Das Durchsuchen von Outlook-E-Mails kann sich als schwierige Aufgabe erweisen, wenn Sie jemand wie ich mit mehreren PST-Dateien und Zehntausenden von E-Mails über Jahrzehnte sind. In den meisten Unternehmensumgebungen wird Outlook für E-Mails verwendet, und viele Personen speichern geschäftliche und persönliche E-Mails in Outlook.
In älteren Versionen von Outlook benötigten Sie Drittanbieter-Add-Ons wie Xobni zum schnellen Durchsuchen Ihrer E-Mails. Glücklicherweise hat Microsoft seit Office 2010 eine nutzbare Suchfunktion erstellt, die tatsächlich funktioniert, und Sie können E-Mails mithilfe einer Vielzahl von Filtern schnell finden. Sie können nach Text, Adressen, Anhängen, Absendern usw. suchen und nach Datum, Größe, Thema, Wichtigkeit und mehr filtern.
In diesem Artikel werde ich Ihnen zeigen, wie Sie sicher gehen können Alle Ihre E-Mails werden von Windows indexiert und führen dann verschiedene Suchvorgänge durch, je nachdem, wonach Sie suchen.
Beachten Sie, dass in diesem Artikel davon ausgegangen wird, dass Sie mit Office 2010, 2013 oder 2016 arbeiten Das beste für die Suche.
Indizierung aktivieren
Bevor Sie in Outlook blitzschnell suchen können, müssen Sie sicherstellen, dass alle Ihre E-Mails indiziert wurden. Um dies zu überprüfen, klicken Sie in das Suchfeld, das Sie oben in Ihrem E-Mail-Postfach sehen.
Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken Im Suchfeld wird die Registerkarte Suchwerkzeugein der Multifunktionsleiste angezeigt. Ganz rechts klicken Sie auf Suchwerkzeugeund dann auf Suchoptionen.
Klicken Sie unter Quellenauf die Schaltfläche Indexierungsoptionen.
Dies wird Sie gelangen auf den Windows-Bildschirm Indizierungsoptionen, in dem Sie die verschiedenen Orte auswählen können, die Sie indizieren möchten. Wenn Sie in der Liste Microsoft Outlooknicht sehen, müssen Sie auf die Schaltfläche Ändernklicken.
Fahren Sie fort, überprüfen Sie Microsoft Outlookund klicken Sie dann auf OK.
Windows wird gestartet Indexieren Sie die E-Mails sofort und Sie können überprüfen, ob es fertig ist, indem Sie unter Suchwerkzeuge wie oben gezeigt auf Indexstatusklicken.
Es wird eine Nachricht angezeigt, die angibt, wie viele Elemente noch indiziert werden müssen. Sobald sie abgeschlossen sind, wird Outlook alle Objekte indiziert haben. Jetzt lernen wir, wie man in Outlook sucht.
Suchen in Outlook durchführen
Um in Outlook zu suchen, klicken Sie auf Posteingangoder klicken Sie auf einen bestimmten Ordner . Wenn Sie auf Posteingang klicken, werden Sie feststellen, dass in der Box Aktuelles Postfach suchenaufgeführt ist. Sie können auf das kleine Dropdown auf der rechten Seite klicken und aus anderen Optionen wie Aktueller Ordner, Unterordnerund Alle Outlook-Elementeauswählen.
Wenn Sie auf Posteingang klicken, wird automatisch Aktuelles Postfachausgewählt. Dadurch werden alle E-Mails im gesamten Postfach einschließlich aller Einträge unter Posteingang, Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte, Postausgang usw. durchsucht. Wenn Sie auf einen bestimmten Ordner klicken, wird das Suchfeld standardmäßig auf Aktueller Ordnergesetzt durchsuchen Sie nur die E-Mail in diesem bestimmten Ordner ohne Unterordner.
Wenn Sie einen Ordner mit Unterordnern haben, stellen Sie sicher, dass Sie im Dropdown-Menü Unterordnerauswählen, um nur die Unterordner zu durchsuchen.
Nun, da wir es verstehen Lassen Sie uns lernen, wie Sie verschiedene Arten von Suchen in Outlook durchführen können. Es gibt zwei Möglichkeiten: Verwenden Sie die Suchleiste oder die Suchabfrage-Syntax. Wie Sie vielleicht wissen, ist die letztere Option technischer, ermöglicht Ihnen jedoch, komplizierte Suchen zu erstellen.
Verwenden der Suchtools in Outlook
Beginnen wir mit der einfacheren Methode das wird für die meisten Leute gut funktionieren. Klicken Sie in das Suchfeld, nachdem Sie Posteingang oder einen Ordner ausgewählt haben, und klicken Sie dann in der Multifunktionsleiste auf Suchwerkzeuge. Werfen wir einen Blick auf all die verschiedenen Optionen.
Ganz links ist der Bereich, der die Genau wie die Dropdown-Box, die ich oben erwähnt habe. Als nächstes folgt Ergebnisse, die erst nach einer Suche aktiv sind. Standardmäßig zeigt Outlook nur die neuesten Elemente an, die mit einer Suche übereinstimmen, und zeigt Ihnen möglicherweise nicht alle Ergebnisse an. Sie können auf Ältere Ergebnisse einschließenklicken, um alle Ergebnisse anzuzeigen, oder bis zum Ende der Suchergebnisse blättern und Mehr anzeigenauswählen.
Verfeinernist der Ort, an dem wir wirklich nach unten suchen und genau das finden können, wonach wir suchen. Erstens, wie gehen wir in Outlook nach genauem Text suchen? Nehmen wir an, Sie möchten alle E-Mails mit Ihrem SSN oder mit einem bestimmten Wort finden. In diesen Fällen verwenden Sie einfach doppelte Anführungszeichen.
Oben habe ich nach dem Wort sherlockgesucht, indem ich es eingefügt habe es in doppelten Anführungszeichen. Wenn das Wort in der Betreffzeile steht, wird es gelb hervorgehoben. Wenn Sie auf eine der E-Mails klicken, wird das Wort für Sie hervorgehoben angezeigt. Das ist praktisch.
Dies ist eine der häufigsten Sucharten. Eine andere häufige Suche ist nach Absender. Das ist in Outlook wirklich einfach. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Vonin der Multifunktionsleiste und geben Sie den Namen der Person oder E-Mail-Adresse ein.
Wenn Sie weitere Suchkriterien hinzufügen möchten, z. B. nur E-Mails von einem bestimmten Absender mit Anlagen anzeigen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Hat Anhänge.
Sie können weitere Filter hinzufügen, um die Ergebnismenge von E-Mails zu reduzieren. Die meisten anderen Optionen sind ziemlich selbsterklärend wie Ungelesen, Gekennzeichnet, Wichtig, usw. Wenn Sie nach Datum suchen möchten, können Sie auf Diese Woche klicken und Sie werden einige Optionen wie Diese Woche, Dieser Monat, Diese erhalten Jahr usw., aber das war's auch schon.
Wenn Sie nach Datum suchen oder so etwas wie die ältesten E-Mails in Outlook finden möchten, Sie muss die Option Erweiterte Suche oder die Abfragesyntax verwenden. Beginnen wir mit der erweiterten Suche. Um dorthin zu gelangen, müssen Sie erneut auf Suchwerkzeuge klicken und Erweiterte Suchewählen.
Beachten Sie, dass dies der Fall ist Die Suche durchsucht nur den aktuellen Ordner, den Sie standardmäßig ausgewählt haben. Wenn Sie alles durchsuchen wollen, müssen Sie oben rechts auf die Schaltfläche Durchsuchenklicken.
Wenn Sie alles durchsuchen möchten, wählen Sie Posteingang und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Unterordner durchsuchenunten.
Jetzt sehen Sie auf dem Hauptsuchbildschirm Zeitganz unten, aber Sie haben nur die gleichen Optionen wie Dropdown in der Multifunktionsleiste. Um eine erweiterte Suche durchzuführen, müssen Sie auf den Tab Erweitertklicken.
Hier müssen Sie erstellen Sie besitzen Suchkriterien. Klicken Sie auf Feldund gehen Sie zu Datums- / Uhrzeitfelderund wählen Sie Empfangen. Klicken Sie nun auf Bedingungund scrollen Sie nach unten, bis Sie weitere Optionen wie bei oder nach, bei oder vorund dazwischen sehen.
Wenn Sie zwischenauswählen, können Sie Daten wie 01 eingeben / 01/2005 und 31.12.2005und klicken Sie dann auf Zur Liste hinzufügen. So sieht meine Suche aus.
Beachten Sie, dass Sie weitere Kriterien zur Liste hinzufügen können, um die Ergebnisse einzugrenzen. In meinem Beispiel oben werde ich nur alle E-Mails in diesem Datumsbereich abrufen, die wahrscheinlich zu viele sind.
Wenn Sie die älteste E-Mail in Outlook suchen möchten, wählen Sie die Option oder bevorBedingung und dann geben Sie einfach jedes Datum ein, das Sie für ziemlich alt halten.
Passen Sie das Datum an, je nachdem wie viele E-Mails erhalten Sie. Es sollte ziemlich einfach sein, mit dieser Suche die älteste E-Mail in Ihrer gesamten Outlook-Datei zu finden.
Eine weitere beliebte Suche ist die Suche nach der größten E-Mail-Adresse in Ihrer PST-Datei. Um dies zu tun, klicken Sie auf den Tab Weitere Optionenin Erweiterte Suche und Sie werden eine Option für die Größe am unteren Rand sehen. Wählen Sie größer alsund geben Sie dann einen Wert in Kilobyte ein. Wenn Sie beispielsweise E-Mails mit mehr als 5 MB finden möchten, geben Sie 5000ein.
Diese sind nur einige der Suchen, die Sie mit der erweiterten Suche durchführen können. Darüber hinaus können Sie all dies mithilfe der Suchsyntax in das Suchfeld eingeben und die gleichen Ergebnisse erzielen. Zum Beispiel kann ich einfach messagesize: & gt; 5MBeingeben und die gleichen Ergebnisse erhalten.
Ich habe gewonnen Gehen Sie nicht durch die verschiedenen Suchoptionen in diesem Post, da Microsoft eine Seite mit all die verschiedenen Suchsyntaxoptionen enthält. Hoffentlich können Sie mit den oben genannten Tools die E-Mail finden, nach der Sie gesucht haben. Viel Spaß!