Regeln in Microsoft Outlook eignen sich ideal zum automatischen Ausführen von Aktionen für E-Mails. Sie können Dinge wie das Verschieben, Markieren oder Beantworten bestimmter Nachrichten ohne manuelle Arbeit erledigen. Damit Sie mit Ihrem wachsenden Posteingang Schritt halten können, zeigen wir Ihnen, wie Sie Regeln in Outlook erstellen.
Da Sie Outlook-Regeln unter Windows, Mac und im Web erstellen können, behandeln wir die Einrichtung dieser Regeln auf jeder Plattform. Beachten Sie jedoch, dass die verfügbaren Bedingungen und Aktionen variieren.
So erstellen Sie Regeln in Outlook unter Windows
Die zuverlässigsten Bedingungen und Aktionen für Regeln finden Sie in Outlook unter Windows. Um am effektivsten zu erklären, wie eine Regel erstellt wird, gehen wir durch die Einrichtung einiger häufig verwendeter Regeln.
Das Einrichten einer leeren Regel von Grund auf bietet Ihnen die größte Flexibilität, da Sie mehr als eine Bedingung und Aktion auswählen können. Außerdem unterstützt Sie der Regelassistent dabei.
Öffnen Sie Outlook, gehen Sie zur Registerkarte Dateiund wählen Sie im Abschnitt Infodie Option Regeln und Warnungen verwaltenaus.
Wenn das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ angezeigt wird, öffnen Sie die Registerkarte E-Mail-Regelnund wählen Sie oben ein Konto aus, wenn Sie mehr als eines haben. Wählen Sie dann Neue Regel.
Sie können dann Ihre Regel mit den folgenden Anweisungen einrichten, um E-Mails in einen Ordner zu verschieben, sie zur Nachverfolgung zu markieren oder automatische Antworten zu senden. Sie können stattdessen eine andere Regel ausprobieren, die Ihnen nützlich sein wird, beispielsweise E-Mails automatisch weiterleiten.
E-Mails in einen Ordner verschieben
Wählen Sie im Regelassistenten oben eine der Verschiebeoptionen aus. Sie können Nachrichten basierend auf dem Absender, den enthaltenen Wörtern oder für E-Mails, die Sie senden statt empfangen, in einen bestimmten Ordner verschieben.
Als Beispiel wählen wir Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben.
Wählen Sie unten die unterstrichenen und blauen Elemente aus, um die Bedingung und Aktion anzugeben.
Wählen Sie bestimmte Wörteraus und geben Sie die Wörter ein, nach denen in der Betreffzeile gesucht werden soll.
Wählen Sie Angegebenaus, um den Ordner auszuwählen, in den Sie die Nachrichten verschieben möchten.
Wählen Sie dann Weiteraus.
Sie sehen eine Liste mit Bedingungen, wobei die gerade ausgewählte Bedingung automatisch markiert ist. Sie können bei Bedarf zusätzliche Kriterien für die E-Mails auswählen. Beispielsweise möchten Sie die Regel möglicherweise auch auf Nachrichten anwenden, die nur an Sie gesendet werden. Wählen Sie Weiter..
Sie sehen dann eine Liste mit Aktionen, wobei die von Ihnen ausgewählte Aktion für Sie markiert ist. Wie bei den oben genannten Bedingungen können Sie bei Bedarf weitere Aktionen auswählen. Beispielsweise möchten Sie die Nachricht möglicherweise auch als gelesen markieren, wenn sie verschoben wird. Wählen Sie Weiter.
Als nächstes sehen Sie eine Liste der Ausnahmen. Sie können optional bestimmte E-Mails von der Regel ausschließen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nicht, dass E-Mails mit Anhängen an den Ordner gesendet werden. Wählen Sie Weiter.
Auf dem letzten Bildschirm für die Regel geben Sie ihr zunächst oben einen Namen und aktivieren dann das Kontrollkästchen für Diese Regel aktivieren. Optional können Sie die Kontrollkästchen aktivieren, um diese Regel jetzt in Ihrem Posteingang auszuführen oder die Regel für alle E-Mail-Konten zu verwenden.
Wenn Sie fertig sind, bestätigen Sie die Regeleinrichtung im Feld unten, das Ihnen die Bedingung(en) und Aktion(en) anzeigt. Wählen Sie Fertig stellen, um die Regel zu speichern und zu aktivieren.
Bestätigen Sie ein Häkchen neben Ihrer neuen Regel im Feld „Regeln und Warnungen“ und wählen Sie OK.
E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen
Eine weitere hilfreiche Outlook-Regel ist das Markieren von E-Mails zur Nachverfolgung. Sie können die Flagge und den Zeitpunkt für die Nachbereitung auswählen.
Folgen Sie dem gleichen Prozess wie oben, um eine Neue Regelzu erstellen und den Regelassistenten zu öffnen.
Wählen Sie dann Nachrichten von jemandem zur Nachverfolgung markieren.
Wählen Sie unten das unterstrichene und blaue Element aus, um die Bedingung und Aktion anzugeben.
Wählen Sie Personen oder öffentliche Gruppeaus, um den Kontakt auszuwählen.
Wählen Sie Folge zu diesem Zeitpunktaus, um die Flagge und den Zeitpunkt festzulegen.
Wählen Sie dann Weiteraus.
Genau wie bei der Regel oben führt Sie der Regelassistent durch die Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen, die Sie für Ihre Regel bestätigen und ergänzen können. Dann benennen, aktivieren und beenden.
E-Mails automatisch beantworten
Eine weitere Regel, die Sie möglicherweise hilfreich finden, ist eine automatische Antwort, die eine Abwesenheitsnachricht ähnelt, jedoch flexibler ist. Sie können eine bestimmte Outlook-Vorlage verwenden oder eine Antwortnachricht für bestimmte E-Mails erstellen..
Folgen Sie dem gleichen Prozess wie oben, um eine Neue Regelzu erstellen und den Regelassistenten zu öffnen. Wählen Sie dann Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalteund dann Weiter.
Wählen Sie die Bedingungen aus, die Sie für die empfangenen E-Mail-Nachrichten verwenden möchten. Sie können die Regel auf bestimmte Absender anwenden, mit bestimmten Wörtern, bei Empfang innerhalb einer bestimmten Datumsspanne oder unter jeder anderen gewünschten Bedingung. Wählen Sie Weiter.
Wählen Sie nach Ihren Wünschen entweder Mit einer bestimmten Vorlage antwortenoder Mit einer bestimmten Nachricht vom Server antworten lassen. Wählen Sie dann den unterstrichenen blauen Text unten für die ausgewählte Option aus und wählen Sie Weiter, wenn Sie fertig sind.
Antworten mit einer bestimmten Vorlage: Wählen Sie eine bestimmte Vorlageaus, um die gewünschte auszuwählen.
Server mit einer bestimmten Nachricht antworten lassen: Wählen Sie eine bestimmte Nachrichtaus, geben Sie die Nachricht in das angezeigte Feld ein und wählen Sie Speichern und schließen.
Markieren Sie alle Ausnahmen, die Sie einschließen möchten, wählen Sie Weiterund schließen Sie die Regel ab, indem Sie sie benennen, aktivieren und mit der Schaltfläche Fertig stellenspeichern.
So erstellen Sie Regeln in Outlook auf dem Mac
Wenn Sie Outlook auf Ihrem Mac verwenden, können Sie dort problemlos Posteingangsregeln einrichten, obwohl die Bedingungen und Aktionen etwas eingeschränkter sind als unter Windows.
Öffnen Sie Outlookund wählen Sie in der Menüleiste Outlook>Einstellungenaus.
Wählen Sie im Popup-Fenster Regelnaus.
Wählen Sie links ein Konto aus, wenn Sie mehr als eines haben, und klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Pluszeichen.
Geben Sie oben einen Regelnamenein.
Dann richten Sie die erste Bedingung mithilfe der Dropdown-Felder ein. Je nachdem, wofür Sie sich entscheiden, müssen Sie möglicherweise die Bedingung ergänzen. Wenn Sie beispielsweise Empfangsdatumauswählen, geben Sie das/die Datum(e) ein.
Als nächstes wählen Sie die Aktion mithilfe dieser Dropdown-Felder aus. Auch hier müssen Sie möglicherweise etwas zur Aktion hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise In Ordner verschiebenauswählen, wählen Sie den Ordner aus..
Um eine weitere Bedingung oder Aktion hinzuzufügen, wählen Sie das Pluszeichenrechts aus. Um eine Ausnahme hinzuzufügen, wählen Sie das Pluszeichenneben Außer wenn.
Optional können Sie das Kontrollkästchen aktivieren, um keine anderen Regeln anzuwenden, die dieselben Bedingungen erfüllen. Bestätigen Sie, dass das Kontrollkästchen Aktiviertunten links aktiviert ist, und klicken Sie auf OK, um die Regel zu speichern.
So erstellen Sie Regeln in Outlook im Web
Um in Outlook im Web eine Regel zu erstellen, gehen Sie zur Website und melden Sie sich an. Sie sehen ähnliche Bedingungen und Aktionen wie in Outlook auf dem Mac.
Wählen Sie oben rechts das Symbol Einstellungen(Zahnrad) aus und wählen Sie in der angezeigten Seitenleiste Alle Outlook-Einstellungen anzeigenaus.
Wählen Sie im Popup-Fenster ganz links Mailund rechts Regelnaus.
Wählen Sie oben Neue Regel hinzufügenaus.
Geben Sie Ihrer Regel einen Namen und verwenden Sie dann das Feld Bedingung hinzufügen, um das Kriterium auszuwählen. Abhängig von der von Ihnen ausgewählten Bedingung müssen Sie möglicherweise etwas hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise Vonauswählen, werden Sie rechts aufgefordert, den Absender anzugeben.
Verwenden Sie das Feld Aktion hinzufügen, um eine Aktion auszuwählen. Auch hier werden Sie möglicherweise aufgefordert, der Aktion etwas hinzuzufügen. Wenn Sie beispielsweise Verschieben nachwählen, werden Sie aufgefordert, den Ordnernamen oder einen neuen Ordner erstellen anzugeben.
Sie können die Optionen in Blau verwenden, um nach Belieben eine weitere Bedingung, eine weitere Aktion oder Ausnahmen hinzuzufügen.
Optional können Sie die Kästchen markieren, um die Verarbeitung weiterer Regeln zu stoppen und die Regel sofort in Ihrem Posteingang auszuführen.
Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern.
Werden Ihre E-Mails den Regeln entsprechen?
Durch das Erstellen von E-Mail-Regeln in Outlook können Sie die Zeit minimieren, die Sie zum Organisieren Ihrer Nachrichten, zum Nachfassen oder Beantworten bestimmter E-Mails benötigen. Wenn Sie auf Probleme stoßen, werfen Sie einen Blick auf diese Korrekturen für den Fall, dass Outlook-E-Mail-Regeln nicht funktionieren.
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