Manchmal möchten Sie vielleicht einen Brief erstellen, den Sie an viele verschiedene Personen senden, aber Sie möchten, dass bestimmte Teile für jeden Adressaten individualisiert werden: Teile wie die Begrüßung, Name, Adresse usw Im Word-Sprachgebrauch bedeutet dies, dass Sie einen Serienbrief erstellen sollten, was wirklich einfach ist.
Bevor Sie mit den Serienbriefen beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie bereits eine Datenbank mit allen Feldern eingerichtet haben du würdest gerne aufnehmen. Eine Datenbank kann so einfach sein wie eine Excel-Tabelle mit Spalten für Vorname, Nachname, Adresse usw. Word kann Daten aus Excel-, Access- und Textdokumenten importieren. Wenn Sie noch kein Datenbank-Setup haben, können Sie es immer in Word erstellen, wo ich Ihnen zeigen werde, wie es gemacht wird.
Um zu beginnen, erstellen Sie ein Dokument, das den Standard-Text enthält Der Beispiel - Weihnachtsbrief unten:
Beachten Sie, dass es keine Anrede, Adresse usw. gibt, da diese später als Felder in unserem hinzugefügt werden Formbrief. Als erstes müssen Sie auf der Registerkarte Mailingsauf Empfänger auswählenklicken:
Hier fügen Sie die Personen hinzu, die den Brief erhalten oder eine Liste aus einer Datenbankdatei importieren.
Sie können klicken Geben Sie unter Neue Liste eingebenein, wenn Sie die Liste in Word selbst erstellen möchten. Um zu importieren, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden. In diesem Beispiel geben Sie einfach die Liste ein.
Hinweis: Wenn Sie Ihre Empfängerliste speichern, wird Word angezeigt Sie werden aufgefordert, einen Speicherort auf Ihrer Festplatte anzugeben, um die zu erstellende Datendatei zu speichern.
Sobald Sie Ihre Empfängerliste gespeichert haben, werden Sie feststellen, dass viele der Symbole aktiv sind Das Ribbon Mailingskann jetzt angeklickt werden. Um mit dem Hinzufügen von Feldern zu Ihrem Serienbrief zu beginnen, klicken Sie auf eine Stelle in Ihrem Dokument, um anzugeben, wo das Feld platziert werden soll. Klicken Sie dann auf Adressblock.
Dies öffnet den Dialog Adressblock einfügen.
Klicken Sie auf OK, um das Standardformat zu verwenden, und Sie sollten etwas erhalten, das wie folgt aussieht:
Als nächstes fügen Sie hinzu Klicken Sie nach dem Adressblockauf Enter, um den Text um eine Zeile nach unten zu verschieben, und klicken Sie dann auf das Symbol Begrüßungszeile:
Dies öffnet den Grußzeile einfügen-Dialog.
Lassen Sie uns noch einmal das Standardformat verwenden und klicken Sie einfach auf die Schaltfläche OK.
Markieren Sie als Nächstes & lt; Adressblock & gt; mit der rechten Maustaste Maus, wählen Sie Absatzund aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Platz zwischen Absätzen mit demselben Stil nicht hinzufügen. Dies führt dazu, dass der Adressblock korrekt zusammenhält, anstatt eine Leerzeile zwischen jedem Teil zu haben.
Klicken Sie dann auf Vorschau ErgebnisseSymbol auf der Registerkarte Mailings in der Multifunktionsleiste.
Anstelle des Adressblockfeldindikators sollten Sie jetzt den tatsächlichen Inhalt sehen, der im Word-Dokument aufgeführt ist.
Wenn Sie mit der Vorschau fertig sind, klicken Sie auf das Symbol Vorschau der Ergebnisse, um die Vorschau zu deaktivieren. Um zu sehen, wie Sie weitere Felder hinzufügen können, klicken Sie einfach auf den Adressblock & gt; in Ihrem Dokument, um Ihre aktuelle Position zu machen, klicken Sie dann auf das Merge-Feld einfügen-Symbol.
Sie sollten etwas wie folgt erhalten:
Wählen Sie Land oder Regionund klicken Sie dann auf Einfügenbutton.
Klicken Sie erneut auf das Symbol Vorschau der Ergebnisse, um zu sehen, wie es aussieht. Hier ist mein Beispiel unten:
Jetzt, da der Serienbrief korrekt eingerichtet ist, können Sie erweiterte Dinge wie das Einrichten von Regeln tun. Mit Regeln können Sie Text für bestimmte Empfänger anzeigen und für andere ausblenden. Um zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Regeln.
Sie sehen ein Dropdown-Menü mit mehreren Optionen wie Fragen, Ausfüllen usw.
Wählen Sie für unser Beispiel If ... Then ... ElseDies bringt uns zum folgenden Dialog:
Ändern Sie den Feldnamen: in Land_oder_ Regionund geben Sie USAin das Feld Vergleichen mit:ein. Fügen Sie als nächstes einen Text zu den Feldern hinzu, in denen Diesen Text einfügenund Sonst diesen Text einfügen.Wenn der Empfänger in diesem Beispiel in den USA lebt, erhält er den Text Frohe Weihnachteneingefügt in ihren Brief, während alle anderen die Botschaft erhalten Seasons Greetings.
So wird es aussehen, wenn Sie auf klicken >OKund dann die Schaltfläche Vorschau der Ergebnisse.
Als nächstes notieren Sie sich die Vorschau Ergebnisse:
Hier können Sie auf die Pfeiltasten klicken (wenn Vorschau Ergebnisseist eingeschaltet) links und rechts neben der Nummer, um durch alle zu sendenden Buchstaben zu blättern. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Briefe richtig aussehen, bevor Sie drucken oder per E-Mail verschicken.
Hinweis: Die Auswahl der Vergleichsfelder unter Regelnist für übereinstimmende Feldnamen in einer Datenbank mit Kopfzeilennamen in der Empfängerliste.
Um zu sehen, wo Sie Felder in Ihr Dokument eingefügt haben, verwenden Sie die HervorhebungFelder zusammenführen.
Dies ist ein Schalter, den Sie nach Belieben ein- und ausschalten können. Wenn Sie mit Ihrem Brief zufrieden sind, klicken Sie auf Beenden & amp; ZusammenführenSymbol:
Sie sollten dieses Dropdown-Menü mit drei Optionen aufrufen.
Wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten, damit Word alle Ihre Buchstaben zu einem großen Dokument zusammenfügt, das Sie vor dem Drucken oder Senden als E-Mail betrachten können.
Wie Sie sehen, ist das Erstellen von Serienbriefen mit Word nicht mehr die Aufgabe, die es einmal war, und Sie können Dokumente schnell und einfach erstellen und versenden. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht zu kommentieren. Viel Spaß!