So erstellen Sie einen Gruppenkalender in Microsoft 365

Mehrere Personen können einen Gruppenkalender lesen und bearbeiten, was ihn zu einer guten Möglichkeit für fördern die Produktivität und die Zusammenarbeit zwischen Kollegen kleiner Unternehmen oder Mitgliedern des Organisationsteams macht.

In diesem Tutorial wird erläutert, wie Sie einen Gruppenkalender in Microsoft Office 365-Apps erstellen, einschließlich Microsoft Outlook, Outlook Web Access (OWA) und Microsoft-Teams. Wir besprechen, wie Sie einen Kalender freigeben, damit die von Ihnen ausgewählten Personen Ereignisse in der Kalender-App anzeigen und bearbeiten können. Wir besprechen auch, wie man Kalendergruppen erstellt.

Im Allgemeinen gibt es zwei Hauptschritte zum Erstellen eines Gruppenkalenders:

  1. Erstellen Sie einen neuen leeren Kalender.
  2. Teilen Sie es mit anderen, damit diese den Kalender anzeigen und bearbeiten können.

    3. Wir gehen die einzelnen Schritte in Outlook in der Web- und Desktop-Version von Outlook durch.

    Hinweis:Microsoft hat Verbesserungen bei der Funktionsweise der Kalenderfreigabe angekündigt. Microsoft sagt jedoch: „Die Verbesserungen sind nur für Kalender geplant, die von Benutzern von Exchange Online gemeinsam genutzt werden.“ In einigen Fällen bedeutet dies, dass die Freigabe eines Ressourcenpostfachkalenders oder eines freigegebenen Postfachkalenders nur funktioniert, wenn der Empfänger die Freigabeeinladung über Outlook im Web, Outlook für iOS oder Outlook für Android annimmt, d. h. nicht über einen intern gehosteten Exchange-Server. Laut Microsoft sind weitere Verbesserungen in Vorbereitung.

    Erstellen und teilen Sie einen neuen leeren Kalender mit Outlook im Web

    So erstellen und teilen Sie mit Outlook im Web einen neuen leeren Kalender.

    1. Melden Sie sich in einem Webbrowser bei Outlook an und wählen Sie den Kalender aus.
      1. Wählen Sie den Link Kalender hinzufügen.
        1. Wählen Sie im Menü links im Popup die Option Leeren Kalender erstellenaus.
          1. Geben Sie einen Namen für den Kalender ein und wählen Sie bei Bedarf eine Farbe oder einen Anhänger für den Kalender aus.
          2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Hinzufügen zuaus, unter welcher Kalendergruppe der neue Kalender angezeigt werden soll.
          3. Klicken Sie auf Speichern.
          4. Suchen Sie den neuen Kalender in der Kalenderliste, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf (oder wählen Sie das Symbol Mehr …) und wählen Sie Freigabe und Berechtigungen..
            1. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Kontaktnamen der Person ein, mit der Sie den Kalender teilen möchten.
            2. Kalenderoptionen auswählen. Wählen Sie die Berechtigungsstufe Kann bearbeiten, wenn Sie möchten, dass der Empfänger Ereignisse im Kalender hinzufügen, entfernen und ändern kann.
              1. Wählen Sie Teilen.
              2. Wiederholen Sie die Schritte 7–9, um Mitglieder hinzuzufügen.

                3. Personen, mit denen Sie den Kalender teilen, erhalten eine E-Mail mit der Aufforderung, den Outlook-Kalender zu akzeptieren und anzuzeigen. Beachten Sie, dass externe Benutzer den Kalender nicht bearbeiten können.

                Erstellen und Freigeben eines neuen leeren Kalenders in der Desktop-App von Outlook

                Folgen Sie diesen Schritten in der Outlook-Desktop-App, um einen neuen leeren Kalender zu erstellen und freizugeben.

                1. Wählen Sie das Kalendersymbol in der unteren linken Ecke von Outlook aus.
                  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Startseitein der Gruppe Kalender verwaltendie Option Kalender öffnenaus.
                    1. Wählen Sie Neuen leeren Kalender erstellen.
                      1. Geben Sie im Popup-Fenster Neuen Ordner erstellendem Kalender einen Namen und wählen Sie aus, wo der Kalender abgelegt werden soll (z. B. als Unterordner des Hauptkalenderordners).
                        1. Um den Kalender freizugeben, klicken Sie als Nächstes mit der rechten Maustaste auf den Kalender in der Kalenderliste.
                          1. Wählen Sie Teilen>Kalender teilen.
                            1. Geben Sie Kontaktnamen oder E-Mail-Adressen ein, um Personen zur Freigabeeinladung hinzuzufügen, fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu und klicken Sie auf Senden. Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit der Einladung „Akzeptieren und Kalender anzeigen“

                              2. So fügen Sie einen freigegebenen Kalender zu Microsoft Teams hinzu

                              Outlook ist nicht der einzige Ort, an dem Sie einen freigegebenen Kalender erstellen können. Microsoft Teams verfügt auch über gemeinsame Kalenderfunktionen. So fügen Sie einen freigegebenen Kalender in Teams hinzu.

                              1. Wählen Sie einen Kanal in Teams aus.
                              2. Wählen Sie das +-Symbol rechts neben dem Kanalnamen aus, um einen Tab hinzuzufügen.
                                1. Suchen Sie nach Kanalkalenderund wählen Sie ihn aus..
                                  1. Wählen Sie Hinzufügen.

                                    2. Oben im Teams-Kanal wird eine Kalenderregisterkarte angezeigt. Alle Kanalmitglieder können Veranstaltungsdetails anzeigen und Veranstaltungen zum Kalender hinzufügen. Dies ist ein großartiger Ort, um eine Teams-Besprechung zu planen.

                                    Gruppenkalender vs. Kalendergruppe

                                    Zusätzlich zum Erstellen von Gruppenkalender bietet Outlook mehrere andere Möglichkeiten, Kalender zu organisieren und mehrere Kalender gleichzeitig anzuzeigen. Kalendergruppen sind eine Möglichkeit, kombinierte Zeitpläne anzuzeigen – nicht nur für Personen, sondern auch für SharePoint-Kalender, Internetkalender und Ressourcen wie Raumreservierungen.

                                    So erstellen Sie Kalendergruppen in Outlook im Web

                                    Je nachdem, wie Ihre Organisation die Dinge eingerichtet hat, werden Ihnen Standardkalendergruppen angezeigt, die Folgendes umfassen können:

                                    • Meine Kalender
                                    • Personenkalender
                                    • Andere Kalender

                                      • Wenn diese Kategorien nicht funktionieren, können Sie in Outlook im Web benutzerdefinierte persönliche Kalendergruppen erstellen.

                                      1. Der Bereich auf der linken Seite ist der Kalenderbereich. Dort werden alle Kalender aufgelistet, die Sie anzeigen können. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Meine Kalender“ oder „Andere Kalender“ und wählen Sie Neue Kalendergruppe. Alternativ können Sie das Symbol Mehr(drei Punkte) neben einer vorhandenen Kalendergruppe auswählen und Neue Kalendergruppeauswählen.
                                        1. Geben Sie einen Namen für die neue Kalendergruppe ein und drücken Sie die Eingabetaste.
                                        2. Wenn Sie einen neuen Kalender hinzufügen, indem Sie im Kalenderbereich auf den Link Kalender hinzufügenklicken, können Sie auswählen, zu welcher Kalendergruppe der neue Kalender hinzugefügt werden soll.

                                          3. Um eine Kalendergruppe umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen.

                                          So erstellen Sie Kalendergruppen in Desktop-Versionen von Outlook

                                          Sie können Kalendergruppen in Desktop-Versionen von Outlook erstellen, einschließlich Outlook für Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010.

                                          Folgen Sie diesen Schritten, um eine Kalendergruppe aus einem Adressbuch oder einer Kontaktliste zu erstellen.

                                          1. Öffnen Sie Outlook.
                                          2. Wählen Sie Kalenderaus.
                                          3. Wählen Sie die Registerkarte Startseiteaus.
                                          4. Wählen Sie in der Gruppe Kalender verwaltenKalendergruppen>Neue Kalendergruppe erstellenaus..
                                            1. Geben Sie der neuen Kalendergruppe einen Namen und klicken Sie auf OK.
                                              1. Wählen Sie in der Dropdown-Liste unter Adressbuchdie Kontaktliste aus, aus der Sie Mitglieder der Kalendergruppe auswählen möchten.
                                              2. Durchsuchen oder suchen Sie nach Namen, wählen Sie den gewünschten Namen und dann Gruppenmitgliederaus. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle gewünschten Personen hinzugefügt haben.
                                              3. Wählen Sie OK.

                                                4. Um eine Kalendergruppe basierend auf den Kalendern zu erstellen, die Sie gerade anzeigen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

                                                1. Wählen Sie im Kalenderdie Registerkarte Startseiteaus.
                                                2. Wählen Sie in der Gruppe Kalender verwaltenKalendergruppen>Als neue Kalendergruppe speichernaus.
                                                  1. Geben Sie einen Namen für die Kalendergruppe ein und wählen Sie OK.

                                                    2. Wenn Sie Kalender zu einer vorhandenen Kalendergruppe hinzufügen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

                                                    1. Wählen Sie auf der Registerkarte Startseitein der Gruppe Kalender verwaltendie Option Kalender öffnenaus.
                                                      1. Wählen Sie den Kalendertyp aus.
                                                      2. Suchen Sie nach Namen, wählen Sie den gewünschten Namen aus und wählen Sie Kalender. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle gewünschten Namen hinzugefügt haben.
                                                      3. Wählen Sie OK.
                                                      4. Die von Ihnen ausgewählten Kalender werden in der Gruppe Freigegebene Kalenderangezeigt. Ziehen Sie sie per Drag & Drop in die Kalendergruppe Ihrer Wahl.

                                                        5. Sie werden feststellen, dass Sie durch das Erstellen von Kalendergruppen besser organisiert sind und den gesuchten Kalender schneller finden können.

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                                                        12.08.2022