So führen Sie einen Serienbrief von Excel nach Microsoft Word durch

Wenn Sie einen Serienbrief von Excel nach Word erstellen möchten, ist mehr erforderlich, als nur ein Arbeitsblatt zu verbinden. Unabhängig davon, ob Sie die Excel-Tabelle von Grund auf neu einrichten oder eine Text- oder CSV-Datei importieren, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Daten korrekt strukturiert sind.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Mailingliste in einem Microsoft Excel-Dokument so formatieren, dass bei der Verknüpfung mit Wort für den Seriendruck alles richtig funktioniert.

Eine Datei in Excel importieren

Wenn Sie eine Text- oder CSV-Datei als Datenquelle für die Mailingliste haben, können Sie diese in eine Excel-Datei importieren. Von dort aus können Sie die Daten richtig anordnen und formatieren, bevor Sie sie über die Serienbrieffunktion oder den Assistenten in Word verbinden.

Während der Vorgang für Excel-Versionen ähnlich ist, unterscheidet er sich geringfügig für Microsoft 365 von Excel für Mac oder anderen Excel-Versionen.

Importieren einer Datei mit Microsoft 365

Wenn Sie Excel mit Microsoft 365 unter Windows verwenden, befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Datendatei zu importieren.

  1. Gehen Sie zur Registerkarte Datenund wählen Sie Aus Text/CSVim Abschnitt „Daten abrufen und transformieren“ des Menübands.
    1. Suchen Sie nach der Datei und wählen Sie sie aus. Wählen Sie dann Importieren.
      1. Bestätigen oder bearbeiten Sie im Popup-Fenster oben die drei Dropdown-Menüs für Dateiursprung, Trennzeichen und Datentyperkennung.
        1. Um die Felder beim Import zu formatieren, wählen Sie Daten transformieren. Hinweis: Wenn Sie planen, sie später zu formatieren, wählen Sie Laden, um die Daten direkt zu importieren.
          1. Wenn Sie Daten transformierenwählen, wählen Sie im angezeigten Power Query-Fenster die erste Spalte aus, die Sie formatieren möchten.
          2. Gehen Sie dann zur Registerkarte Startseiteund verwenden Sie die Dropdown-Liste Datentypim Abschnitt „Transformieren“, um das Format auszuwählen.
            1. Wählen Sie Aktuell ersetzen.
              1. Setzen Sie diesen Vorgang für jede Spalte in Ihrem Datensatz fort.
              2. Wenn Sie fertig sind, sehen Sie die Vorschauergebnisse und können auf der Registerkarte StartseiteSchließen und ladenauswählen.

                3. Sie erhalten Ihre importierte Datei mit der Anzahl der geladenen Zeilen. Anschließend können Sie bei Bedarf weitere Anpassungen vornehmen und die Datei speichern..

                Eine Datei mit anderen Excel-Versionen importieren

                Wenn Sie Excel auf einem Mac oder eine andere Version wie Excel 2013 verwenden, befolgen Sie diese Schritte, um eine Text- oder CSV-Datei zu importieren.

                1. Gehen Sie zur Registerkarte Daten, öffnen Sie das Menü Daten abrufenund wählen Sie Aus Text.
                  1. Suchen Sie nach der Datei und wählen Sie sie aus. Wählen Sie dann ImportierenoderDaten abrufen.
                    1. Wählen Sie im Fenster des Textimport-Assistenten die Option Getrenntaus und legen Sie optional „Import in Zeile starten“ und „Dateiursprung“ fest, und legen Sie fest, ob Ihre Daten Spaltenüberschriften enthalten. Wählen Sie Weiter.
                      1. Aktivieren Sie im nächsten Bildschirm das Kontrollkästchen für die Art des Trennzeichens, das Sie verwenden, z. B. Tab, Komma oder Leerzeichen, und wählen Sie Weiter.
                        1. Auf dem letzten Bildschirm haben Sie die Möglichkeit, die Daten zu formatieren. Wählen Sie dazu jede Spalte aus und wählen Sie oben deren Datenformat aus. Beachten Sie die Daten. Sie können die Struktur auswählen. Für numerische Daten können Sie Erweitertauswählen, um die Dezimal- und Tausendertrennzeichen auszuwählen. Wählen Sie Fertig stellen.
                          1. Wählen Sie im Dialogfeld „Daten importieren“ eine Zelle für ein Vorhandenes Blattaus oder wählen Sie Neues Blattfür die Daten. Wählen Sie Importieren.

                            2. Dann wird Ihre Empfängerliste importiert und ist bereit zum Überprüfen, Bearbeiten und Speichern.

                            Richten Sie das Mailing ein Liste in Excel

                            Ob Sie eine Datei wie oben beschrieben importieren oder Ihre Mailingliste in Excel von Grund auf erstellen, es gibt mehrere Dinge zu beachten. Dies kann eine Anpassung Ihrer Excel-Daten erforderlich machen.

                            Stellen Sie sicher, dass:

                            • Die Daten sind für Text, Prozentsätze und Zahlen korrekt formatiert (unten beschrieben)
                            • Die Spaltennamen in Ihrem Blatt stimmen mit den Feldnamen überein, die Sie in Word verwenden möchten
                            • Die Daten befinden sich im ersten Blatt Ihrer Arbeitsmappe
                            • Die Arbeitsmappe wird lokal (auf Ihrem Computer) gespeichert
                            • Die Bearbeitungen oder Änderungen werden abgeschlossen, bevor das Blatt in Word verbunden wird.

                              • Formatieren Sie die Mailliste in Excel

                              Neben der Verwaltung der Daten für Ihre Mailingliste in Excel müssen Sie auch auf deren korrekte Formatierung achten. Dies ist für Prozentangaben und Postleitzahlen zwingend erforderlich..

                              • Prozentsätze: Standardmäßig werden Prozentsätze mit 100 multipliziert. Formatieren Sie Prozentsätze als Text, wenn Sie diese Berechnung vermeiden möchten.
                              • Zahlen: Zahlen so formatieren, dass sie ihren Kategorien entsprechen. Verwenden Sie beispielsweise „Währung“ für Dollarbeträge.
                              • Postleitzahlen: Formatieren Sie Postleitzahlen oder Postleitzahlen als Text. Wenn Sie sie als Zahlen formatieren, gehen die führenden Nullen für Codes wie 00321 verloren.

                                • Um Ihre Daten zu formatieren, wählen Sie eine Spalte aus, gehen Sie zur Registerkarte Startseiteund wählen Sie das Format in der Dropdown-Liste Zahlenformataus.

                                Beachten Sie, dass die Daten zwar kategoriespezifisch formatiert werden, beim Verbinden mit Word jedoch keine entsprechenden Symbole angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise einen Prozentsatz zuordnen, sehen Sie nur die Zahlenanzeige, nicht das Prozentzeichen. Sie sollten die gewünschten Symbole neben den zugeordneten Feldern im Word-Serienbriefdokument hinzufügen.

                                Bereit zum Zusammenführen

                                Sobald Sie Ihre Empfängerliste in Excel fertig haben, ist es an der Zeit, die Serienbrieffunktion von Word zu verwenden, um den Vorgang abzuschließen. Ob personalisierte Briefe oder E-Mail-Nachrichten, alle Einzelheiten finden Sie in unserem Tutorial für Erstellen eines Seriendrucks in Microsoft Word.

                                Außerdem erfahren Sie, wie Sie Erstellen Sie Etiketten in einem Word-Dokument aus einer Excel-Tabelle machen.

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                                6.12.2023