutoWiederherstellungsdaten auf derselben Festplatte gespeichert sind fahren Sie als Ihre Datei, wenn also etwas mit Ihrer Festplatte passiert, wird alles weg sein. Sie können den Speicherort in den obigen Einstellungen auf eine separate Festplatte oder sogar auf einen Netzwerkspeicherort ändern, was ich sehr empfehlen kann.
Beachten Sie, dass die AutoWiederherstellungsinformationen in den folgenden Fällen auch automatisch von Excel gelöscht werden:
Wenn Sie die Datei speichern, werden die AutoRecover-Daten gelöscht. Wenn Sie Excel manuell beenden und die Daten nicht speichern, werden die AutoWiederherstellungsdaten gelöscht. Denken Sie daran, wenn Sie diese Funktion verwenden. Wenn Sie ein starker Excel-Benutzer sind, würde ich vorschlagen, das AutoWiederherstellungsintervall auf 2 oder 3 Minuten anstatt 10 einzustellen.
AutoBackup
Ein weiteres Feature, über das nicht viele Leute wirklich Bescheid wissen es ist AutoBackup. Um es zu verwenden, müssen Sie zunächst Ihre Datei speichern und speichern, um zum Dialogfeld Speichernzu gelangen. Wenn Sie bereits ein gespeichertes Excel-Dokument haben, gehen Sie zu Dateiund dann zu Speichern unterund wählen Sie einen Speicherort aus. Wenn Sie dies tun, wird der Dialog Speichern unterangezeigt.
Klicken Sie im Dialogfeld auf Klicken Sie auf die Schaltfläche Toolslinks neben der Schaltfläche Speichern. Sie sehen eine Reihe von Optionen, darunter die Option Allgemeine Optionen. Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein kleines Fenster mit weiteren Optionen.
Machen Sie weiter und überprüfen Sie Backup immer erstellen Box. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie jetzt die Datei speichern, wird auch eine Excel-Sicherungsdatei mit der Erweiterung .XLK erstellt. Beachten Sie, dass die Dateien beim ersten Mal genau gleich sind. Wenn Sie die Originaldatei bearbeiten und anschließend erneut speichern, bleibt die Sicherungsdatei unverändert (Originaldaten). Beim dritten Speichern wird die Sicherungsdatei jedoch bis zum zweiten Speichern mit Informationen aktualisiert.
Grundsätzlich ist die Sicherungsdatei immer eine Version hinter der aktuellen Version. Wenn Sie also einige Änderungen vorgenommen haben, Ihre Datei gespeichert haben und dann zu der Version zurückkehren wollten, die diese Änderungen nicht hatte, können Sie einfach die Sicherungsdatei öffnen.
Die Datei wird in der Datei gespeichert der gleiche Ort wie die ursprüngliche Datei und es scheint nicht eine Möglichkeit, das zu ändern. Diese Funktion bietet Ihrem Dokument nicht viel Sicherheit, ist aber unter bestimmten Umständen nützlich.
Wenn Sie diese Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen in Excel aktivieren, können Sie hoffentlich keine wichtigen Daten verlieren. Es ist immer eine gute Option, Cloud-Speicher (wie OneDrive) als zusätzliches Sicherheitsnetz zu verwenden, falls Ihr Computer katastrophal ausfallen sollte. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht zu kommentieren. Viel Spaß!