Mit Microsoft Office können Sie Umschläge einzeln oder als Serienbrief drucken. Dies ist unglaublich wertvoll für Unternehmen, die einer umfangreichen Mailingliste Branding und andere benutzerdefinierte Elemente hinzufügen müssen.
So können Sie in Microsoft Excel auf einen Umschlag drucken. Denken Sie daran, dass Sie sowohl Microsoft Word als auch Excel benötigen, damit dies funktioniert. Diese Methode sollte unabhängig davon funktionieren, ob Sie die Microsoft-Suite auf einem Windows-PC oder einem Mac verwenden.
Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Mailingliste
Der erste Schritt besteht darin, die Liste der Empfänger zu erstellen, an die Sie E-Mails senden möchten. Sie können diesen Schritt überspringen, wenn Sie nur einen oder zwei Umschläge bedrucken müssen. Dieser Schritt ist jedoch für diejenigen, die mit großen Mailinglisten arbeiten, unerlässlich.
So erstellen Sie Ihre Mailingliste:
Öffnen Sie Microsoft Excel.
Erstellen Sie eine neue Tabelle mit den folgenden Spalten: Vorname, Nachname, Adresse, Bundesland, Land, Postleitzahl. Importieren Sie Ihre Kontakte in die Tabelle und fügen Sie diese Informationen in die entsprechenden Spalten ein. Dieses Dokument wird zu Ihrer Master-Mailingliste.
Die Überprüfung Ihrer Adressen in diesem Schritt ist wichtig, um Zeit- und Geldverschwendung beim Drucken alter oder falscher Daten zu vermeiden.
Schritt 2: Gestalten Sie Ihren Umschlag
Als nächstes müssen Sie Ihre Umschlagvorlage in Microsoft Word vorbereiten. Dies ist das Dokument, das Sie so einrichten, dass es beim automatischen Drucken mit den Adressen Ihrer Empfänger gefüllt wird.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Öffnen Sie ein leeres Dokument in Microsoft Word.
Wählen Sie die Registerkarte Mailingsaus.
Klicken Sie auf Umschläge.
Geben Sie nun an, welches Papierformat Ihre Umschläge haben sollen. Wählen Sie dazu das Vorschausymbolaus.
Wählen Sie auf der Registerkarte Umschlagoptionendas Dropdown-Menü unter Umschlaggrößeaus.
Wählen Sie die Größe Ihrer Umschläge. Word enthält die gängigsten Umschlaggrößen, Sie können jedoch Ihre eigenen festlegen, indem Sie auf Benutzerdefinierte Größeklicken.
Wählen Sie als Nächstes Schriftart…neben dem Feld Lieferadresseoder Rücksendeadresseaus, um die gewünschte Schriftart für beide Optionen festzulegen..
Wählen Sie OK.
Der letzte Schritt besteht darin, bei Bedarf Branding und benutzerdefinierte Elemente hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf Zum Dokument hinzufügen. Dadurch wird der Umschlag als normales Word-Dokument geöffnet. Bearbeiten Sie ihn also wie gewohnt.
Hinweis:Sie können eine Beispieladresse im Textfeld für die Lieferadresse verwenden, um zu sehen, wie Ihr Umschlag gedruckt aussehen wird. Um eine Vorschau Ihres Umschlags anzuzeigen, klicken Sie im Menüband auf Ergebnisse in der Vorschau anzeigen.
Schritt 3: Druckervorschub einstellen
Der nächste Schritt besteht darin, Microsoft Word wie Ihr Drucker-Feed funktioniert mitzuteilen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Umschläge korrekt gedruckt werden und alle Elemente in der richtigen Organisation sind.
So legen Sie den Druckervorschub fest:
Klicken Sie auf Mailings>Umschläge.
Wählen Sie Optionen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Druckoptionen.
Wählen Sie im Fenster Einzugsmethodedie Ausrichtung aus, in der Ihr Umschlag in den Drucker eingezogen wird. Wir empfehlen, eine Methode zu wählen, bei der der Umschlag an den Rand des Einzugsfachs grenzt, da dies das Einlegen des Umschlags in Ihren Drucker erleichtert. Beachten Sie, dass die Liefer- und Rücksendeadresse falsch ausgerichtet ist, wenn Ihr Umschlag nicht richtig positioniert ist.
Wählen Sie Druckseite nach obenoder Druckseite nach unten, um festzulegen, in welcher Richtung Sie den Umschlag einlegen möchten.
Klicken Sie auf Drehung im Uhrzeigersinn, um das Umschlagdesign nach Ihren Wünschen zu drehen.
Wenn Ihr Drucker über mehr als ein Zufuhrfach verfügt, klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter Zufuhr von, um das richtige Fach auszuwählen.
Schritt 4: Starten Sie den Serienbrief und verknüpfen Sie Ihre Mailingliste
Es ist Zeit, mit dem Seriendruck zu beginnen. Dadurch kann Microsoft Word automatisch die Namen und Adressen aus Ihrer Adresslisten-Datenquelle hinzufügen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie in Word auf Mailings>Seriendruck starten>Umschläge..
Klicken Sie auf die Registerkarte Umschlagoptionen. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen im Dialogfeld Umschlagoptionennoch einmal und fügen Sie Ihre Absenderadresse hinzu. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf Datei>Speichern, um Ihre Umschlagvorlage zu speichern.
Klicken Sie auf Mailings>Empfänger auswählen>EineVorhandene Liste verwenden. Wenn Sie nur auf einen einzelnen Umschlag drucken, wählen Sie Neue Liste eingeben. Wenn Ihre Kontakte bereits in Microsoft Outlook als Verteilerliste gespeichert sind, können Sie ebenfalls AusOutlook-Kontakten auswählenauswählen.
Wählen Sie Ihre Microsoft Excel-Tabelleaus und bestätigen Sie die Auswahl.
Wenn Adressen bearbeitet werden müssen, können Sie Empfängerliste bearbeitenauswählen, um sie zu ändern.
Klicken Sie im Menüband auf Adressblock. In diesem Fenster sehen Sie, wie Ihr Adressblock mit Ihren eingegebenen Daten aussehen wird. Auf der linken Seite finden Sie eine Liste mit Optionen für den Ausdruck von Name und Adresse.
Wählen Sie eine Option und dann OK.
Schritt 5: Drucken Sie die Umschläge
Wenn alles korrekt aussieht, ist es an der Zeit, den Seriendruck abzuschließen und die Adressen auf Ihre Umschläge zu drucken. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Wählen Sie Fertig stellen und zusammenführenund dann Dokumente drucken…
Stellen Sie abschließend sicher, dass „Alle“ aktiviert ist, und wählen Sie OK.
Stellen Sie sicher, dass die Druckereinstellungen korrekt sind und Ihre Umschläge richtig ausgerichtet sind, und wählen Sie dann erneut OKaus. Ihr Drucker sollte nun mit dem Drucken Ihrer Umschläge beginnen.
Hinweis:Word ermöglicht Ihnen auch Etiketten erstellen und drucken, wenn Sie lieber Versandetiketten verwenden möchten, anstatt direkt auf die Umschläge zu drucken. Sie können im Dialogfeld „Adressetiketten“ Details hinzufügen, indem Sie auf Mailing>Etikettenklicken. Sie können auch Verwenden Sie den Serienbrief verwenden, um mehrere Etiketten zu erstellen..
Stempel nicht vergessen
Leider können Sie Umschläge nicht allein mit Excel drucken. Mit der Kombination von MS Word und Excel ist der Umschlagdruckvorgang jedoch unglaublich einfach. Mit diesem Tutorial sollten Sie Ihren nächsten Poststapel im Handumdrehen einsatzbereit haben. Vergessen Sie nicht, das Porto zu bezahlen!
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