So verwenden Sie Microsoft Outlook für die Projekt- oder Teamverwaltung

Es gibt viele Apps zum Verwalten von Projekten und Teams, von Kanban-Boards bis Collaboration-Anwendungen. Wenn Sie bereits Microsoft Office verwenden, können Sie die vielen integrierten Funktionen nutzen, um sich und Ihr Team in Outlook zu organisieren.

Sie können E-Mails farblich kennzeichnen und Nachrichten bei der Projektplanung in Aufgaben umwandeln. Wenn Sie in einem Team arbeiten, können Sie Aufgaben erstellen und zuweisen sowie eine Gruppe einrichten. Um diese Funktionen zusammen mit anderen zu nutzen, finden Sie hier einige Vorschläge, Tipps und Schritte zur Verwendung von Microsoft Outlook als Projektmanagement-Tool.

Eingehende E-Mails kategorisieren

Eine der einfachsten, aber hilfreichsten Funktionen, die Sie bei der Verwaltung eines Projekts verwenden können, ist die Farbcodierung Ihrer E-Mails. Sobald Sie Kategorien in Outlook eingerichtet haben, können Sie diese E-Mails zuweisen, sodass sie in Ihrem Posteingang hervorstechen. Darüber hinaus können Sie bei Bedarf Regeln erstellen, um Kategorien automatisch zuzuweisen.

Sie können Kategorien für das erstellen, was am sinnvollsten ist. Einige Vorschläge umfassen eine Kategorie für jedes Projekt, jeden Kunden oder jede Abteilung.

Gehen Sie zur Registerkarte Startseitevon Outlook und öffnen Sie das Menü Kategorisierenin der Gruppe „Tags“. Wählen Sie dann Alle Kategorien.

Sie werden mehrere vorgefertigte Kategorien bemerken, bei denen es sich lediglich um Farben als Kategorienamen handelt. Sie können einen davon bearbeiten, um einen aussagekräftigeren Namen zu verwenden. Wählen Sie eine Kategorie aus, wählen Sie rechts Umbenennen, geben Sie den neuen Namen ein und speichern Sie ihn mit der Eingabetaste.

Um eine neue Kategorie zu erstellen, wählen Sie rechts Neu. Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie eine Farbe aus, fügen Sie optional eine Tastenkombination hinzu und speichern Sie sie mit OK.

Um einer E-Mail eine Kategorie zuzuweisen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Wählen Sie Kategorisierenauf der Registerkarte Startseiteund wählen Sie die Kategorie aus, die Sie verwenden möchten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste, gehen Sie zu Kategorisierenund wählen Sie eine Kategorie im Popup-Menü aus.

Sie sehen dann die Kategorie neben der E-Mail in Ihrem Posteingang sowie über der Nachricht in einem eigenen Fenster.

E-Mails in Aufgaben umwandeln

Eine besonders hilfreiche Möglichkeit, ein Projekt in Outlook zu verwalten, besteht darin, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln. Möglicherweise erhalten Sie eine Anfrage, den Projektstatus für Ihre Stakeholder zu aktualisieren oder Dokumente an ein Teammitglied zu senden. Wenn Sie diese Nachricht auf Ihre Aufgabenliste setzen, können Sie sie sofort erledigen..

Um eine E-Mail schnell in eine Aufgabe umzuwandeln, führen Sie einfach einen der folgenden Schritte aus:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht in Ihrem Posteingang, gehen Sie zu Verschiebenund wählen Sie im Popup-Menü den Aufgabenordner aus.

Wählen Sie im Nachrichtenfenster im Menüband die Option Verschiebenaus und verwenden Sie das Dropdown-Menü Verschieben, um den Aufgabenordner auszuwählen.

Ziehen Sie die Nachricht aus Ihrem Posteingang auf das Symbol Aufgabenin der linken Navigation.

Für zusätzliche Optionen beim Umwandeln einer E-Mail in eine Aufgabe können Sie stattdessen diese nächste Methode verwenden.

Halten Sie die rechte Maustaste gedrückt, während Sie die E-Mail auswählen, ziehen Sie sie dann auf das Symbol Aufgabenauf der linken Seite und lassen Sie sie los.

Es werden Optionen zum Kopieren der E-Mail als Aufgabe mit Text, zum Kopieren als Aufgabe mit der E-Mail als Anhang oder zum Verschieben der E-Mail als Aufgabe mit Anhang angezeigt.

Wählen Sie eine dieser Optionen und schon sind Sie fertig. Sie können auch Abbrechenwählen, wenn Sie Ihre Meinung ändern.

Wählen Sie dann jederzeit das Outlook-Aufgabensymbol aus, um Ihre Aufgabenliste anzuzeigen.

Aufgaben erstellen und zuweisen

Sie können E-Mails nicht nur in Aufgaben umwandeln, sondern auch Aufgaben erstellen und diese in Outlook zuweisen. Dies ist praktisch, wenn Sie sich entscheiden, eine Aufgabe zu delegieren, anstatt sie selbst zu erledigen, oder wenn Sie Statusberichte für die Aufgabe erhalten möchten, die mit einem Klick verschickt werden können.

Wählen Sie links das Symbol Aufgabenoder Neue Elemente>Aufgabeauf der Registerkarte Startseiteaus und erstellen Sie eine Sie können die neue Aufgabe wie gewohnt ausführen. Alternativ können Sie die oben genannten Schritte verwenden, um eine E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln.

Vervollständigen Sie alle Aufgabendetails, einschließlich Betreff, Start- und Fälligkeitsdatum, Priorität und die Details. Wenn Sie bereit sind, gehen Sie zur Registerkarte Aufgabeund wählen Sie im Abschnitt „Aufgabe verwalten“ des Menübands die Option Aufgabe zuweisenaus.

Dadurch wird das Aufgabenfenster aktualisiert und enthält eine An-Zeile zum Hinzufügen des Beauftragten. Geben Sie ihren Namen oder ihre E-Mail-Adresse ein oder verwenden Sie die Schaltfläche An, um sie aus Ihrem Adressbuch auszuwählen.

.

Optional können Sie die Kontrollkästchen aktivieren, um eine aktualisierte Kopie der Aufgabe in Ihrer Liste zu behalten und einen Statusbericht zu erhalten, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.

Nachdem alles abgeschlossen ist, wählen Sie Senden, um die Aufgabe an den Beauftragten zu senden.

Wenn sie die Aufgabe per E-Mail erhalten, fügen sie sie einfach zu ihrer eigenen Aufgabenliste hinzu.

Sie können die Felder Statusund Prozent abgeschlossenfür die Aufgabe verwenden, während sie diese durcharbeiten, und können Statusbericht sendenim Aufgabe, um Ihnen einen aktualisierten Status per E-Mail zu senden.

Eine Kontaktgruppe einrichten

Wenn Sie mit einem Team, Erstellen einer Verteilerliste oder einer Kontaktgruppe arbeiten, sparen Sie Zeit. Anstatt jedes Teammitglied zu einer E-Mail, einem Kalendertermin oder einer Aufgabe hinzuzufügen, fügen Sie einfach die Gruppe hinzu.

Wählen Sie das Symbol Personenin der linken Navigation aus.

Gehen Sie zur Registerkarte Startseiteund wählen Sie im Abschnitt „Neu“ des Menübands die Option „Neue Kontaktgruppe“ aus.

Geben Sie oben einen Gruppennamen ein. Wählen Sie dann im Mitgliederbereich die Option Mitglieder hinzufügenund dann Aus Outlook-Kontakten, Aus Adressbuchoder Neuer E-Mail-Kontakt.

Bei den ersten beiden Optionen öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Kontakt auswählen und ihn über die Schaltfläche Mitgliederhinzufügen. Setzen Sie diesen Vorgang fort, bis Sie alle Mitglieder haben, und wählen Sie zum Speichern OKaus.

Dann werden Ihre Gruppenmitglieder aufgelistet und Sie können bei Bedarf weitere hinzufügen. Wählen Sie Speichern und schließen, um den Vorgang abzuschließen und die Gruppe zu speichern.

Um die von Ihnen erstellte Gruppe in der Adresszeile einer E-Mail oder als eingeladene Person für eine Veranstaltung zu verwenden, beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der Gruppe und wählen Sie sie aus den Vorschlägen aus oder verwenden Sie zum Suchen die Schaltfläche Anund wählen Sie die Gruppe aus.

Kalender teilen

Während Sie Richten Sie in Outlook einen bestimmten Gruppenkalender ein können, möchten Sie vielleicht einfach Teilen Sie Ihren eigenen Kalender. Dies ist hilfreich für ein Teammitglied, das als Ihr Backup oder Co-Manager für Ihre Projekte fungiert.

Wählen Sie links das Symbol Kalenderaus und wählen Sie dann den Kalender über den Ordnerbereichaus..

Gehen Sie zur Registerkarte Startseiteund wählen Sie in der Gruppe „Kalender verwalten“ die Option Kalender freigebenaus. Wählen Sie den Kalender aus.

Verwenden Sie auf der Registerkarte Berechtigungendie Schaltfläche Hinzufügen, um den Kontakt auszuwählen, mit dem Sie teilen möchten.

Suchen Sie den Kontakt, wählen Sie Hinzufügenund dann OK. Wählen Sie dann entweder Darf anzeigenoder Darf bearbeitenaus, abhängig von den Berechtigungen, die Sie zulassen möchten.

Wählen Sie Anwendenund dann OK, um Ihren Kalender freizugeben.

Ihr Empfänger sollte eine E-Mail erhalten, dass Sie einen Kalender mit ihm teilen. Sie können akzeptieren, dass Ihr Kalender in ihrer Outlook-Kalenderliste angezeigt wird.

Verwalten Sie Ihre Ordner

Ordner in Outlook ähneln denen, die Sie auf Ihrem Computer verwenden. Sie bieten Ihnen einfache Möglichkeiten, Ihre Artikel zu organisieren. Sie haben einige großartige Möglichkeiten, Outlook-Ordner für Ihr Projekt oder Team zu verwalten.

Öffnen Sie den Ordnerbereichauf der linken Seite Ihres Posteingangs. Sie können dann ein Konto erweitern, wenn Sie mehr als eines haben, um alle darin enthaltenen Ordner anzuzeigen.

Erstellen Sie einen neuen übergeordneten Ordner oder Unterordner

Erwägen Sie Erstellen eines Ordners für jedes Projekt oder eines für jeden Kunden oder jedes Teammitglied, um alles organisiert zu halten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Konto oder einen aktuellen Ordner, wählen Sie Neuer Ordnerund geben Sie ihm einen Namen.

Sortieren Sie Ihre Unterordner

Wenn Sie einen übergeordneten Ordner mit vielen Unterordnern haben, können Sie durch Sortieren schnell den benötigten Ordner finden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den übergeordneten Ordner und wählen Sie Unterordner von A bis Z sortieren.

Einen Ordner zu den Favoriten hinzufügen

Der Abschnitt Favoritenbefindet sich oben in Ihrem Ordnerbereich. Wenn Sie diesen Bereich reduzieren, werden Ihre Favoriten in der Leiste links angezeigt. Beide ermöglichen Ihnen schnellen Zugriff auf häufig verwendete Ordner.

Klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Zu Favoriten hinzufügenoder ziehen Sie den Ordner in den Abschnitt „Favoriten“ oben im Ordnerbereich.

Anzahl der ungelesenen Elemente anzeigen

Sie können die Gesamtzahl der ungelesenen Elemente für einen Ordner direkt in diesem Ordner im Bereich anzeigen. Dies ist praktisch, wenn Sie E-Mails automatisch an Ordner senden, da Sie neue Nachrichten schnell erkennen können..

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Eigenschaften.

Öffnen Sie die Registerkarte Allgemeinund wählen Sie Anzahl ungelesener Elemente anzeigen.

Wählen Sie Übernehmenund OK, um die Änderung zu speichern.

Wenn Sie lieber alle Artikel sehen möchten, wählen Sie stattdessen Gesamtzahl der Artikel anzeigen.

Automatisieren Sie allgemeine Aktionen

Wie oben erwähnt, können Sie in Outlook automatische Aktionen ausführen. Dazu gehört das Verschieben von E-Mails in Ordner Weiterleiten von Nachrichten und das Markieren von Elementen mit Wichtigkeit. Jedes davon kann Ihnen nicht nur dabei helfen, den Überblick über Ihren Posteingang, sondern auch über Ihr Projekt oder Team zu behalten.

Outlook-Regeln erstellen

Wir haben eine vollständige Anleitung zu Erstellen von Regeln in Outlook unter Windows, Mac und im Internet, die Sie sich ansehen können. Deshalb schauen wir uns hier ein Beispiel an, das für das Projektmanagement hilfreich ist. Sie können E-Mails wie oben erwähnt automatisch in einen Ordner verschieben. Anstatt die Regel von Grund auf neu zu erstellen, können Sie sie außerdem auf einer E-Mail basieren, die Sie erhalten haben.

Wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste, gehen Sie zu Regelnund wählen Sie Regel erstellenoder wählen Sie Regelnauf der StartseiteTab und wählen Sie Regel erstellen.

Oben sehen Sie die Grundbedingungen für die E-Mail. Sie können die Regel auf dem Absender, dem Betreff oder der Adressierung basieren. Wählen Sie eine oder mehrere der Bedingungen aus, die Sie verwenden möchten.

Aktivieren Sie im Bereich Folgendes ausführendas Kontrollkästchen für Element in einen Ordner verschieben. Verwenden Sie dann die Schaltfläche Ordner auswählen, um den Ordner auszuwählen.

Wählen Sie OK, wenn Sie fertig sind und Ihre neue Regel einsatzbereit ist. Wenn eine E-Mail aufgrund der von Ihnen ausgewählten Bedingung(en) eintrifft, wird sie automatisch in den von Ihnen ausgewählten Ordner verschoben.

Schnellschritte erstellen

Ein weiteres wunderbares Automatisierungstool in Outlook heißt Quick Steps. Mit Quick Steps können Sie mit einem einzigen Klick eine Aktion für eine E-Mail ausführen. Wie Sie sich vorstellen können, ist dies eine enorme Zeitersparnis.

Sie können Quick Steps für Dinge wie das Verschieben, Kategorisieren oder Weiterleiten einer E-Mail einrichten. Als Beispiel richten wir einen Quick Step ein, um eine E-Mail für die Nachverfolgung morgen zu markieren..

Gehen Sie zur Registerkarte Startseiteund wählen Sie im Feld Schnelle Schritteden Pfeil Mehr(unterer Pfeil) aus. Wählen Sie Neuer Schnellschritt>Benutzerdefiniert.

Geben Sie im Feld „Schnellschritt bearbeiten“ oben einen Namen ein. Öffnen Sie dann das Dropdown-Menü Aktion auswählenund wählen Sie Nachricht melden.

Wählen Sie im darauffolgenden Dropdown-Menü Morgenaus. Sie können eine andere Option auswählen, z. B. „Heute“ oder „Nächste Woche“ oder, wenn Sie möchten.

Wählen Sie Fertig stellen, um den Quick Step zu speichern.

Um Ihren Quick Step zu verwenden, wählen Sie die E-Mail aus, gehen Sie zur Registerkarte Homeund wählen Sie sie im Feld Quick Stepsaus oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und gehen Sie zu Schnelle Schritteund wählen Sie es im Popup-Menü aus.

Das ist alles. Sie haben gerade mit nur einem Klick eine E-Mail zur Nachverfolgung für morgen markiert.

Hoffentlich helfen Ihnen diese Vorschläge dabei, Ihr nächstes neues Projekt oder sogar Ihr Team in Outlook zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter So fügen Sie Microsoft Teams zu Outlook hinzu, wo Sie einfacher an Besprechungen teilnehmen oder diese planen können.

.

Zusammenhängende Posts: