Die E-Mail-Kommunikation hat sich in den letzten Jahrzehnten seit ihrer Popularität kaum verändert. Die meiste Sprache, die wir heute verwenden, ist dieselbe. Viele der mit E-Mails verbundenen Begriffe haben wir aus der Zeit übernommen, als wir noch mit Papierpost kommunizierten. CC und BCC sind perfekte Beispiele. Was bedeutet das alles?
Dieser Artikel behandelt den E-Mail-Jargon und hilft Ihnen zu verstehen, wofür viele der E-Mail-Funktionen gedacht sind.
Was bedeutet CC?
CC steht für Carbon Copy. Wenn Sie die Adresse einer Person in dieses Feld eingeben, senden Sie eine Kopie Ihrer E-Mail an diese Person. Dies gilt für alle E-Mail-Technik, die Sie möglicherweise verwenden.
Der Begriff stammt aus der Zeit, als die Kommunikation auf Papier noch weit verbreitet war. Jeder machte Kopien von Dokumenten, indem er ein Blatt Kohlepapier zwischen zwei Blätter normales Papier legte. Wenn der Stift Druck auf das obere Blatt ausübte, wurde die Schrift dank des Kohlepapiers auf das untere übertragen. Dadurch konnten die Benutzer schnell Kopien erstellen und senden.
E-Mail-Kopien enthalten möglicherweise kein Kohlepapier mehr, aber das Prinzip ist dasselbe. Sie senden Kopien Ihrer E-Mail an andere Personen. Wenn Ihnen also jemand sagt, dass Sie ihn in CC setzen sollen, möchte er eine Kopie der E-Mail, die Sie an den Empfänger senden. Wenn Sie beispielsweise mit einem Kunden kommunizieren, möchten Sie vielleicht Ihren Vorgesetzten in CC setzen.
Was bedeutet BCC?
BCC steht für Blind Carbon Copyund es funktioniert wie CC, mit einem großen Unterschied. Wenn Sie jemanden in CC setzen, sehen die Empfänger Ihrer E-Mail, wer die E-Mail noch erhalten hat. Sowohl die Person(en) im Feld „An“ als auch im Feld „CC“ können die Adressen der jeweils anderen sehen. BCC fügt eine Geheimhaltungsstufe hinzu. Nur der Absender kann die Liste sehen, und der BCC-Empfänger sieht nur seine E-Mail-Adresse im BCC-Feld, selbst wenn der Absender mehr als eine Person zu dieser Liste hinzugefügt hat.
Wenn Datenschutz erforderlich ist, verwenden Sie das BCC-Feld. Wenn Sie beispielsweise ein E-Mail-Gespräch mit einem Kunden führen und Ihren Vorgesetzten markieren müssen, sollten Sie eine Blindkopie senden. Es gibt keinen Grund für Ihren Kunden zu wissen, dass jemand anderes auf dem Laufenden gehalten wird.
E-Mail-Etikette
Jetzt, da Sie wissen, was CC und BCC bedeuten, fragen Sie sich wahrscheinlich, warum Sie jemals eine CC senden sollten, anstatt nur alle im Feld "An" hinzuzufügen. Wie bereits erwähnt, kann jeder sehen, wer zur CC-Liste hinzugefügt wurde. Technisch gesehen unterscheidet sich CC nicht vom Hauptfeld „An“. Warum also verwenden?
Die Antwort ist einfach: Etikette. Der Abschnitt „An“ ist dem/den Hauptempfänger(n) vorbehalten. Sie sind diejenigen, die direkt mit dem Betreff der von Ihnen gesendeten E-Mail zu tun haben. Sie sollten das Feld "CC" verwenden, um eine Kopie dieser E-Mail an andere Parteien zu senden, die jetzt oder in Zukunft an den Informationen interessiert sein könnten.
CC ist nützlich, wenn Sie möchten, dass eine andere Person eine Kopie der E-Mail erhält, falls sie diese benötigt.
BCC sollte verwendet werden, um den Hauptempfänger nicht davon in Kenntnis zu setzen wer sonst noch eine Kopie der E-Mail erhält. Es ist jedoch auch nützlich, wenn Sie eine lange Liste von Personen per E-Mail senden müssen. Es ist nicht erforderlich, dass alle Beteiligten Dutzende von E-Mail-Adressen sehen, die an ihre E-Mail angehängt sind. Denken Sie daran, dass der Empfänger eines BCC nur seine Adresse im BCC-Feld sehen kann. Die anderen bleiben verborgen.
All dies ist jedoch nicht in Stein gemeißelt. Es gibt keine festgelegten Regeln. Viele Personen und Unternehmen verwenden diese E-Mail-Felder möglicherweise anders.
Andere wichtige E-Mail-Begriffe, die Sie kennen sollten
Mit einer E-Mail können Sie so viele Dinge tun, wie zum Beispiel Weiterleitung und E-Mail-Gruppen erstellen, aber Sie müssen zuerst die Begriffe verstehen, um all diese großartigen Funktionen freizuschalten. Lassen Sie uns den Jargon etwas genauer untersuchen.
Betreff
Das Feld Betreff wird verwendet, um dem Empfänger mitzuteilen, worum es in der E-Mail geht. Fassen Sie die Informationen in wenigen Worten zusammen. Dies hilft Ihnen auch, die E-Mail später bis zum nach Themen sortieren zu finden.
Allen antworten
Normalerweise antworten Sie dem Absender indem Sie auf die Schaltfläche Antwortenklicken. Dies speichert auch die ursprüngliche E-Mail und den gesamten Thread oben, um die Informationen immer zur Hand zu haben.
Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, Allen zu antworten. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie Teil einer CC-Liste sind, um Ihre Antwort an alle Beteiligten zu senden.
Weiterleiten
Hat Ihnen jemand gesagt, "mich weiterleiten" und Sie waren sich nicht sicher, was das bedeutete? Dieser Begriff bezieht sich auf die Schaltfläche Weiterleiten. Mit dieser Funktion können Sie jede empfangene E-Mail auswählen und an eine andere Person als den ursprünglichen Absender senden. Es spart Ihnen viel Zeit.
Spam
E-Mail-Spam bezieht sich auf Junk-Mail. Es handelt sich um unerwünschte Inhalte, die Ihnen und Tausenden anderer Personen, die Teil einer E-Mail-Liste sind, gesendet wurden. Jeder E-Mail-Dienst, wie Gmail oder Outlook, verfügt über einen eigenen Spam-Ordner. Spam landet jedoch nicht immer automatisch dort. In einigen Fällen müssen Sie Spam-E-Mails erkennen und sie manuell löschen.
Blocklist
Apropos Spam, hier ist a Blockliste ist praktisch. Früher als Blacklist bekannt, ist eine Blocklist nur eine Liste von dauerhaft gesperrten Adressen. Einige Absender sind bekannte Spammer, daher wird Ihr E-Mail-Dienstanbieter sie automatisch in die Sperrliste aufnehmen, aber manchmal müssen Sie Adressen blockieren selbst Adressen blockieren.
Hoffentlich haben wir es geschafft, die Dinge zu klären, und Jetzt sind Sie viel besser und können Ihre E-Mails senden und verwalten. Stellen Sie nur sicher, dass Sie CC und BCC nicht verwechseln, wenn die Situation die Verwendung des einen oder anderen erfordert.